La norma. L'obbligo dell'amministratore di “rendere il conto” della propria gestione diventa attuale al momento in cui il mandato viene eseguito, e per l'amministratore del condominio l'attualità dello stesso obbligo, ex art. 1130 c.c. si verifica per legge alla fine di ciascun anno e, in particolare, al momento in cui è chiamato a rappresentare il tutto ai condomini. (I condomini possono sempre richiedere le pezze d'appoggio sulle quali si basa la contabilità)
In questo momento il potere di controllo dei mandatari, finalizzato all'approvazione del rendiconto consuntivo, assume la massima estrinsecazione, realizzandosi attraverso la concreta (non astratta) possibilità di verifica della documentazione, nel periodo considerato (ex multis, Cass. civ. II sezione, 28/01/2004 n. 1544).
Il rendiconto condominiale, tra l'altro, deve essere redatto nelle forme appropriate al caso (cfr, art. 1130 bis co.).
I passaggi tecnici-contabili. Nel documento contabile occorre sicuramente essere menzionare - a titolo esemplificativo e non esaustivo - i seguenti passaggi tecnici-contabili:
- nota esplicativa del rendiconto;
- riepilogo dei dati economici-finanziari dell'esercizio (il conto economico e lo stato patrimoniale);
- specifica dei fondi disponibili e delle eventuali riserve;
- indicazione dei fornitori del condominio e delle fatture presentate, medio tempore e contabilizzate, con specifica sull'avvenuto saldo o meno;
- apporto economico dato da ciascuno dei condomini, differenziato per esercizi contabili, ora a titolo di oneri ordinari, ora a titolo di oneri straordinari;
- preesistenza di morosità, con redazione di apposita tabella da apporre in calce e specifica degli oneri non saldati;
- attestazione sullo stato di cassa con la produzione della copia dell'estratto conto bancario;
- estratto del registro della contabilità in cui vengono annotati in ordine cronologico i singoli movimenti in entrata e in uscita (art. 1130, nr 7, ultimo cpv).
Ciò premesso, è buona norma che ogni amministratore del condominio alleghi il documento anzidetto all'avviso di convocazione assembleare e che di tale attività ivi ne faccia segnatamente menzione.
Al pari, la diligenza professionale del caso richiederebbe che nello stesso avviso di convocazione, si faccia menzione della circostanza che: "i giustificativi contabili sono custoditi presso lo studio dell'amministratore e costituisce diritto di ciascun compartecipe prenderne visione, ovvero poterne estrarre copia, a proprie cure e spese, previo contatto preliminare con questo studio".
Resta inteso, che ogni condòmino potrà accedere agli atti, purché tale attività non si riveli contrastante alla "buona fede" o addirittura meramente ostruzionistica (è facile imbattersi in richieste del tutto strumentali…).
Per tale ragione è altrettanto consigliabile che ogni amministratore in sede di convocazione assembleare deputata all'approvazione del rendiconto fissi la data dell'adunanza molti giorni in avanti (almeno quindici), garantendo così uno spazio temporale congruo per chi intendesse svolgere tali verifiche.
Nel caso poi, non affatto sporadico, che il rendiconto non venga approvato - per qualsivoglia ragione - l'adempimento informativo dovrà ripetersi anche per le prossime assemblee, e ciò sino a quando il "documento contabile" non verrà "finalmente" approvato.
Diversamente, si rischia concretamente l'annullamento della delibera che ne dispose l'approvazione.
Questo è, per l'appunto, il caso occorso ad un Condominio palermitano.
Il caso. Il Tribunale siciliano con Sentenza del 26 marzo 2014 ha, difatti, invalidato la delibera assembleare che dispose l'approvazione di un rendiconto contabile senza la cura delle precedenti formalità preliminari (avvenute almeno nei confronti di un condòmino e già prescritte nel regolamento condominiale), con la seguente motivazione:
"Risulta per tabulas, dunque, l'inosservanza del regolamento del condominiale non avendo l'odierna attrice ricevuto l'avviso di convocazione dell'assemblea avente all'ordine del giorno, tra l'altro l'approvazione del rendiconto…almeno quindici giorni prima della data di convocazione medesima.
Non è condivisibile, peraltro, l'assunto difensivo del condominio convenuto secondo gli adempimenti di regolare convocazione dell'assemblea sarebbero stati rispettati con riferimento ad altra precedente assemblea condominiale … avente anch'essa ad oggetto l'approvazione del medesimo rendiconto.
Osserva sul punto il Tribunale che le prescrizione del regolamento condominiale relative al procedimento di convocazione dell'assemblea devono essere rispettate con riferimento ad ogni assemblea in sé considerata […]
Nel consegue che la delibera impugnata in questa sede è affetta da invalidità e deve, pertanto, essere annullata in conseguenza dell'accoglimento dell'assorbente motivo di impugnazione con cu sono stati denunciati vizi del procedimento di convocazione dell'assemblea […]".
