Chi conosce la Privacy And Legal Advice 2018 sa bene che durante i nostri interventi per prima cosa ringraziamo sempre i padroni di casa perché ci permettono di avvicinare - nel nostro piccolo! - la platea alla normativa sulla tutela dei dati personali.
La nostra ambizione è quella, a piccoli passi, di diffondere la cultura (e perché no, l'amore) per questo nostro diritto, per troppo tempo sottovalutato.
Così, durante i nostri incontri, abbiamo appreso che, ancora oggi, non sono chiari gli adempimenti da dover svolgere per essere adeguati alla normativa.
Auspicando di chiarire un poco le idee, riportiamo alcune domande che ci vengono spesso formulate.
L'utilizzo dell'app Whatsapp e trattamento dei dati personali in condominio
Perché devo utilizzare risorse per adeguare i condomini che amministro e per adeguare il mio studio?
Si potrebbe semplicemente rispondere: perché è obbligatorio! Infatti:
- Ex dell'art. 24 G.D.P.R.? "Il titolare del trattamento mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento sia effettuato conformemente al presente regolamento, tenuto conto della natura, dell'ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi aventi probabilità e gravità diverse per i diritti e le libertà delle persone fisiche;
- Ed ancora: "tenendo conto dello stato dell'arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell'oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento mettono in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio…" (art. 32 G.D.P.R.).
O, ancora, si potrebbero semplicemente riportare i numerosi comunicati di avvertimento sull'elevato importo delle sanzioni previste, sul fatto che i controlli vengono effettuati dalla Guardia di Finanza o che le segnalazioni di violazione della normativa possono essere avanzate da chiunque.
Ma l'attività di "terrorismo" non giova alla società.
La cultura, invece, si.
Ed arricchisce tutti.
Dobbiamo quindi sforzarci di comprendere che i motivi per adeguarsi DEVONO essere altri:
- Il buon senso.
- La necessità di stare al passo con i tempi: un amministratore aggiornato è un amministratore con una marcia in più!
- La voglia di esercitare la professione con serietà ed in legalità.
Difficilmente le cose potrebbero essere diversamente se si considera che uno dei principi cardine della normativa è quello dell'accountability: il legislatore ha deciso che la protezione dei dati passi per la responsabilizzazione dei soggetti partecipi al trattamento dei dati e, quindi, del Condominio e del suo rappresentante legale.
Ma perché, l'amministratore di condominio tratta dati sensibili?
Facciamo chiarezza.
È opinione di molti che ad essere chiamati in causa quando si parla di trattamento dei dati personali siano i dati che, prima del GDPR, venivano definiti sensibili e che quindi gli amministratori siano sollevati dall'obbligo di adeguarsi, non trattando tale tipologia di dati.
Sbagliato, due volte.
Innanzitutto con dato personale si intende ogni informazione che riconduca a una persona individuata o individuabile.
Esempio:
- Nome e cognome individuano una persona
- Indirizzo, email o cellulare la rendono individuabile
Quelli che prima venivano definiti dati sensibili, ed ora si identificano quali dati particolari sono invece, ad esempio, origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, o appartenenza sindacale, dati sulla salute.
Poi, comunque, bisogna ricordarsi che l'amministratore ben può trattare i dati sanitari di un dipendente del Condominio (es. portiere per la redazione della busta paga), oppure di un Condomino stesso (es. pratica abbattimento delle barriere architettoniche o un sinistro).
Alla luce di questo risulta evidente come, più o meno consapevolmente, l'amministratore di condominio quotidianamente debba effettuare le obbligatorie valutazioni richieste dalla normativa sulla tutela dei dati personali in quanto, meramente e semplicemente, TRATTA DATI PERSONALI!
Ma io non tratto i dati perché non li diffondo.
Anche qui occorre chiarezza.
Con trattamento si intende qualsiasi operazione effettuata con un possibile dato personale e non solo, come nell'immaginario comune, la sua diffusione.
Alcuni esempi? La raccolta dei dati è un trattamento (es. passaggio delle consegne); l'uso dei dati è un trattamento (es. convocazione assembleare); lo stesso dicasi per la conservazione (es. a fine mandato) oppure la comunicazione (es. ai fornitori).
Ma io ho fatto firmare l'informativa, quindi sono adeguato.
Qui, più che un capitolo, bisognerebbe aprire tutta un'enciclopedia.
L'informativa e, più in generale, la documentazione è molto importante in sede di rendicontazione.
Ma se non si conosce il contenuto è come non averla e, soprattutto, si rischia lo stesso di non essere adeguati.
Il paragone potrebbe essere: ho comprato la patente di guida... come mai non so guidare la macchina?!?
Ad esempio molti ci dicono che hanno "fatto firmare il consenso all'informativa".
Il consenso è UNA delle basi giuridiche affinché un trattamento possa essere definito lecito e, a volte, neanche serve!
L'amministratore di condominio, se tratta i dati solamente per le finalità sottese all'esercizio del proprio mandato, non necessita di consenso perché il trattamento verrà considerato lecito in quanto effettuato in virtù di altra base giuridica, ossia l'adempiere ad una obbligazione contrattuale.
Le società che millantano come adeguamento il semplice acquisto di modulistica a prezzi scontati creano solo danni!
I soggetti che prendono parte al Trattamento dei dati, come specificato più volte dalla normativa, SONO CHIAMATI AD AVERE COMPETENZE SPECIFICHE!
Ed è ovvio!
Come potrebbe un professionista effettuare le OBBLIGATORIE valutazioni se completamente all'oscuro della materia?
Ora ho chiaro cosa NON È SUFFICIENTE. Ma cosa lo è?
Si ritiene che la normativa richieda, per essere adeguati la concorrenza di 3 fattori fondamentali:
1. DOCUMENTAZIONE
Lo abbiamo detto: in fase di ispezione bisogna poter rendicontare (quindi dare prova) di aver provveduto a fornire l'informativa agli interessati, ad aver inviato le corrette nomine ai responsabili di trattamento o sub-responsabili, ad aver effettuato le necessarie valutazioni.
2. FORMAZIONE
Anche questo lo abbiamo detto: i soggetti che prendono parte al trattamento dei dati personali devono possedere una conoscenza specifica della materia.
3. CONSULENZA
Ma un amministratore è un amministratore, non può essere uno specialista in tutti!
Un amministratore deve avere competenze tecniche (sa cos'è una linea vita) ma, spesso, non è un tecnico. NEL PROPRIO STAFF HA UN TECNICO.
Un amministratore deve avere competenze legali (sa cosa serve affinché una delibera sia valida o quali documenti devono essere presentati per ottenere un decreto ingiuntivo di pagamento) ma, spesso, non è un Avvocato. NEL PROPRIO STAFF HA UN AVVOCATO.
Ebbene, va da se che: un amministratore deve avere competenze in materia di tutela dei dati personali ma può anche non essere un tecnico specializzato o D.P.O.. NEL PROPRIO STAFF AVRÀ UN TECNICO SPECIALIZZATO NELLA TUTELA DEL TRATTAMENTO DEI DATI.
Perché è un servizio annuale e non una tantum?
Da quanto sopra specificato risulta chiaro, quindi, come un reale servizio di adeguamento debba aiutare l'amministratore di condominio durante tutto l'anno.
Non avrebbe senso offrire un servizio di adeguamento una tantum perché l'amministratore deve poter contare su un'assistenza continua, con la possibilità di avere una formazione ed una documentazione costantemente aggiornata.
Infatti i provvedimenti delle autorità e le leggi effettuano costantemente modifiche, integrazioni ed interpretazioni alla materia e, come è, ignorantia legis non excusat!
PER TUTTI QUESTI MOTIVI PRIVACY AND LEGAL ADVICE ha sviluppato il D.P.S. (Data Protection System), servizio che offre all'amministratore di condominio assistenza costante nel corretto percorso di adeguamento.
Il D.P.S. Infatti, primo servizio completo sul mercato, è costituito contemporaneamente da:
- documentazione sempre aggiornata e disponibile on-line;
- formazione tramite videocorsi;
- Consulenza ed assistenza via email con soluzione di casistiche.
