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Chi può svolgere il ruolo di presidente e segretario nell'assemblea condominiale?
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Chi può svolgere il ruolo di presidente e segretario nell'assemblea condominiale?

Durante lo svolgimento delle adunanze assembleari compaiono due figure di fondamentale importanza: il Presidente ed il Segretario

Avv. Giuliana Bartiromo 

Le assemblee condominiali hanno la cattiva fama di essere focolaio di litigi e di solito, purtroppo, vedono la partecipazione di pochi condòmini. Oggi, il professionista che svolge l'amministrazione di immobili deve offrire tutte le sue migliori abilità e competenze attraverso le quali disporre di strumenti efficaci per condurre, in modo sereno e pacifico, le adunanze assembleari e invogliare anche i condòmini, nel loro interesse, ad una maggiore partecipazione alle assemblee coinvolgendoli in ruoli importanti.

=> Presidente dell'assemblea di condominio, breve focus

=> Presidente e Segretario: funzioni e compiti

Difatti durante lo svolgimento delle adunanze assembleari compaiono due figure di fondamentale importanza: il Presidente ed il Segretario, sebbene nessuna norma preveda e disciplini detti ruoli. L'art. 67 delle disp. att. c.c., nella sua formulazione originaria ante-riforma, ne conteneva un cenno laddove disponeva che "il presidente procedeva con sorteggio a stabilire chi dovesse partecipare all'assemblea nel caso di unità appartenente a più comproprietari, in mancanza di designazione da parte degli stessi".

Tale norma è stata comunque soppressa e pertanto il riferimento al Presidente è del tutto scomparso.

=> La mancata sottoscrizione del verbale da parte del presidente dell'assemblea non inficia la delibera.

Dette figure, vengono nominate per prassi o a volte per espressa previsione nei regolamenti di condominio e, di fatto, sono estremamente utili per il corretto funzionamento dell'assemblea.

Le cariche di Presidente e Segretario possono essere ricoperte da qualsiasi condòmino oppure da un estraneo, così come specificato anche da una pronuncia del Tribunale di Milano del 18.12.1961 secondo cui "se il regolamento di condominio nulla dice è possibile nominare Presidente anche un terzo intervenuto come delegato di un condòmino".

Di solito il Presidente è uno dei condomini, mentre l'incarico di Segretario può essere affidato, per consuetudine, anche all'amministratore. Infatti il compito del Segretario è semplicemente quello di redigere materialmente il verbale dell'assemblea, in teoria sotto dettatura del Presidente.

La dottrina è anche contraria al fatto che la funzione di Presidente sia assunta dall'amministratore, che di fatto, è rarissimo che si proponga di farlo, in modo da non compromettere la sua figura già piena di poteri e responsabilità, lasciando ad un condòmino tale importante ruolo e all'assemblea il giusto esercizio dei propri poteri.

Si ritiene, comunemente, che per la nomina del Presidente sia sufficiente il voto della maggioranza semplice degli intervenuti, prescindendo dai millesimi, dato che non è una di quelle decisioni "formali" previste dalla legge secondo i tradizionali quorum di cui all'art. 1136 c.c..

Di solito, la nomina del Presidente, avviene per una sorta di "acclamazione" o di "silenzio-assenso", vale a dire che viene proposto uno dei presenti e nessuno si oppone, ma nulla vieta che si possa anche sviluppare un minimo di discussione sul punto.

=> L'assenza del presidente e del segretario esplica un effetto sulla validità della delibera?

La mancata nomina o l'irregolarità di nomina del Presidente o del Segretario non comportano, secondo la Cassazione (sentenze 5709/87 e 4615/80), l'invalidità delle delibere di assemblea prese regolarmente.

Secondo una sentenza del Tribunale di Bologna del 12 marzo 1997, n. 560, sarebbe però nulla la delibera adottata da un'assemblea nella quale, in violazione delle norme del regolamento condominiale, le funzioni di Segretario siano state affidate all'amministratore.

Una pronuncia del Tribunale di Benevento del 01 luglio 2014 ha sottolineato invece la necessità nelle delibere condominiali dei requisiti essenziali previsti dalla legge, la cui mancanza determina la nullità se non addirittura l'inesistenza delle delibere stesse.

Le firme del Presidente e del Segretario al termine della stesura del verbale, secondo tale pronuncia, costituiscono due elementi senza i quali una delibera condominiale è nulla e, quindi, priva ab origine di efficacia giuridica.

Tuttavia la deliberazione nulla può essere in tutto o in parte "recuperata" nel caso in cui l'assemblea, con una deliberazione successiva, prende atto del contenuto della stessa, in tal modo rendendo una dichiarazione che anche in sede di giudizio ha effetto probatorio.

E' utile ricordare l'importanza delle distinzione tra annullabilità (contrarietà alla legge o al regolamento) e nullità (mancanza degli elementi essenziali) delle delibere assembleari.

Tale distinzione rileva soprattutto nell'ambito dei termini per proporre le impugnative delle delibere: 30 gg per l'annullabilità ed in ogni tempo per la nullità.

Il Presidente e il Segretario dell'assemblea vengono nominati al fine di verificare la validità della costituzione dell'assemblea condominiale e la validità delle delibere assembleari.

Compiti del segretario: il Segretario deve:

  • compilare il verbale in modo chiaro, preciso, leggibile;
  • accertarsi di aver inserito data, luogo della riunione ed i punti all'ordine del giorno;
  • indicare sul verbale i condòmini presenti, quelli presenti per delega, i millesimi;
  • trascrivere sul verbale gli interventi, le votazioni e le delibere.
  • Il tutto sempre sotto la dettatura del Presidente.

Compiti del presidente: il Presidente deve verificare la sussistenza di tutte le condizioni affinchè l'assemblea possa dirsi "legittimamente costituita". Egli deve :

  • Controllare che tutti i presenti siano legittimati ad intervenire.
  • Controllare che i presenti abbiano diritto di voto.
  • Controllare l'esatto calcolo dei millesimi ai fini della costituzione dell'assemblea e delle deliberazioni.

    Controllare che tutti i condomini siano stati invitati alla riunione (ossia che l'amministratore abbia adempiuto secondo legge a convocare tutti i condòmini).

  • Mettere ai voti le deliberazioni proposte.
  • Verificare la regolarità delle deleghe ad esempio, potrebbe invalidare le deleghe irregolari (ad esempio quelle conferite all'amministratore che non sono più consentite a seguito della riforma, oppure le deleghe in bianco).
  • Controllare l'ingresso e l'uscita dei condòmini dal consesso assembleare annotando orario di entrate e di uscita e ricalcolando i quorum deliberativi.
  • Deve far rileggere al segretario quanto verbalizzato al termine di ogni punto discusso. (Se i punti discussi non vengono riletti, sarebbe opportuno rileggere integralmente il verbale al termine dell'assemblea, prima di apporre la firma, la data e l'ora di chiusura dell'adunanza, per verificare se vi sono stati errori nella stesura del verbale stesso).

Il Presidente, inoltre, deve moderare la discussione in assemblea, concedendo la parola a chi richiede di intervenire addirittura anche stabilendo una durata massima di ciascun intervento.

Su questo punto è interessante una pronuncia della Cassazione n°24132 del 2009 chiamata a stabilire proprio se il Presidente può introdurre deilimiti temporali agli interventi dei condòmini oppure se ciò possa essere attuato solo in forza di una norma regolamentare ovvero di una delibera assembleare.

La Cassazione ha ribadito che "il Presidente dell'assemblea condominiale, tenuto conto del fatto che la sua funzione consiste nel garantire l'ordinato svolgimento della riunione, ha il potere di dirigere la discussione, assicurando, da un lato, la possibilità a tutti i partecipanti di esprimere, nel corso del dibattito, la loro opinione su argomenti indicati nell'avviso di convocazione e curando, dall'altro, che gli interventi siano contenuti entro limiti ragionevoli.

Ne consegue che il Presidente, pur in mancanza di una espressa disposizione del regolamento condominiale che lo abiliti in tal senso, può stabilire la durata di ciascun intervento, purché la relativa misura sia tale da assicurare ad ogni condomino la possibilità di esprimere le proprie ragioni su tutti i punti in discussione".

Il Presidente è colui che dirige l'assemblea e quindi, quando ne ricorrano i presupposti, può benissimo sospendere l'assemblea o addirittura allontanare alcuni condòmini protagonisti magari di liti e comportamenti incivili.

Presidente e Segretario, al termine dell'adunanza, firmano il verbale e pertanto, la presenza dell'amministratore potrebbe dirsi superflua, così come alcune risalenti pronunce della Cassazione avevano confermato come non necessaria la figura dell'amministratore.

Ovviamente dobbiamo registrare uno scostamento tra teoria e prassi, perchè è vero che formalmente l'assemblea è dei condòmini, e che questi ultimi hanno il potere sovrano di prendere le decisioni nell'interesse dei beni comuni, ma è pur vero che in realtà è necessaria la presenza dell'amministratore anche quale "indirizzo" e "orientamento" per le scelte operate dagli stessi condòmini.

Difatti, specialmente se si tratta di un amministratore di condominio professionista e che gode, appunto, in forza del mandato, della fiducia dei condòmini, è chiaro che gli stessi si affideranno ai suoi preziosi suggerimenti.

L'amministratore, d'altro canto, controllerà che le decisioni dell'assemblea non esorbitino dal loro potere e che non pongano in essere delibere nulle, che egli stesso non potrà eseguire.

Diventa quindi, fondamentale la presenza dell'amministratore, ancor di più nelle assemblee di discussione ed approvazione dei bilanci, in cui lo stesso deve portare a conoscenza i condomini delle spese effettuate, dei flussi di cassa, dello stato patrimoniale ecc.

Il Presidente ha comunque la facoltà di proporre di variare l'ordine di trattazione degli argomenti qualora vene fosse la necessità.

A fine riunione, come detto, il Presidente dovrà dichiarare chiusa l'assemblea e sottoscrivere, insieme al segretario il verbale del cui contenuto va ritenuto autore e responsabile, proprio perché direttore e dirigente dell'assemblea stessa.

Ai sensi del nuovo art. 1136 c.c. settimo comma, delle riunioni di assemblea viene redatto processo verbale da trascrivere nel registro dei verbali di assemblea tenuto dall'amministratore, ove sono annotate le mancate costituzioni di assemblea, le deliberazioni e le brevi dichiarazioni rese dai condòmini.

Il verbale deve contenere l'indicazione dei condòmini assenti, dissenzienti e astenuti, in modo da consentire la verifica delle maggioranze ed individuare i soggetti legittimati ad un'eventuale impugnazione ex art. 1137 c.c.

Da quanto argomentato si comprende l'enorme responsabilità soprattutto della figura del Presidente ed oggi più che mai è divenuta una grande incombenza ricoprire questo ruolo così come conoscere i giusti termini per poter scrivere una valida delibera.

Pertanto la scelta del soggetto che possa ricoprire detto ruolo non va affrontata con superficialità, ma sarà necessario valutare bene le capacità e competenze della persona cui attribuire detta funzione.

Non a caso molti ritengono che per svolgere il ruolo di Presidente, sia necessario un'adeguata formazione, per alcuni tratti simile a quella dell'amministratore di condominio, in modo da conoscere a fondo il ruolo e le responsabilità.

In mancanza, sarà l'amministratore, che da buon regista dell'assemblea, saprà guidare ed istruire gli stessi condòmini nell'attribuzione e svolgimento di questi ruoli importanti, gratificando gli stessi e incentivando i condòmini tutti ad una partecipazione attiva alle assemblee condominiali.

=> L'inquilino può essere nominato presidente o di segretario dell'assemblea?

Avv. Giuliana Bartiromo

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