La spesa per l'adeguamento e la formazione è a carico dei singoli condomini in quanto titolari del trattamento dati, e a loro spetta strutturare un piano di formazione per l'Amministratore in quanto Responsabile del trattamento.
Il 25 maggio 2018, è ormai diventato definitivamente efficace e vincolante, in tutti gli stati membri dell'Unione, il nuovo Regolamento Europeo n. 679/2016 (G.D.P.R.) in ambito di tutela dei dati personali.
Ai sensi dell'art. 4 G.D.P.R. titolare del trattamento è colui che, "...singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali...", mentre responsabile del trattamento è chi "...tratta i dati personali per conto del titolare del trattamento...".
L'Autorità Garante della Privacy ha chiarito che, in ambito condominiale, titolare del trattamento è il Condominio stesso inteso come collettività dei condomini che lo compongono, i quali sono dunque contitolari di un unico, complessivo trattamento dei dati, del quale l'amministratore ha solo la concreta gestione (Garante 16 luglio 2003, doc. web n. 1053868).
L'amministratore, in quanto indubbiamente tratta i dati personali dei condomini per conto del titolare Condominio, è sicuramente un responsabile del trattamento e lo è in maniera inderogabile ed ex lege discendendo l'obbligo da un rapporto contrattuale sancito dal codice civile.
Su di lui, che è tra l'altro vincolato dalla stessa legge a trattare i dati dei condomini dei condomini-i che amministra (vedi artt. 1129-1130 c.c.), incombe necessariamente l'obbligo - e in questo senso lo può pretendere dal titolare Condominio - di essere adeguatamente istruito, informato, formato, preparato, organizzato e strutturato per poter adempiere al trattamento effettuato per conto del titolare.
Questo perché, ai sensi dell'art. 28, "...qualora un trattamento debba essere effettuato per conto del titolare del trattamento, quest'ultimo ricorre unicamente a responsabili del trattamento che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del presente regolamento e garantisca la tutela dei diritti dell'interessato...".
Inoltre, ex art. 29, "il responsabile del trattamento... non può trattare tali dati se non è istruito in tal senso dal titolare del trattamento...".
Entrambi gli articoli appena illustrati rimandano significativamente al considerando 81 dello stesso Reg.Ue 679/2016, il quale a sua volta precisa che "...il titolare del trattamento (il Condominio) dovrebbe ricorrere unicamente a responsabili del trattamento (l'Amministratore) che presentino garanzie sufficienti, in particolare in termini di conoscenza specialistica...".
Da quanto sopra si ricava senza ombra di dubbio che, per poter rispettare il G.D.P.R. e così evitare le sanzioni irrogabili a seguito dei controlli, il Condominio titolare del trattamento deve necessariamente (art. 28-cons.81) affidare il proprio trattamento dei dati a un amministratore responsabile che sia da lui continuativamente formato e istruito (ex art. 29), attraverso tutti gli strumenti possibili per dotarsi della aggiornata conoscenza specialistica richiesta per legge dalla materia.
Conoscenza specialistica acquisita e dimostrata, tra le altre, attraverso la partecipazione a corsi ad hoc e il rilascio di attestazioni di frequenza. Corsi che, se devono dimostrare un'istruzione e un aggiornamento continuo, è gioco forza che abbiano almeno una cadenza annuale, in quanto è la stessa carica di Amministratore ad avere tale durata (cfr. art. 1129, comma 10, c.c.).
Non solo, ma la partecipazione a detti corsi dovrebbe essere seguita da appositi test di apprendimento per potersi così dare evidenza documentale a che il corso non si sia solo frequentato, ma soprattutto compreso.
L'onere e il costo economico di questa conoscenza specialistica, infine, poiché l'obbligo di istruire, di formare e di aggiornare continuativamente il responsabile Amministratore viene posto dalla normativa europea espressamente a carico del titolare Condominio (vedi ancora art. 29), non può che ricadere - come voce di spesa per adeguamento a norma annuale, da inserirsi a rendiconto ordinario - sul medesimo Condominio titolare. Il Condominio è infatti obbligato all'aggiornamento, al rispetto e all'adeguamento continuo al G.D.P.R., e gli incombenti sono in prima battuta a lui imputati, pena il serio e concreto rischio di subire pesantissime sanzioni. L'Amministratore potrà altresì pretendere che il Condominio si adegui, lo istruisca e ne sopporti il relativo costo.
Qualora ciò non avvenga, infatti, si ritiene che tale ipotesi potrà essere giusta causa di rinuncia al mandato o di dimissioni o comunque di revoca o di risoluzione del rapporto tra Amministratore e Condominio.
