Un amministratore capace di garantire un corretto ed efficiente scambio di informazioni con i suoi condòmini agevola notevolmente le dinamiche gestionali e riduce il rischio di contestazioni e di situazioni critiche.
Comunicare in maniera efficace con tutte le parti in gioco (condòmini, fornitori, collaboratori), assume infatti un rilievo decisivo per la realizzazione di progetti e la conferma delle decisioni.
Comunicazione in ambito condominiale: le tipologie
Vediamo nello specifico quali sono le occasioni nelle quali avviene uno scambio di informazioni e i principali interlocutori che ruotano intorno alla sfera condominiale.
- Comunicazione per la convocazione Assemblea condominiale
L'assemblea condominiale è un momento importante della vita del condominìo ed è quindi fondamentale che tutti i condòmini siano messi in condizione di sapere quando e come si svolgerà.Anche se decideranno di non presenziare, i condòmini devono necessariamente essere avvisati dello svolgimento dell'assemblea;
- Comunicazione del verbale post-assemblea condominiale
Il verbale è il documento riassuntivo della discussione e, soprattutto, delle deliberazioni adottate dall'assemblea di condomìnio.
Comunicare il verbale ai condòmini è necessario, sia ai condòmini che hanno preso parte all'assemblea, sia agli assenti. - Avvisi di interesse condominiale
Con avvisi avvisi di interesse condominiale si intendono i classici messaggi affissi in bacheca dall'amministratore di condomìnio per informare i condòmini riguardo a novità o lavori che interessano il condominio. - Comunicazione delle rate e avvisi di pagamento
Un amministratore di condomìnio professionale preventiva le spese da sostenere e sulla base degli importi ottenuti effettua le opportune ripartizioni e imposta delle precise rate da sottoporre ai condòmini.
Il piano rate deve essere prontamente comunicato, essere di facile comprensione e contenere indicazioni in merito agli importi e alle date di scadenza delle rate. In questo modo tutti sapranno cosa devono pagare e quando procedere ai versamenti.
Gestire le comunicazioni: strumenti innovativi
Per gestire con efficienza le proprie pertinenze è preferibile fare affidamento su strumenti completi, che permettono di avere il controllo non solo sulla situazione contabile e fiscale, ma anche su aspetti, come la comunicazione, che rivestono un ruolo fondamentale nel momento in cui si vuole gestire al meglio il rapporto con i condòmini.
L'utilizzo di un software per la gestione condominiale è ormai assolutamente necessario per venire incontro alle molteplici esigenze degli stabili.
I software per condominio più completi permettono un controllo totale di tutti gli aspetti gestionali, come contabilità e fisco, gestione di incassi e pagamenti, rapporti con condòmini e fornitori e ovviamente anche la gestione dell'aspetto comunicativo.
Il gestionale per condominio Danea Domustudio è il più utilizzato dagli amministratori professionisti italiani, con oltre 10.000 studi professionali di amministrazione condominiale che ogni giorno si affidano a Domustudio per gestire i propri condomìni con serenità e sicurezza.
I software più completi offrono anche la possibilità di accedere a strumenti di comunicazione pensati appositamente per la gestione delle dinamiche interne.
Danea Domustudio, ad esempio, offre l'accesso ad un vero e proprio sito web per i condòmini. All'interno di questa piattaforma, accessibile anche tramite app mobile, i condòmini hanno sempre la situazione del proprio condominio a portata di mano.
- La classica bacheca fisica diventa virtuale e ciascun condòmino può segnalare guasti, problemi o pubblicare avvisi utili.;
- L'amministratore può inserire i contatti di ciascun fornitore, in modo che ciascun residente possa rivolgersi a questi anche in autonomia e senza il tramite del professionista.
- È possibile accedere facilmente ad una serie di documenti (bilanci, verbali, regolamenti, fatture, etc.) in modo facile e veloce.
- Infine, ma non meno importante, ciascun condòmino può vedere l'importo delle singole rate condominiali e decidere di pagare direttamente dal sito web del condominio.
Quello del pagamento delle rate direttamente dal sito del condominio è una funzionalità avanzata che facilita i condòmini nel saldo degli importi a loro addebitati e lo fa in modo davvero semplice, e se l'amministratore di condominio abilita l'opzione di "paga tramite TS Pay" il processo diventa ancora più immediato.
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L'amministratore crea un piano rate direttamente in Domustudio e inoltra in automatico ai condòmini il bollettino con il link per il pagamento.
I condòmini aprono il link (anche da smartphone) e, dopo aver inserito i dati del proprio conto corrente, procedono con il pagamento.
In questo modo si semplifica e si agevola il pagamento delle rate, scongiurando eventuali ritardi o problemi di accesso ai classici metodi di pagamento.
Il mondo delle comunicazioni in ambito condominiale si sta evolvendo, così come il settore dei pagamenti, basato su sistemi sempre più connessi e in grado di ottimizzarsi rapidamente, garantendo sicurezza, velocità e comodità all'utente che ne fa uso. Stare al passo è un requisito fondamentale per i professionisti della gestione condominiale.
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