Ai sensi del sesto comma dell'art. 1136 c.c. "l'assemblea non può deliberare, se non consta che tutti gli aventi diritto sono stati regolarmente convocati".
Il terzo comma dell'art. 66 disp. att. c.c. specifica che l'avviso di convocazione "deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione".
In sintesi: ogni condomino ha diritto ad essere informato della data, del luogo, dell'ora e dell'ordine del giorno dell'assemblea almeno 5 giorni prima rispetto a quello in cui la stessa si terrà in prima convocazione. Resta salvo un maggior termine previsto dal regolamento condominiale. Essendo la norma inderogabile non può essere previsto termine maggiore.
Esiste una forma prescritta dalla legge per l'avviso di convocazione?
Forma dell'avviso di convocazione
La risposta è molto semplice: si.
L'art. 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile, al terzo comma, specifica che l'avviso di convocazione deve essere comunicato a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione. Ciò fa si che si possa concludere affermano che l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale deve avere necessariamente forma scritta.
Per la giurisprudenza che ha iniziato a pronunciarsi sull'argomento, le forme citate di comunicazione - cioè quelle indicate dall'art. 66 disp. att. c.c. - sono tassative (si veda in tal senso Trib. Genova 23 ottobre 2014 n. 3350).
Si tratta, è bene rammentarlo, di una novità introdotta nelle codice civile dalla legge n. 220 del 2012.
Per casi sorti e risolti prima di tale data, ovvero risolti dopo, ma sulla base della legge nella sua precedente formulazione non è raro imbattersi in sentenze di questo genere: "per l'avviso di convocazione dell'assemblea, obbligatorio per tutti i condomini ai fini della sua regolare costituzione, non è previsto alcun obbligo di forma che il relativo invito a partecipare debba rivestire, tanto che, […], la comunicazione può essere fatta anche oralmente" (così Cass. 1 aprile 2008, n. 8449). Dello stesso avviso era anche la giurisprudenza di merito. In tal senso il Tribunale di Salerno ha avuto modo di specificare che "in verità, l'art. 1136 c.c. non prescrive particolari modalità di notifica ai condomini dell'avviso di convocazione per la regolarità delle relative assemblee; la comunicazione può quindi essere fatta anche oralmente, in base al principio della libertà delle forme, salvo che non sia il regolamento a prescrivere prescriva particolari modalità di notifica.
Come scrivere l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale?
Parimenti, la prova della convocazione può fondarsi anche su univoci elementi dai quali risulti che il condomino abbia in concreto ricevuta notizia dell'assemblea" (Trib. Salerno 27 settembre 2010).
Quando si leggono queste conclusioni bisogna sempre ricordare che si tratta di decisioni riguardanti casi sorti prima dell'entrata in vigore della legge n. 220 del 2012. Solitamente le sentenze datate successivamente al 18 giugno del 2013 (data di entrata in vigore della legge), contengono sempre una sorta d'indicazione del genere "caso regolato dalle disposizioni ante legge n. 220".
Forma dell'avviso di convocazione, va bene la comunicazione a mani
Chiarito ciò è utile domandarsi: qualora l'amministratore decidesse di convocare l'assemblea consegnando manualmente gli avvisi di convocazione, quale sarebbe il valore legale, o per meglio dire la certezza in termini giuridici, di tale forma?
Si badi: qui il riferimento è al valore legale della data indicata nell'attestazione di consegna.
La risposta varia a seconda delle modalità di consegna. Vale la pena capire più nello specifico cosa intenda dirsi con ciò. Si può distinguere, anzi tutto tra consegna senza attestazione di ricezione, a mo' di posta ordinaria per intendersi, e con attestazione di ricezione, ciò firmato dal condòmino o suo incaricato.
Se l'amministratore imbuca l'avviso di convocazione nella cassetta postale il suo valore sarà minimo. Ciò vuol dire che nel caso di contestazioni sarà compito del giudice valutare, dall'insieme di tutte le circostanze sottoposte alla sua attenzione, se quella modalità abbia dato effettiva possibilità di conoscenza al condomino impugnante.
Diversa l'ipotesi della consegna brevi manu che nel gergo viene anche detta raccomandata a mano. In questo caso facendo sottoscrivere una dichiarazione di ricezione l'amministratore non solo potrà agevolmente dimostrare d'aver consegnato l'avviso, ma a differenza della raccomandata inviata per posta si sottrarrà a quelle contestazioni, rare ma comunque quasi sempre proditorie, di ricezione d'una busta vuota.
In definitiva è possibile affermare che la consegna a mano dell'avviso di convocazione con annessa attestazione del fatto resta il modo certamente più sicuro per evitare qualsivoglia contestazione.
Resta il problema della certezza della data. In relazione ad essa, solamente l'invio di una raccomandata, di una pec o della consegna a mani da parte di un ufficiale giudiziario, ai sensi di legge, conferisce valore assolutamente incontestabile (salvo querela di falso) alla data indicata nell'attestazione di ricezione firmata.
Non c'è da preoccuparsi soverchiamente, però: il condòmino che firma che sta ritirando quella comunicazione in data X, ove intenda contestare che l'ha ricevuta davvero in quella data, dovrà portare al giudice davanti al quale espone quella contestazione degli elementi di prova idonei a suffragare la sua tesi. E se la data è vera, come potrà arrivare a quel risultato?
Come scrivere l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale?
