Iniziamo la nostra analisi dal provvedimento n. 106 del 19.02.15 del Garante nazionale sulla privacy (doc. web. 3858451), secondo il quale l'amministratore non ha il potere di richiedere ai condomini copia degli atti di acquisto degli immobili, neanche per la tenuta dell'anagrafe condominiale in quanto negli atti di acquisto sono presenti dati (come il prezzo dell'immobile) che esulano dalla gestione condominiale.
Secondo il garante, infatti, "l'art. 1130 comma 1 punto n. 6 del codice civile, impone all'amministratore di condominio di redigere il registro di anagrafe condominiale nel quale devono essere riportate le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale, della residenza o domicilio e dei dati catastali di ciascuna unità immobiliare, prevedendo che in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni da parte degli interessati, i dati vengano richiesti con lettera raccomandata indirizzata agli stessi, salvo prevedere, in caso di omessa o incompleta risposta, il diritto del medesimo di acquisirle autonomamente ponendo il relativo costo a carico dei responsabili; rilevato che le predette informazioni devono essere raccolte e trattate nel rispetto dei principi dettati dal Codice, con particolare riguardo ai principi di proporzionalità, pertinenza e non eccedenza e che pertanto, come emerso da quanto riportato nella newsletter del Garante n. 387 del 23 aprile 2014, ciò vale ad escludere la sussistenza, in capo ai condomini, dello specifico obbligo di allegare atti o copie di essi a riprova delle dichiarazioni rese".
In questo provvedimento, però, si evince una contraddizione. Infatti, bisogna considerare che chi cede diritti su unità immobiliari resta obbligato solidalmente con l'avente causa per i contributi maturati fino al momento in cui è trasmessa all'amministratore copia autentica del titolo che determina il trasferimento del diritto (art. 63 disp. att. c.c.).
Proprio alla luce di questa disposizione, è intervenuto il Garante che, dopo un incontro con il Consiglio Nazionale del Notariato ha concluso con newsletter 30.10.17 n. 434, doc. web 7054700, come "Il condomino possa dare notizia all'amministratore di condominio dell'avvenuto trasferimento di un diritto, come nel caso di compravendita di unità immobiliare, oltre che tramite la trasmissione della copia autentica dell'atto di cessione, anche mediante c.d. dichiarazione di avvenuta stipula rilasciata dal notaio rogante, purchè essa risulti provvista di tutte le indicazioni utili all'amministratore ai fini del registro dell'anagrafe condominiale".
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Da ciò consegue che da un punto di vista della normativa sulla privacy, preferibile sarebbe se l'amministratore ricevesse dal precedente proprietario la dichiarazione notarile, che non prevede l'indicazione di dati ultronei rispetto alla finalità perseguita, ma non può rifiutarsi di ricevere la copia dell'atto autentico.
È impedita però al proprietario la ricerca presso i pubblici uffici della copia dell'atto di compravendita posto che, in relazione ad eventuali problematiche di morosità, fino a comunicazione del precedente proprietario, quest'ultimo è sempre e comunque obbligato a corrispondere gli oneri condominiali che maturano, verso i quali resta obbligato anche se non più titolare del diritto reale.
Per ciò che invece concerne i contratti di locazione, Infine, la L. 208-16 art. 1 co. 59 (che sostituisce l'art. 13 della L. 9 dicembre 1998 n. 431) prevede che " E' fatto carico al locatore di provvedere alla registrazione nel termine perentorio di trenta giorni, dandone documentata comunicazione, nei successivi sessanta giorni, al conduttore ed all'amministratore del condominio, anche ai fini dell'ottemperanza agli obblighi di tenuta dell'anagrafe condominiale".
Quindi, da quanto sopra, si desume che il locatore non ha l'obbligo di inviare il contratto ma ben potrebbe inviare all'amministratore qualsivoglia comunicazione, documentandola (ad es. inviare la registrazione dell'agenzia delle entrate).
Laddove l'amministratore riceva spontaneamente l'atto di compravendita o il contratto di locazione, lo potrà tenere presso il proprio Studio, ma dovrà farsi attenzione agli obblighi di conservazione in sicurezza di tali documenti che contengono dati maggiormente sensibili (il prezzo di vendita o della locazione), che non possono essere utilizzati per nessuna finalità, ne visionati da soggetti non autorizzati.
