Sempre più spesso, ultimamente, gli amministratori di condominio ci rivolgono una domanda preoccupata: come faccio a rispettare la privacy dei condomini quando mi viene continuamente richiesto l'accesso alla contabilità condominiale?
Ai sensi dell'art. 1129, comma 2, c.c., infatti, l'amministratore comunica... mil locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'art. 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prendere gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.
Tra i registri menzionati al 7) dell'art. 1130 c.c. abbiamo il registro di contabilità, dove sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata e in uscita.
Inoltre i condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese, e tale documentazione deve essere conservata per un periodo di dieci anni (art. 1130bis c.c.).
Infine l'amministratore, ex art. 1130 comma 1, 9) cc, ha l'obbligo di fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali.
Anagrafe condominiale e potere di accesso dei comuni
Dalla normativa appena enunciata si ricava dunque che il condomino ha un ampio potere di accesso e di controllo sulla gestione condominiale (Cass. n. 15159/2001). L'amministratore, allora, sembra proprio stare fra l'incudine e il martello. Come deve comportarsi?
Ebbene niente paura, perché in realtà la soluzione l'ha fornita lo stesso Garante nel proprio vademecum del 10.10.13, pur con alcune precisazioni da doversi fare alla luce del nuovo regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (Reg.Ue 679/16), da poco pienamente vincolante in ogni stato membro (il 25.05.18).
In sintesi, quando nella vita condominiale è in gioco la difesa di una gestione trasparente, che a sua volta permette di tutelare anche la propria sfera privata, il proprio patrimonio, da indebite interferenze altrui, come sarebbe il vedersi addebitare oneri e costi, ad esempio, in realtà non dovuti e/o non giustificati, allora a prevalere è il diritto alla trasparenza.
Da non confondersi, però, il diritto di accesso ai propri dati personali, ex art. 15 Reg.Ue 679/16, con il diritto di accesso alla documentazione contabile condominiale, che abbiamo visto all'inizio.
Lo stesso Garante, infatti, nel citato vademecum ha ricordato che i singoli condòmini non possono appellarsi al cosiddetto diritto di accesso ai dati previsto dalla normativa privacy (art.7 del Codice) - vedi D.L.vo n. 196/2003 - per consultare le informazioni riferibili all'intera compagine condominiale: ad esempio, il contratto di affitto di un appartamento di proprietà condominiale stipulato con un soggetto terzo.
Il diritto di accesso in ambito privacy condominiale, cioè, è quel diritto che mi permette di sapere, a me singolo condomino, se il Condominio, per il tramite dell'amministratore p.t. che ne ha la rappresentanza legale, sta o meno trattando i miei dati personali.
Focus - Analisi delle principali novità introdotte in materia di trasparenza contabile.
Quali dati? Con quali modalità? Per quali finalità? Per quanto tempo? Ecc., ecc. (art. 15, cons.63-64 Reg.Ue 679/16). Naturalmente, in virtù del principio di minimizzazione del trattamento (art. 5 e considerando 39: i dati personali sono… c. adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati…), oggi il legislatore europeo, anche quando come amministratore di condominio, ad esempio, sono obbligato a comunicare i dati dei condomini morosi o quelli dell'anagrafica condominiale, mi impone allo stesso tempo di far si che l'esposizione del dato personale trattato sia ridotta ai minimi termini, appunto.
Così, per ipotesi, quando metto nella disponibilità del condomino l'anagrafica condominiale, dovrò preoccuparmi che costui possa vedere unicamente i dati imposti dalla legge e non altri.
Allo stesso modo, per i condomini morosi, sarà sufficiente il riferimento a unità immobiliare, nome e cognome, con accanto il montante dell'insoluto, e nient'altro. D'altronde come già si evince in sede di rendicontazione annuale.
Vi sono poi i creditori. Anch'essi infatti, ai sensi dell'art. 63 disp.att.cc, hanno diritto di accedere all'elenco dei condomini morosi, completo dei dati anagrafici nonché della relativa quota millesimale.
Una volta richiesto, inoltre, l'amministratore non si può rifiutare, tanto che può subire coercizione e relativa condanna ex art. 702bis cpc (vedi da ultimo Trib. Massa, ord.05.01.18). L'amministratore, infine, deve stare molto attento a chi pretende di esercitare l'accesso alla contabilità condominiale. Assai spesso accade, invero, che siamo noi avvocati a farlo.
Ebbene, in tale delicato ambito, l'amministratore è bene che richieda sempre prova della legittimazione, ex art. 1393 c.c. (il mandato o la procura alle liti). Tanto più che non vi sarà mai nulla da temere, in quanto l'accertamento, l'esercizio, e la difesa di un proprio diritto in sede giudiziaria può legittimare di per se il trattamento persino di dati sensibili (art. 9, f. Reg. Ue 679/16).
