Il tormentone sul processo di digitalizzazione della fatturazione sta interessando e preoccupando molti amministratori di condominio, che continuano ad interrogarsi sugli adempimenti da compiersi, per ricevere e gestire al meglio il flusso passivo delle fatture condominiali.
Secondo alcuni commentatori, però, in ambito condominiale non bisogna preoccuparsi di nulla, dato che il condominio, non essendo soggetto titolare di partita iva, è da considerare alla stregua di un consumatore, e pertanto l'amministratore non deve far altro che limitarsi a ricevere la copia della fattura elettronica trasmessa dal fornitore, così come stabilito dall'Agenzia delle Entrate.
Tuttavia, l'idea che l'amministratore debba limitarsi a ricevere le copie analogiche delle fatture elettroniche, senza preoccuparsi di doverne accertare la regolarità, genera non poche problematiche applicative.
I dubbi originano dal fatto che in condominio le fatture, che descrivono le poste dei rendiconti condominiali, devono essere sempre verificate dall'amministratore e solo in caso di esito positivo, possono essere pagate e successivamente archiviate.
Il controllo dell'amministratore sulla regolarità formale delle fatture emesse nei confronti del condominio rappresenta uno dei criteri fondamentali della buona amministrazione condominiale.
In proposito si osserva come, ancor prima che iniziasse l'era della fatturazione elettronica, l'amministratore aveva già l'obbligo di procedere, in qualità di committente, a verificare la regolarità formale delle fatture, ex art. 21, comma 2, DPR n. 633 del 1972 e s.m.i., con riferimento agli elementi fondamentali delle fatture ricevute, tipo aliquote ed ammontare delle imposte e dell'imponibile (Ex multis Cass. n. 15302 21/07/2015). Da sempre gli amministratori verificano e contestano ai fornitori condominiali le fatture emesse, con aliquote iva errate o con ritenute d'acconto inesatte, anche perché "scritture e documenti giustificativi" di fatto "consentono di individuare e vagliare le modalità con cui l'incarico è stato eseguito e di stabilire se l'operato di chi rende il conto sia adeguato a criteri di buona amministrazione" (Cass. civ., sez. II, 7 luglio 2000, n. 9099).
Ma l'amministratore deve verificare la regolarità della fattura elettronica del fornitore?
Ebbene, se è vero che l'Agenzia delle Entrate, con provvedimento n. 89757 del 30/04/2018, ha stabilito che nel caso del consumatore (condominio) il cedente/prestatore (fornitore) deve recapitare al committente (amministratore) "una copia informatica o analogica della fattura elettronica, comunicando contestualmente che il documento è messo a sua disposizione dal SdI nell'area riservata del sito web dell'Agenzia delle entrate" è pur vero che tale copia analogica non ha alcun valore ai fini fiscali, poiché l'unico documento fiscalmente valido resta la fattura elettronica in formato digitale.
Ciò comporta che l'amministratore non può basarsi soltanto sulla copia analogica, per effettuare il pagamento della fattura trasmessa, in quanto rischierebbe di incorrere in eventuali responsabilità connesse all'emissione di una fattura irregolare.
Per fare un esempio, si pensi all'ipotesi in cui un fornitore recapiti immediatamente la copia fattura all'amministratore, che proceda, a sua volta, magari dietro pressioni dello stesso fornitore, ad effettuare il relativo pagamento, prima ancora che siano trascorsi i cinque giorni per il controllo della fattura elettronica, da parte del Sistema di Interscambio.
Fattura elettronica e condomini: la ricezione del documento tramite PEC è facoltativo
Di seguito potrebbe accadere che la fattura già saldata dall'amministratore venga respinta dal Sistema di Interscambio, con la conseguenza che ci troveremmo di fronte ad un caso di pagamento condominiale effettuato in assenza di fattura. Peraltro il fornitore-emittente, nei successivi giorni decorrenti dalla ricezione del messaggio c.d. di "scarto" da parte del Sistema di Interscambio, per un qualsiasi motivo, potrebbe rifiutarsi di procedere a riemetterla e trasmetterla al Sistema in modo corretto, con le note di variazioni necessarie.
Qualora, poi, la fattura respinta fosse riferita ai lavori di ristrutturazione del fabbricato, per i quali l'amministratore è tenuto a rilasciare le apposite certificazioni ai condòmini, per le agevolazioni fiscali, va da sé che l'amministratore potrebbe incorrere in evidenti problematiche gestionali.
Difatti, l'amministratore si troverebbe costretto a rendicontare la spesa in assenza di fattura, dovendo anche giustificare ai condòmini la sua imprudenza nell'aver effettuato il pagamento al fornitore e incorrendo in responsabilità per un eventuale controllo informatico automatizzato da parte dell'Agenzia delle Entrate che ai sensi dell'art. 36 ter DPR 600/1973, potrebbe accertare l'irregolarità della detrazione, per scostamento dei dati dichiarati.
Tali brevi considerazioni portano ad asserire che l'amministratore, prima di effettuarne il pagamento, non può esimersi dal verificare la regolarità della fattura elettronica trasmessa dal fornitore al Sistema di Interscambio.
In linea generale la prudenza non è mai troppa, soprattutto se usata con quei fornitori, che sono pronti ad approfittare dell'inesperienza o disinformazione dell'amministratore, per trarne vantaggi.
In questi giorni, per esempio, nonostante l'entrata in vigore dell'obbligo di fatturazione elettronica, continuano a pervenire agli amministratori "avvisi di pagamento" privi di alcun valore fiscale, da parte di società manutentrici di impianti elevatori, che al posto delle fatture elettroniche, dovute per legge, inviano tali avvisi con la pretesa di ottenere il pagamento degli importi prima della trasmissione della stessa fattura.
Ciò, nonostante sia risaputo che la fattura proforma svolge soltanto una funzione informativa per chi la riceve, senza avere alcun valore di documento contabile, in quanto sprovvista di valenza fiscale e quindi non idonea a generare obblighi in termini di ricavi e di liquidazione dell'Iva.
Per non parlare, poi, dei fornitori di energia elettrica che nonostante abbiano ricevuto dall'amministratore di condominio, l'indirizzo pec da utilizzare per la fatturazione elettronica, continuano, incuranti, ad usare come codice destinatario i sette zeri inviando via email la copia da stampare.
E che dire delle note di credito, che si preannunciano numerose, a causa degli errori dei fornitori condominiali nell'emettere le fatture elettroniche.
Restando al tema dei controlli, nell'ambito del processo di digitalizzazione della fatturazione è indispensabile per l'amministratore, che riceve la copia analogica di una fattura elettronica, controllare la sostanziale corrispondenza di contenuto tra i dati della stessa copia consegnatagli dal fornitore e le informazioni indicate nel tracciato xml.
Sul piano organizzativo, per l'amministratore di condominio si profilano anche altri dubbi, che afferiscono alla scelta della modalità di ricezione e consultazione delle fatture elettroniche, nonché alla modalità di conservazione ed esibizione delle stesse fatture. Ma andiamo per gradi nella trattazione delle due problematiche.
1) scelta della modalità di ricezione e consultazione delle fatture elettroniche. Da questo punto di vista, l'amministratore si domanda se per rispondere ai criteri di buona amministrazione sia meglio ricevere le fatture elettroniche tramite pec, oppure attraverso una piattaforma tecnologica, che gestisce i flussi di fatturazione elettronica, o ancora se non sia meglio limitarsi a ricevere le copie analogiche delle fatture elettroniche, senza comunicare alcunché ai fornitori operatori iva. Sul punto riportiamo, in sintesi, le varie opzioni:
a) l'amministratore non comunica né la pec e né il codice destinatario, per il transito della fattura elettronica da e verso il Sistema di Interscambio (SdI).
In questo caso il fornitore, operatore iva, che è in possesso dei dati del condominio (denominazione, indirizzo e codice fiscale), li riporterà nei campi predefiniti, inserendo sette zeri "0000000" nello spazio riservato al "codice destinatario", senza indicare alcun codice SdI o indirizzo Pec.
Di conseguenza la fattura trasmessa, all'esito dei controlli con esito positivo, sarà disponibile direttamente nel cassetto fiscale del condominio, cioè sarà visualizzabile tramite il servizio telematico dell'Agenzia delle Entrate.
A proposito del codice destinatario, composto da sette caratteri tra lettere e numeri, è bene ricordare che tale codice non va confuso, come in uso tra gli utenti, con il codice unitario utilizzato verso la pubblica amministrazione, che è composto invece da soli sei caratteri.
Quindi, l'amministratore, al fine di poter verificare la fattura elettronica inviata dal fornitore al SdI e disponibile nell'area riservata, in formato xml, dovrà attivarsi per richiedere all'ufficio dell'Agenzia delle Entrate il codice pin personale Fisconline, in qualità di rappresentante legale, oppure, con apposita delega, potrà demandare il compito al suo fiscalista di fiducia.
Vale la pena di ricordare che l'abilitazione Fisconline, per ogni singolo condominio, consente all'amministratore sia il recupero delle fatture passive del condominio, sia la visualizzazione del cassetto fiscale, per la redazione dei modelli 770 e di Certificazione Unica.
Per completezza di ragionamento si osserva che l'amministratore non essendo annoverato tra le figure elencate nell'art. 15 decreto 31 luglio 1998 s.m.i. quale intermediario abilitato, non può utilizzare il sistema Entratel, che agevolerebbe tale compito.
Poi, a seguito di presentazione, da parte dell'amministratore, di un apposito modulo di richiesta (https://telematici.agenziaentrate.gov.it/pdf/ModelloRichiestaPIN.pdf), con allegata fotocopia del documento di identità, presso gli sportelli dell'Agenzia delle entrate, verrà rilasciata la prima parte del pin, per accedere all'area riservata del condominio, mentre la seconda parte verrà inviata all'indirizzo indicato nella richiesta.
Nell'ipotesi di cambio dell'amministratore sarà cura del subentrante rifare la procedura per disabilitare il precedente pin e richiedere l'emissione del suo nuovo pin personale.
b) l'amministratore comunica il codice destinatario (codice SdI) fornito dal gestionale o dal commercialista che utilizza la piattaforma.
In questo caso il fornitore, operatore iva, in possesso del codice alfanumerico comunicato dall'amministratore lo riporterà nel campo "codice SdI" con l'effetto che lo stesso amministratore potrà visionare le fatture direttamente sul gestionale utilizzato, che funge da intermediario del servizio per tutti i clienti.
Nell'ipotesi di cambio di amministratore sarà bene che chi subentra si accerti dell'avvenuta disattivazione di tale codice, o del cambio di titolarità, altrimenti l'amministratore precedente continuerà ad essere abilitato a scaricare le fatture del condominio.
Nel caso, invece, di incarico ad un commercialista intermediario, che utilizza la piattaforma, questi potrà visualizzare il totale delle fatture attive e passive dei suoi clienti e quindi anche del condominio committente.
c) l'amministratore comunica l'indirizzo di posta elettronica certificata (Pec).
In questo caso il fornitore, operatore iva, in possesso della pec comunicata dall'amministratore la riporterà nell'apposito campo "pec", senza indicare né il codice SdI e né i sette zeri, e la fattura sarà inviata tramite sistema di interscambio direttamente all'indirizzo di posta certificata, in formato xml, dopo essere stata verificata dal Sistema, nei cinque giorni successivi alla trasmissione.
Tale modalità eviterebbe di verificare l'esito del controllo da parte del Sistema, in quanto la fattura arriva tramite lo stesso Sistema, dopo essere stata controllata.
L'utilizzo della PEC, dunque, permette al Sistema di fornire all'amministratore la prova della trasmissione della fattura elettronica e della relativa accettazione da parte dello stesso, nonché consente al fornitore di avere la prova della consegna al destinatario, in modo sicuro e tracciabile.
Peraltro, è necessario evidenziare che le fatture inviate a SdI vengono recapitate all'indirizzo pec comunicato dall'amministratore, solo dopo l'avvenuto controllo di conformità, rappresentando, di fatto, lo strumento, al momento, più cautelativo per i fornitori, in quanto consente loro di evitare obiezioni circa l'evidenza della prova certa di aver ottemperato regolarmente agli obblighi previsti per legge, in termini di fatturazione elettronica, ed in modo speculare anche per l'amministratore che ha la prova della regolarità della stessa fattura.
2) Modalità di conservazione ed esibizione delle fatture elettroniche.
In via preliminare è bene precisare che, ai sensi dell'art. 1130 n. 8 c.c., rientra nelle attribuzioni dell'amministratore il compito di conservare la documentazione condominiale, compresi i documenti giustificativi delle spese che, ai sensi dell'art. 1130 bis c.c., devono essere custoditi, per dieci anni dalla data della registrazione.
Per di più l'amministratore ha l'obbligo nei confronti dei condòmini di rendere consultabili i documenti condominiali, soprattutto quelli contabili, e qualora non lo facesse commetterebbe una grave irregolarità, ai sensi dell'art. 1129 comma 11 c.c., tale da poter determinare la sua revoca giudiziale dall'incarico ad amministrare il condominio, anche dietro richiesta giudiziale di un solo condomino. Ciò posto, nell'ambito del processo di fatturazione elettronica, si osserva che la pec non può garantire la conservazione delle fatture, ma può attestarne soltanto la corretta ricezione.
Pertanto, per archiviare i file xml delle fatture elettroniche ricevute, è consigliabile che l'amministratore utilizzi il servizio gratuito "Fatture e corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate.
Tale servizio consente di archiviare le fatture in una banca dati dedicata alla consultazione e allo scarico dei file, previa adesione all'accordo di servizio. (https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/schede/comunicazioni/fatture+e+corrispettivi/acc+servizio+fatture+e+corrispettivi).
In proposito si osserva che dopo la data del 3 maggio 2019, l'Agenzia delle Entrate procederà a memorizzare le fatture elettroniche limitandosi a rendere disponibili soltanto i dati fiscali necessari per i controlli della stessa Agenzia e della Guardia di Finanza, cioè solo gli elementi obbligatori previsti dal DPR iva 633/1972, ad esclusione del "corpo della fattura", cosi come disposto dal Garante della Privacy. L'Agenzia dalle Entrate consente di conservare tali documenti per un totale di 15 anni, a far data dal momento in cui l'amministratore richiedente o il suo delegato, ottiene la ricevuta di avvio del servizio generata dal sistema.
Per quanto concerne, infine, la visualizzazione dei file con estensione xml.p7m, è possibile scaricare, gratuitamente, da internet, un apposito visualizzatore, che rende anche stampabili i file. In alternativa a tale modalità l'amministratore potrà avvalersi dei servizi resi dalle cosiddette "software house", cioè le piattaforme web messe a disposizione dal proprio gestionale o dal commercialista.
In ogni caso i file xml riferiti alle fatture elettroniche possono essere esibiti e trasmessi dall'amministratore ai condòmini in via telematica, o stampati dietro loro richiesta, in ottemperanza agli obblighi di legge.
In conclusione, le modalità suddette lasciano presupporre che l'amministratore di condominio, di nuova generazione, debba possedere o quantomeno utilizzare un computer, con collegamento ad internet, e debba altresì essere titolare di posta elettronica, anche certificata, salvo delegare le proprie incombenze ad altro professionista intermediario del servizio. A ben vedere l'intento del legislatore di eliminare il cartaceo, anche in condominio, con riduzione di costi e tempi per i controlli da effettuare, in termini di evasione fiscale, comporta, di fatto, un'attività ulteriore da parte dell'amministratore, che deve prestare un'attenzione particolare al nuovo sistema di fatturazione elettronica e che presuppone delle responsabilità maggiori, nell'espletamento del mandato, tali da giustificare, senz'altro, un compenso adeguato alle nuove incombenze.
Avv. Michele Orefice
