Delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall'amministratore.
Questo il disposto del settimo comma dell'art. 1136 c.c.
Alla redazione del verbale deve provvedere il segretario dell'assemblea, ovvero quel condomino a ciò deputato in ragione di una nomina avvenuta in sede di riunione.
La figura del segretario non è direttamente normata dagli articoli codicistici dettati in materia di condominio negli edifici, ragion per la quale si è soliti fare riferimento alle regole previste in materia di società di capitali, ferma restando la preminenza, ove presenti, delle disposizioni contenute nel regolamento di condominio.
Torniamo al focus: il verbale è un documento fondamentale nella gestione del condominio perché consente di conoscere ed avere memoria delle deliberazioni e contestualmente permette una verifica della loro corretta adozione.
Adempimenti connessi al verbale per la contestazione delle delibere
Così come tutti i condòmini hanno diritto ad essere avvisati dello svolgimento dell'assemblea - o meglio tutti gli aventi diritto (art. 1136 c.c.) sono titolari di questo diritto - allo stesso modo ciascun condòmino che non sia stato presente alla riunione (si badi: qui per presenza s'intende anche presenza per delega) deve essere messo nelle condizioni di conoscere il contenuto delle deliberazioni.
Ciò si traduce nella seguente conclusione: il verbale di assemblea dev'essere comunicato agli assenti, mentre i presenti (senza differenza tra favorevoli, contrari ed astenuti) possono chiederne copia (art. 1129, secondo comma, c.c.) ed hanno diritto alla comunicazione solamente se ciò è prescritto dal regolamento di condominio.
In termini normativi, oltre che dal citato art. 1129 c.c. tali considerazioni le si desumono dal secondo comma dell'art. 1137 c.c., che recita:
«Contro le deliberazioni contrarie alla legge o al regolamento di condominio ogni condomino assente, dissenziente o astenuto può adire l'autorità giudiziaria chiedendone l'annullamento nel termine perentorio di trenta giorni, che decorre dalla data della deliberazione per i dissenzienti o astenuti e dalla data di comunicazione della deliberazione per gli assenti».
Esempio: l'assemblea delibera un'innovazione senza raggiungere i quorum deliberativi all'uopo richiesti. Una simile deliberazione dev'essere considerata annullabile (cfr. Cass. SS.UU. n. 4806/05) e come tale impugnabile:
a) dagli presenti dissenzienti ed astenuti entro trenta giorni dall'adozione della delibera;
b) dagli assenti entro trenta giorni dalla comunicazione del verbale.
Si badi: l'impugnazione della delibera è soggetta al preventivo esperimento obbligatorio del così detto tentativo di mediazione (cfr. art. 71-quater disp. att. c.c. e d.lgs. n. 28/2010).
In ragione di ciò entro i trenta giorni di cui sopra bisogna presentare istanza di mediazione.
Dal deposito del verbale nelle segreteria dell'organismo decorrono nuovamente e per una sola volta ulteriori trenta giorni (cfr. d.lgs. n. 28/2010).
Modalità di invio e calcolo del tempo di avvenuta comunicazione del verbale
Svolte queste considerazioni è utile comprendere in che modo debba comunicarsi il verbale e soprattutto quando può dirsi ricevuto dal legittimo destinatario.
Quanto alle modalità, a differenza della comunicazione dell'avviso di convocazione (art. 66 disp. att. c.c.), la legge non dice nulla in merito: è evidente, tuttavia, che ragioni di certezza giuridica connesse alla tempistica dell'impugnazione suggeriscano il ricorso a forme di comunicazione che garantiscano la certezza della consegna.
Ergo: raccomandata con ricevuta di ritorno, pec, fax, consegna a mani, notifica a mezzo di ufficiale giudiziario.
La comunicazione, quindi, si considera avvenuta al momento della consegna del messaggio nella casella di posta elettronica certificata del destinatario, della consegna a mani, della ricezione del fax.
E quando l'invio è operato a mezzo posta (si tratti di raccomandata o di notifica giudiziale). Al riguardo un orientamento giurisprudenziale che tende a farsi sempre più spazio equipara notifica giudiziale a semplice comunicazione a mezzo di raccomandata con ricevuta di ritorno.
Come nel primo caso, dice la Cassazione, anche nel secondo, per ragioni di maggior tutela del destinatario in ragione della natura processuale del termine d'impugnazione, la comunicazione del verbale deve ritenersi perfezionata non al momento dell'inserimento dell'avviso di giacenza del plico nella cassetta postale del destinatario, ma al decimo giorno successivo da quella data (si veda in tal senso, ad es. Cass. 14 dicembre 2016 n. 25791).
In sostanza, quello che dice la Corte è che alla comunicazione del verbale a mezzo posta non si applica la semplice disciplina codicistica della presunzione di conoscenza degli atti recettizi, dettata dall'art. 1335 c.c. e considerata valida in relazione all'avviso di convocazione, ma la legge n. 890/82 riguardante la notificazione a mezzo posta degli atti giudiziari. Si tratta, è bene dirlo, di un orientamento giurisprudenziale e non di una disposizione normativa.
Termine entro il quale comunicare il verbale ai condòmini assenti
Ciò detto è utile comprendere un fatto: entro quanto tempo dalla deliberazione dev'essere comunicato il verbale d'assemblea?
La questione non è di poco conto perché la mancata comunicazione del verbale porta con sé la possibilità per chi non l'ha ricevuto di poter contestare quanto deciso (chiaramente se contestabile) anche a distanza di mesi, ossia quando ha effettivamente ricevuto tale documento.
Chiaramente nei casi concreti questa regola va temperata tenendo in considerazione un serie di elementi fattuali dai quali possa desumersi la conoscenza del verbale stesso.
Ad ogni buon conto, per tornare al quesito che abbiamo posto, è utile evidenziare che la legge non impone alcun termine entro cui inviare tale documento. Unica eccezione: la presenza di una specifica indicazione contenuta nel regolamento condominiale.
In tal caso la sua mancata osservanza potrebbe portare ad una richiesta di revoca giudiziale dell'amministratore di condominio per gravi irregolarità nella gestione, allorquando tale comportamento sia foriero di disfunzioni gestionali.
Resta sempre la possibilità, per ogni singola deliberazione, di prevedere il termine d'invio; in tal modo l'amministratore sarebbe tenuto a rispettarlo quale parte integrante delle modalità di esecuzione delle delibere assembleari (sulla mancata esecuzione delle delibera assembleari, cfr. artt. 1129, dodicesimo comma n. 2, c.c.).
