Sconti, offerte, promozioni, privacy omaggio, saldi natalizi, Black Friday Privacy, importo privacy spalmato nelle bollette delle utenze, rilascio di presunte certificazioni e chi più ne ha più ne metta! Poveri gli amministratori di condominio che davvero non sanno più a chi credere, cosa credere e cosa realmente serve.
Da una parte esperti ed improvvisati che prospettano servizi più o meno credibili, dall'altro la lotta verso i condomini che devono digerire un'ennesima spesa a loro carico. Come ci si deve regolare?
Partiamo dall'origine, l'attività di adeguamento presuppone un duplice intervento, verso il Condominio (titolare del trattamento dei dati) e verso lo Studio di amministrazione (responsabile del trattamento verso il Condominio e titolare del trattamento per ogni attività che svolge extra mandato all'interno del Suo studio).
Iniziamo dall'analizzare cosa deve garantirsi ai Condomini:
a) un'informativa corretta e trasparente, riportante tra l'altro le finalità del trattamento, il tempo di uso e conservazione dei dati, i diritti degli interessati secondo i dettami imposti dall'art. 13 del Reg. UE 16/679;
- la corretta formalizzazione del ruolo di responsabile del trattamento dell'amministratore;
- la regolamentazione delle nomine a sub responsabili dei fornitori del Condominio che trattano dati;
- una informativa da sottoporre ai fornitori del Condominio;
- le nomine ad addetti con le relative istruzioni sui trattamenti da effettuare e raccogliere i consensi verso i dipendenti del Condominio (necessario se il dato del dipendente viene comunicato a terzi come nel caso del consulente del lavoro che predisponga la busta paga);
- tutto il materiale per la videosorveglianza nel Condominio (cartellonistica, bozza di verbale, informativa completa, modello di nomina dei responsabili dei trattamenti);
Per ciò che invece concerne l'amministratore, la società che si occupa dell'adeguamento dello Studio dell'amministratore deve garantire almeno:
- l'informativa per l'attività che lo studio svolga extra mandato (tra questa rientra anche, ad esempio, l'eventuale predisposizione della contabilità ordinaria separata tra proprietario ed inquilino);
- la regolamentazione del rapporto con i dipendenti/collaboratori di Studio,
- l'informativa e le nomine come responsabili del trattamento ai fornitori dello studio;
- delle linee guida che lo aiutino per la gestione delle attività quotidiane e la privacy policy per il sito internet dello studio;
Attenzione però, questo è l'aspetto della modulistica che di per se non porta alla messa a norma perché l'attività di adeguamento prevede necessariamente altri passaggi.
=> Decreto legislativo del 10 agosto 2018 n. 101 - Novità per Amministratore e Condominio
In primis, infatti, deve garantire la formazione del responsabile del trattamento amministratore (della quale se ne deve far carico il titolare del trattamento ex art. 29 Reg. UE 16/679),così come la necessità di informazione periodica e continuativa.
Questi aspetti devono essere dimostrati mediante evidenza documentale, quindi si necessita l'opportunità di svolgere anche dei test periodici e dei rimandi formativi cadenzati nel tempo che possano così dimostrare come il responsabile del trattamento abbia adempiuto all'incombente e possa dimostrare quell'atteggiamento di proattività verso la norma, definito come "Accountability" dal legislatore europeo.
Ma non abbiamo ancora terminato.L'art. 28 del Reg. UE 16/679 impone al responsabile di consentire e contribuire allo svolgimento delle attività di revisioni (che si concretizzano in appositi audit) che portino ad un'analisi dei rischi;
Inoltre, gli Studi di amministrazione dovranno tenere il registro dei trattamenti svolti sia in qualità di responsabili del trattamento e sia in autonomia per attività extra mandato (Registro per le attività del titolare del trattamento), che dovrà essere il risultato finale dell'audit e dell'analisi dei rischi e andrà impostato secondo i modelli dettati dal Garante nazionale nelle faq dell'8 ottobre 2018.Tale Registro compete anche ai Condomini solo laddove si debbano trattare sinistri con lesioni a persone fisiche o pratiche per abbattimento delle barriere architettoniche.
Sembra poco? No, e non è tutto. Il Responsabile del trattamento, secondo il Considerando 81 del Regolamento, deve essere un soggetto che abbia la "conoscenza specialistica della materia".
Posto che tale requisito non si potrà chiedere all'amministratore, è altamente consigliabile che questo si affianchi a soggetti in grado di garantire tale qualità, che diano le garanzie di rispondere a problematiche e quesiti che si dovessero incontrare in maniera qualificata e continuativa.
Quindi cercate chi offre il servizio di assistenza e consulenza, imprescindibile per dormire sonni tranquilli.
Per chiudere, non esistono "certificazioni privacy per i Condomini". Quindi, attenzione a scegliere bene nella jungla non regolamentata della privacy "low cost" "low quality".
Avv. Carlo Pikler - Privacy and Legal Advice 2018 S.r.l.
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