Sconti, offerte, promozioni, privacy omaggio, saldi natalizi, Black Friday Privacy, importo privacy spalmato nelle bollette delle utenze, rilascio di presunte certificazioni e chi più ne ha più ne metta! Poveri gli amministratori di condominio che davvero non sanno più a chi credere, cosa credere e cosa realmente serve.
Da una parte esperti ed improvvisati che prospettano servizi più o meno credibili, dall'altro la lotta verso i condomini che devono digerire un'ennesima spesa a loro carico. Come ci si deve regolare?
Partiamo dall'origine, l'attività di adeguamento presuppone un duplice intervento, verso il Condominio (titolare del trattamento dei dati) e verso lo Studio di amministrazione (responsabile del trattamento verso il Condominio e titolare del trattamento per ogni attività che svolge extra mandato all'interno del Suo studio).
Iniziamo dall'analizzare cosa deve garantirsi ai Condomini:
a) un'informativa corretta e trasparente, riportante tra l'altro le finalità del trattamento, il tempo di uso e conservazione dei dati, i diritti degli interessati secondo i dettami imposti dall'art. 13 del Reg. UE 16/679;
- la corretta formalizzazione del ruolo di responsabile del trattamento dell'amministratore;
- la regolamentazione delle nomine a sub responsabili dei fornitori del Condominio che trattano dati;
- una informativa da sottoporre ai fornitori del Condominio;
- le nomine ad addetti con le relative istruzioni sui trattamenti da effettuare e raccogliere i consensi verso i dipendenti del Condominio (necessario se il dato del dipendente viene comunicato a terzi come nel caso del consulente del lavoro che predisponga la busta paga);
- tutto il materiale per la videosorveglianza nel Condominio (cartellonistica, bozza di verbale, informativa completa, modello di nomina dei responsabili dei trattamenti);
Per ciò che invece concerne l'amministratore, la società che si occupa dell'adeguamento dello Studio dell'amministratore deve garantire almeno:
- l'informativa per l'attività che lo studio svolga extra mandato (tra questa rientra anche, ad esempio, l'eventuale predisposizione della contabilità ordinaria separata tra proprietario ed inquilino);
- la regolamentazione del rapporto con i dipendenti/collaboratori di Studio,
- l'informativa e le nomine come responsabili del trattamento ai fornitori dello studio;
- delle linee guida che lo aiutino per la gestione delle attività quotidiane e la privacy policy per il sito internet dello studio;
Attenzione però, questo è l'aspetto della modulistica che di per se non porta alla messa a norma perché l'attività di adeguamento prevede necessariamente altri passaggi.
In primis, infatti, deve garantire la formazione del responsabile del trattamento amministratore (della quale se ne deve far carico il titolare del trattamento ex art. 29 Reg. UE 16/679), così come la necessità di informazione periodica e continuativa.
Questi aspetti devono essere dimostrati mediante evidenza documentale, quindi si necessita l'opportunità di svolgere anche dei test periodici e dei rimandi formativi cadenzati nel tempo che possano così dimostrare come il responsabile del trattamento abbia adempiuto all'incombente e possa dimostrare quell'atteggiamento di proattività verso la norma, definito come "Accountability" dal legislatore europeo.
Ma non abbiamo ancora terminato. L'art. 28 del Reg. UE 16/679 impone al responsabile di consentire e contribuire allo svolgimento delle attività di revisioni (che si concretizzano in appositi audit) che portino ad un'analisi dei rischi;
Inoltre, gli Studi di amministrazione dovranno tenere il registro dei trattamenti svolti sia in qualità di responsabili del trattamento e sia in autonomia per attività extra mandato (Registro per le attività del titolare del trattamento), che dovrà essere il risultato finale dell'audit e dell'analisi dei rischi e andrà impostato secondo i modelli dettati dal Garante nazionale nelle faq dell'8 ottobre 2018.Tale Registro compete anche ai Condomini solo laddove si debbano trattare sinistri con lesioni a persone fisiche o pratiche per abbattimento delle barriere architettoniche.
Sembra poco? No, e non è tutto. Il Responsabile del trattamento, secondo il Considerando 81 del Regolamento, deve essere un soggetto che abbia la "conoscenza specialistica della materia".
Posto che tale requisito non si potrà chiedere all'amministratore, è altamente consigliabile che questo si affianchi a soggetti in grado di garantire tale qualità, che diano le garanzie di rispondere a problematiche e quesiti che si dovessero incontrare in maniera qualificata e continuativa.
Quindi cercate chi offre il servizio di assistenza e consulenza, imprescindibile per dormire sonni tranquilli.
Per chiudere, non esistono "certificazioni privacy per i Condomini". Quindi, attenzione a scegliere bene nella jungla non regolamentata della privacy "low cost" "low quality".
