La gestione di un condominio è un compito che richiede notevole organizzazione e attenzione ai dettagli.
Sebbene sul mercato esistano software appositi per la gestione condominiale, molti amministratori, per svolgere il proprio lavoro, si affidano a fogli di calcolo, come quelli del noto programma Microsoft Excel, ampiamente utilizzato per la gestione e l'organizzazione dei dati numerici in forma tabellare.
Gestione condominio con fogli di calcolo: le possibilità.
Online esistono diversi modelli preimpostati di fogli di calcolo che semplificano il lavoro di inserimento dati. Molti amministratori li scaricano ed eventualmente li personalizzano a seconda delle proprie esigenze.
La maggior parte dei modelli recuperabili in rete consente di gestire:
- movimenti di cassa, per un controllo su entrate e uscite dal conto corrente del condominio;
- quote ordinarie, straordinarie o pregresse che compongono le spese condominiali;
- riparti consuntivi delle spese comuni;
- dimostrazione delle spese sostenute;
- rendiconto consuntivo per una visione dettagliata della situazione finanziaria complessiva;
- registrazione delle presenze alle riunioni condominiali.
I fogli di calcolo sono uno strumento utile a semplificare le operazioni quotidiane per garantire una gestione accurata delle finanze tuttavia, ad oggi, i fogli di calcolo risultano ormai troppo limitati se applicati al contesto condominiale.
La gestione di uno o più condomìni richiede molto di più della semplice somma di numeri e formule matematiche. Di seguito ne riassumiamo i motivi.
Gestione condominio con fogli di calcolo: perché evitarla.
In un mondo sempre più digitalizzato è importante riconoscere i limiti di strumenti come Excel nel contesto condominiale e saper valutare alternative più complete e professionali.
Lo strumento è infatti generalizzato, ovvero privo di funzionalità che permettono di gestire aspetti specifici dell'amministrazione condominiale, cosa che invece consente di fare un software di gestione di condominio.
Questo costituisce una problematica non da poco, che può dare origine a diverse difficoltà di gestione.
Ecco perché i fogli di calcolo NON sono lo strumento ideale per gestire uno o più condomìni:
- Non gestisce diversi adempimenti fiscali.
Ad esempio, se si vuole realizzare un modello CU e 770 relativamente alle ritenute d'acconto operate nei confronti dei fornitori condominiali tramite un semplice foglio di calcolo sarà necessario dotarsi di appositi modelli e trasferire i dati manualmente, per poi procedere all'invio all'Agenzia delle Entrate, sempre tramite modalità manuale.
Lo stesso vale per la preparazione di altri documenti quali il riepilogo quadro AC/Unico - K/730 e la creazione dello stato patrimoniale e del registro contabile.
L'uso di un software per la gestione condominiale invece fa risparmiare molto tempo, in quanto permette di realizzare i prospetti direttamente dal programma, esportarli ed inviarli rapidamente agli enti di competenza.
- Comporta un elevato rischio di compromissione o/o perdita dei dati.
Utilizzare un foglio di calcolo come Excel per la gestione condominiale può comportare alcuni rischi significativi in termini di perdita di dati e sicurezza. Ecco alcuni dei disagi che si possono verificare:
- I file potrebbero essere sovrascritti per errore, comportando la perdita totale di tutti i dati;
- Brusche interruzioni di corrente o malfunzionamenti del dispositivo possono causare la perdita di dati non salvati;
- È possibile scordarsi di salvare le modifiche apportate ai file;
- I file possono essere corrotti facilmente, rendendo impossibile recuperare i dati e causando notevoli problemi.
Questi rischi possono essere scongiurati utilizzando moderni software gestionali di condominio, capaci di offrire miglioramenti significativi in ambito di efficienza e sicurezza, infatti:
- Garantiscono la protezione dei dati: grazie all'uso di robusti protocolli di crittografia, sono in grado di evitare intrusioni indesiderate e preservare la riservatezza delle informazioni del condominio;
- Grazie alla tecnologia Cloud offrono maggiore sicurezza: i dati sono memorizzati su server sicuri e affidabili e vengono regolarmente e automaticamente sottoposti a backup così da scongiurarne la perdita.
- Gestire le assemblee condominiali con fogli di calcolo è più complesso.
Organizzare assemblee condominiali tramite fogli di calcolo può diventare rapidamente complicato in quanto:
- Il registro dei presenti può diventare caotico, soprattutto quando i condòmini sono molti, e per ciascuna nuova assemblea sarà necessario creare nuovi file e fogli di calcolo, per segnalare riportare le informazioni discusse e il verbale;
- Non è possibile gestire assemblee in videoconferenza, una funzione molto utile al giorno d'oggi.
Questi aspetti macchinosi da gestire vengono risolti agilmente dai moderni software di gestione del condominio, i quali presentano funzionalità utili a rilevare le presenze in modo automatico, registrare le votazioni, calcolare le maggioranze, e redigere i verbali.
Le comunicazioni vengono gestite in modo più agile, grazie alla possibilità di fornire aggiornamenti, notifiche e promemoria in modo tempestivo a tutti gli interessati, garantendo al contempo una partecipazione più attiva da parte dei condòmini.
- Non permette di gestire le comunicazioni con condòmini e fornitori.
I fogli di calcolo non consentono la gestione di comunicazioni con i condòmini e i fornitori in modo efficiente in quanto non permettono di inviare comunicazioni direttamente dai file.
I software dedicati alla gestione condominiali, invece, consentono di stampare lettere, inviare email ed sms attingendo ai dati del gestionale.
Inoltre, alcuni di essi sono integrati ai servizi di postalizzazione, per inviare posta in modo semplice e veloce e gestire la tracciatura di consegna.
Infine, possono anche mettere a disposizione dei veri e propri siti web del condominio, molto utili a semplificare la comunicazione tra le parti.
- È difficile accedere e aggiornare i dati in mobilità.
L'accesso in mobilità è un aspetto cruciale per gli amministratori condominiali che desiderano lavorare in modo flessibile ed essere reattivi alle esigenze del condominio.
Con fogli di calcolo come Excel, il file è spesso vincolato al dispositivo sul quale è salvato, limitando notevolmente la possibilità di lavorare da remoto o in viaggio.
Ciò può essere particolarmente problematico quando si devono affrontare situazioni urgenti o rispondere tempestivamente alle richieste dei condòmini.
Al contrario, un software di gestione condominiale offre la comodità e la libertà di accedere al sistema da qualsiasi dispositivo connesso a Internet: l'amministratore può infatti utilizzare il software su computer, smartphone o tablet.
- La gestione di incassi e pagamenti è macchinosa.
Con i fogli di calcolo, le movimentazioni di denaro possono diventare complesse da gestire, e le operazioni di gestione sono maggiormente soggette ad errori, poiché richiedono la creazione manuale di registri e calcoli.
Ad esempio diventa difficile riconciliare i saldi del conto corrente bancario con le registrazioni contabili di incassi e pagamenti, e in ogni caso la riconciliazione avviene necessariamente in modo manuale.
Un software specifico per la gestione condominiale, invece, offre funzionalità avanzate per gestire i pagamenti in modo automatico e organizzato, facilitando la contabilizzazione, il monitoraggio e la notifica delle scadenze ai condòmini.
La riconciliazione bancaria viene facilitata, grazie all'import diretto dell'estratto conto dal c/c dei condomìni gestiti.
Software per la gestione del condominio: la soluzione ideale per amministratori professionisti.
Per superare i limiti dei fogli di calcolo e ottimizzare la gestione condominiale, la soluzione ideale è avere a disposizione un software gestionale specifico per condomìni che, grazie ad una vasta gamma di funzionalità, permetta di semplificare gli aspetti gestionali in modo sicuro ed efficiente.
Un esempio è Danea Domustudio, uno dei software di gestione condominiale presenti sul mercato con oltre 10.000 clienti, tra amministratori e studi di amministrazione.
Domustudio è semplice, in costante evoluzione e completo, poiché consente di gestire ogni aspetto dell'amministrazione condominiale:
- contabilità e fiscalità;
- incassi e pagamenti;
- assemblea condominiale;
- rapporti e comunicazioni con fornitori e condòmini.
Alla praticità di tutte queste funzioni si somma la semplicità della tecnologia Cloud, che consente di gestire i condomìni in qualunque luogo coperto da una connessione internet, con la massima sicurezza dei dati.
Per gli amministratori che usano ancora i fogli di calcolo, inoltre, passare a software come Domustudio è semplice grazie a dei pratici modelli che semplificano il trasferimento dei dati dal file al software, come l'elenco dei condomìni, anagrafiche e unità immobiliari, saldi finali dell'esercizio precedente, tabelle millesimali, elenco fornitori, piano dei conti e molto altro.
