L'art. 4 del GDPR elenca i trattamenti dei dati che rientrano all'interno della normativa privacy e che, quindi, devono necessariamente essere proceduralizzati secondo degli standard di sicurezza che garantiscano la tutela degli interessati.
Nel dettaglio per trattamento si intende: "qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione"
L'ultimo dei trattamenti indicato, la distruzione, è forse uno dei più problematici.
Si tratta infatti di un passaggio fondamentale, perché il dato all'interno dello Studio deve avere una nascita (il momento della raccolta del dato che, in ambito condominiale combacia con il passaggio delle consegne per acquisizione di un nuovo condominio) e una sua morte, che si ha con la cancellazione del dato in formato elettronico e la distruzione di quello cartaceo.
La procedura relativa alla distruzione del dato, inoltre, è oggetto di verifica in caso di sopralluogo sull'adeguamento da parte della Guardia di Finanza integrando un aspetto fondamentale della normativa sul trattamento dei dati.
I documenti condominiali per quanto tempo vanno conservati?
Alla luce di queste considerazioni, si deve valutare con attenzione la tipologia di distruggidocumenti che si dovrà utilizzare all'interno dello Studio professionale. Gli apparecchi in questione vanno scelti sulla base di una serie di caratteristiche tecniche quali la potenza di taglio, classe di protezione, classe di sicurezza, capacità di raccolta e, alcune di queste caratteristiche, devono necessariamente seguire determinati parametri di sicurezza.
Il criterio da seguire per scegliere il distruggidocumenti giusto deve basarsi innanzitutto sulla capacità di raccolta; questo parametro definisce quante striscioline e pezzetti di carta può contenere il distruggidocumenti.
Di conseguenza più persone utilizzano il dispositivo, maggiore dovrà essere la capacità di raccolta.
Si considera che per uno Studio da 1 a 3 persone, può essere sufficiente una capacità di raccolta fino a 25 litri; nel caso di uno Studio composto da 4 a 8 soggetti, è consigliabile uno strumento che abbia una capacità di raccolta fino a 85 litri per far fronte ad un impiego regolare.
Altro elemento per procedere alla scelta del dispositivo è la classe di protezione a cui appartiene, che si riferisce al livello di riservatezza dei documenti che devi distruggere.
Un distruggidocumenti con Classe di protezione 1, può essere utilizzato solo in relazione a documenti destinati e accessibili a tutti gli utenti.
Una lettura non autorizzata del documento distrutto, avrebbe effetti negativi limitati sullo Studio.
Con questo documento si possono distruggete le corrispondenze non rilevanti ai fini del know-how, i cataloghi, la pubblicità non indirizzata, le annotazioni.
Un apparecchio con Classe di protezione 2 garantisce invece una protezione maggiore e deve essere utilizzato per la distruzione di dati personali. L'inoltro ingiustificato a terzi di tali dati avrebbe effetti considerevoli sullo Studio e potrebbe contravvenire a obblighi contrattuali o a leggi.
Con questo apparecchio si possono distruggere dati la cui protezione deve rispondere a requisiti elevati.
Si tratta, ad esempio di corrispondenza rilevante ai fini del know-how dello Studio, ovvero dati personali e comunicazioni in entrata o uscita sui condomini o comunque sulle persone fisiche.
La Classe di protezione 3, invece, garantisce una protezione molto elevata per dati particolarmente riservati quali quelli particolari (es: dati sanitari, di appartenenze sindacali o anche dati finanziari). In casi del genere deve essere garantita senza limiti la protezione dell'informazione.
Ultimo parametro per la scelta del distruggidocumenti è quello della Classe di sicurezza, che si riferisce al livello di riservatezza dei documenti da distruggersi. Le classi di sicurezza dipendono dai diversi tipi di taglio: più piccola è la larghezza delle strisce o la dimensione delle particelle, maggiore è la classe di sicurezza.
Il Taglio a strisce sminuzza i documenti tagliandoli in strisce e può essere utilizzato principalmente per dati poco rilevanti o al massimo per i dati personali.
Il Taglio incrociato, invece, soddisfa la classe di sicurezza 3 ed è ideale per rendere irriconoscibili i dati sensibili.
Lo Studio deve anche predisporre delle procedure che prevedano come, in caso di dati con diverse classi di sicurezza, questi, prima di essere distrutti, devono essere separati adeguatamente.
Se ciò non fosse possibile, i dati devono essere distrutti in modo accurato e uniforme secondo la classe di sicurezza più elevata per ridurre al minimo il rischio di una distruzione inadeguata. In caso di dubbio, l'amministratore deve sempre scegliere una classe di protezione e di sicurezza maggiore.
Dunque, addio vecchio cestino della spazzatura! Anche per quello si può essere (salatamente) sanzionati.
