Sempre più spesso la videosorveglianza viene utilizzata all'interno del condominio come deterrente per ladri o per danneggiamenti al bene comune. Capita alle volte, però, che dietro al desiderio espresso di sicurezza, si nasconda la voglia di controllare il comportamento di alcuni residenti nello stabile e intervenire nei casi di maleducazione.
È importante, quindi, capire quali sono le possibilità e i limiti di un impianto di videosorveglianza.
Con la riforma del Codice Civile in materia di condominio, è stato introdotto il nuovo articolo 1122 ter con il quale è stata fatta definitiva chiarezza sulla maggioranza prevista per poter deliberare su questa installazione (2° comma art. 1136 c.c.).
Ma quali sono le incombenze che un amministratore è chiamato a rispettare? Qual è l'uso reale che può essere fatto delle immagini registrate? Quanto tempo possono essere conservate le registrazioni? Chi può accedere a esse e come? Esiste una informativa obbligatoria? Se sì, quale? In caso di dipendente esistono delle procedure/adempimenti obbligatori? Sono previste delle sanzioni?
Un caso particolare => Impianto di videosorveglianza e presenza di un lavoratore subordinato (portiere, manutentore, pulitore) alle dipendenze del condominio stesso. Le regole da seguire
Queste sono solo alcune domande a cui necessariamente bisogna saper rispondere prima di deliberare la sola installazione (Privacy Impact Assessment). Il Codice della Privacy, i provvedimenti emessi dal Garante e uno sguardo all'imminente futuro (D.Lgs 196/2003 - Provv. 8 aprile 2010 - Regolamento UE 2016/679) dettano le regole e i limiti di utilizzo.
Un buon amministratore dovrà, oltre che procedere a reperire preventivi di ditte specializzate che garantiscano l'installazione di prodotti certificati, avere chiaro quali sono gli adempimenti obbligatori, per i quali è previsto un regime sanzionatorio e dare una serie di indicazione ai condomini.
Utilizzo dell'impianto di videosorveglianza in condominio
In primis dovrà chiarire alla compagine condominiale che la raccolta, la registrazione, la conservazione e in generale, l'utilizzo di immagini attraverso un sistema di videosorveglianza configura un trattamento di dati personali (art. 4, comma 1, lett. b) Codice Privacy) e che è lecito solo quando rispetta i principi fondamentali previsti dal codice quali liceità, finalità, necessità e proporzionalità.
Pertanto, un impianto di registrazioni di immagini è soggetto alla normativa completa in termini di trattamento dati ed è ammesso se il fine è quello della tutela del patrimonio immobiliare e della sicurezza delle persone che vi risiedono.
Non dovrà eccedere nell'uso e nel controllo. Ad esempio, è contraria al principio di necessità e di proporzionalità la telecamera che punta il suo occhio sull'uscio di una abitazione privata oltre che sull'androne o riprenda il marciapiede esterno allo stabile dove magari sono presenti dei locali commerciali.
Le immagini dovranno essere raccolte e custodite, trattandosi di dati personali, applicando le misure di sicurezza minime e idonee (art. 33-36 c.p.). Pertanto il dvr dovrà essere custodito in luogo non accessibile a estranei e dovranno essere previste protezioni fisiche e logiche (una password di almeno otto caratteri alfanumerici che si cambia ogni sei mesi e un armadio chiuso con chiave ove posizionare il dvr).
Le immagini potranno essere visionate solo da soggetti incaricati, identificati e nominati e, solo per scopi ben definiti. Ad esempio, gli incaricati potranno accedere alle registrazioni solo in caso di illecito grave (danneggiamenti alle parti comuni, furti nelle abitazioni, violenze personali), dopo che è stata presentata denuncia del fatto alle autorità competenti e su richiesta esplicita e sotto il controllo del responsabile del trattamento dati o del titolare.
Potranno altresì accedere al dvr per controlli manutentivi se previsti da un apposito contratto con il quale vengono disciplinati i periodi e le modalità di accesso.
Altro aspetto importante è l'informativa, fulcro della materia privacy
Spesso la cartellonistica è disattesa o incompleta. Viene ritenuta quasi un deterrente che insieme alle telecamere fa propendere un male intenzionato più verso un altro condominio ove non sono previste.
In realtà il cartello che avvisa la presenza di un'area videosorvegliata è una informativa breve, obbligatoria e che deve rispettare alcune regole base: deve essere posto prima dell'angolo di ripresa delle telecamere, se l'impianto è funzionante anche di notte il cartello dovrà essere posto in un luogo illuminato, deve riportare indicazioni del titolare del trattamento delle immagini e le finalità.
Nella fattispecie condominiale, si ricorda che titolare del trattamento è il condominio medesimo mentre la finalità per l'installazione delle telecamere non può discostarsi da "motivi di sicurezza per la tutela del patrimonio comune e privato".
Ripartizione spese condominiali videosorveglianza
Accanto all'informativa breve, l'amministratore dovrà predisporre una informativa completa presso il suo studio, accessibile e resa disponibile a tutti i residenti del condominio ma anche a chi è stato ripreso dalle telecamere seppur accidentalmente. Altro aspetto di fondamentale importanza è il tempo di conservazioni delle immagini.
La norma prevede che le immagini possono essere conservate per 24/48 ore e massimo fino a 7 giorni.
Ma cosa significa? Le immagini possono essere tenute registrate per 24 ore e fino a 48 in caso di giorni festivi, ad esempio il sabato e la domenica.
Possono essere mantenute fino a un massimo di 7 giorni, senza necessità di verifica preliminare al Garante, nel caso in cui questo risulti da un documento interno.
È evidente che l'amministratore dovrà preoccuparsi di far deliberare anche questo aspetto, verbalizzando il tempo massimo di registrazioni delle immagini dopo il quale dovranno essere cancellate o sovra scritte. A fronte di questi adempimenti minimi, è previsto un impianto sanzionatorio.
La mancata osservanza delle norme previste dal Codice della Privacy e dal Provvedimento generale del 2010 dell'Autorità Garante espone il Titolare del Trattamento alle sanzioni amministrative e penali stabilite del D.Lgs 196/2003. In particolare, ai sensi dell'art. 162, comma 2-ter, del D.Lgs 196/2003, in caso di inosservanza dei provvedimenti di prescrizione di misure necessarie o di divieto di cui, rispettivamente, all'art. 154, comma 1, lettere c) e d), è altresì applicata in sede amministrativa, in ogni caso, la sanzione del pagamento di una somma da trentamila euro a centottantamila euro.
Alla luce di quanto esposto si vuole sensibilizzare l'amministratore condominiale a prestare attenzione alla normativa vigente in materia di trattamento dati adeguandosi in caso di impianti esistenti o chiedendo consulenza soprattutto laddove si trovi a dover affrontare un'assemblea condominiale che debba deliberare su una nuova installazione.
Dott. Ivano Rossi
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