Qual è il ruolo dell'amministratore di condominio nella gestione dell'assemblea condominiale e più nello specifico in relazione alla redazione del verbale della medesima?
Ce lo chiedono, da sempre, tantissimi nostri lettori.
Al riguardo prendiamo spunto da uno di questi quesiti che estrinseca in maniera chiara il focus di questo approfondimento.
Dal quesito passeremo quindi alle norme, alla giurisprudenza e alla loro applicazione in relazione all'assemblea condominiale in videoconferenza.
Partiamo dal racconto e dalla domanda del nostro lettore.
Verbale di assemblea e ruolo dell'amministratore, il quesito
"Nel condominio in cui vivo quando l'amministratore indice l'assemblea, le riunioni si tengono presso il suo studio; è tutto molto confortevole pensate, ci sono anche cioccolatini e caramelle.
Al di là di questi aspetti, però, c'è una cosa che non mi quadra. Mi spiego: in assemblea nominiamo il presidente ed il segretario, ma alla fine il verbale viene sempre redatto dall'amministratore. Questa prassi è regolare?"
La situazione descritta dal nostro lettore è molto usuale: alzi la mano chi scelto come segretario ha glissato l'invito dicendo che non ha una bella grafia o indicato dagli altri come presidente ha preferito defilarsi.
Non è raro che in molti condominii i ruoli di presidente e segretario dell'assemblea assumano importanza marginale nello svolgimento dell'assemblea e che sia, invece, l'amministratore a governarla.
Che cosa dicono le norme in merito?
Quelle condominiali ben poco, se non una semplice menzione di queste figure: la legge n. 220 aveva espunto l'unico riferimento al presidente dell'assemblea, quello contenuto nell'art. 67 disp. att. c.c.: riferimento reinserito nell'art. 66 disp. att. c.c. dalle norme che hanno disciplinato la possibilità di svolgere assemblee in videoconferenza.
Verbale di assemblea e ruolo dell'amministratore di condominio, le norme
Al di là dei flebili riferimenti, per analogia, come spesso accade per la materia condominiale, al fine di delineare con maggiore chiarezza le figure citate guardiamo alle norme dettate in materia societaria e più nello specifico all'art. 2371 c.c., rubricato Presidenza dell'assemblea, che recita:
L'assemblea è presieduta dalla persona indicata nello statuto o, in mancanza, da quella eletta con il voto della maggioranza dei presenti. Il presidente è assistito da un segretario designato nello stesso modo.
Il presidente dell'assemblea verifica la regolarità della costituzione, accerta l'identità e la legittimazione dei presenti, regola il suo svolgimento ed accerta i risultati delle votazioni; degli esiti di tali accertamenti deve essere dato conto nel verbale.
Il presidente dirige e il segretario assiste, normalmente redigendo il verbale.
Questo fatto lo si desume dalla prassi e comunque, se vogliamo trovare uno specifico riferimento normativo dal secondo comma del medesimo articolo a mente del quale "l'assistenza del segretario non è necessaria quando il verbale dell'assemblea è redatto da un notaio".
Presidente, segretario e verbale
La legge, quindi, vorrebbe che fosse il segretario a redigere il verbale e non l'amministratore, salvo il caso di coincidenza di queste figure.
Verbale di assemblea e ruolo dell'amministratore di condominio, la giurisprudenza
Presidente e segretario, tuttavia, non sono figure indispensabili ai fini della validità della deliberazione (cfr. Cass. 15 luglio 1980 n. 4615), sicché ad avviso di chi scrive l'irregolarità formale dovuta alla redazione del verbale da parte dell'amministratore non è tale da inficiare la validità del verbale stesso, a maggior ragione se poi lo stesso viene sottoscritto da presidente e segretario per asseverarne il contenuto.
V'è di più: spesse volte la redazione del verbale da parte di un esperto della materia (o magari semplicemente l'assistenza nella sua stesura) possono essere utili per evitare errori, ridondanze e per garantire la corretta corrispondenza tra il deliberato ed il verbalizzato.
Ad ogni buon conto è utile ricordare che l'amministratore, di fronte alla richiesta del segretario di redigere il verbale, non può rifiutarsi e deve cedere il passo.
Verbale di assemblea e ruolo dell'amministratore di condominio, la nomina diretta a segretario
E se, al di là della redazione sostanziale, l'assemblea conferisce all'amministratore anche l'incarico formale di segretario dell'assemblea?
Al riguardo ci si è domandati, o meglio in sede giudiziale è stato chiesto di accertare l'illegittimità della delibera con la quale, per conflitto d'interessi, l'amministratore ha assunto il ruolo di segretario.
Conflitto d'interessi non sempre la delibera è annullabile
Al riguardo il Tribunale di Roma, con la sentenza n. 734 del 14 gennaio 2016, ha avuto modo di specificare che tale conflitto non poteva considerarsi sussistente.
Si legge in sentenza che "la nomina a segretario è stata deliberata all'unanimità dei presenti; più specificamente, non appare manifestarsi in alcun modo alcun danno conseguente alla compagine dei condomini, atteso che dal verbale dell'assemblea possono leggersi nel dettaglio le posizioni espresse dei condomini in modo trasparente e ordinato ed in ogni caso l'amministratore non ha esercitato il proprio diritto di voto".
Verbale di assemblea e ruolo dell'amministratore di condominio, le assemblee on-line
Con l'introduzione nell'art. 66 delle norme che consentono lo svolgimento dell'assemblea a distanza, dicevamo in precedenza, hanno rifatto capolino nell'ambito condominiale la figura di presidente e segretario.
In particolare il sesto comma dell'art. 66 disp. att. c.c. recita: "Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all'assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all'amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione".
Nulla osta, almeno stando a quanto esposto in precedenza, che anche in questo caso, cioè nell'ipotesi di assemblea in videoconferenza, il ruolo di segretario possa essere assunto dall'amministratore di condominio.
