Ci sono pervenute richieste in ordine alla compatibilità, rispetto alla normativa sul trattamento e la protezione dei dati, circa la pubblicazione su sito web del condominio dei dati riguardanti la gestione e, soprattutto, se l'eventuale utilizzo da parte dell'Amministratore di sistemi gestionali che consentano "di default" di accedere alla propria documentazione sia valido oppure necessiti di specifica autorizzazione.
Correttamente, l'entrata in vigore del Regolamento (UE) n. 679/2016 (GDPR) e la norma nazionale di coordinamento del Codice Privacy hanno ingenerato numerosi dubbi e incertezze per il professionista che si trova, oggi, a dover fronteggiare obblighi discordanti.
Andiamo con ordine. Appare necessario procedere con l'analisi della base giuridica dell'obbligo di utilizzo del servizio di pubblicità telematica, rinvenibile nell'art. 71-ter delle disposizioni di attuazione del C.C.
A mente della citata normativa, «su richiesta dell'assemblea che delibera con maggioranza del secondo comma dell'articolo 1136 del codice, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare».
Si parla quindi di un obbligo dell'amministratore direttamente connesso all'esecuzione di una delibera assembleare con la quale i condomini richiedono di poter "consultare ed estrarre copia" dei documenti condominiali.
Sotto un profilo operativo, la delibera aumenta le incombenze dell'amministratore, ma al tempo stesso ne migliora la trasparenza e la collaborazione con i condomini.
Sotto il primo profilo, l'Amministratore si vede caricato dell'onere di scansionare e rendere disponibile la documentazione indicata nella delibera assembleare.
Se investiremo del tempo per procedere con la digitalizzazione dei documenti, bisogna pur dire che per altro verso, l'Amministratore vedrà fortemente ridotte le richieste di accesso alla documentazione condominiale essendo la stessa già messa a disposizione, con evidente aumento della trasparenza della gestione.
Sotto il profilo della protezione dei dati, sarà cura dell'Amministratore assicurarsi che possano avere accesso ai documenti condominiali esclusivamente i soggetti che ne abbiano titolo, vale a dire coloro che espressamente sono stati individuati nella delibera assembleare.
Dovrà essere cura dell'Amministratore, quindi, farsi specificare i requisiti di accesso al sistema, oltre che i documenti da pubblicare, eventualmente prevedendo che possano aderire anche i conduttori o parenti, laddove specificamente autorizzati.
L'Amministratore avrà quindi la cura di aggiornare l'anagrafica condominiale anche in relazione all'accesso al sito web, inibendolo laddove necessario (in altre parole: quando si perde la qualità di condomino, con conseguente esclusione dal diritto di accesso a documentazione).
Sarà inoltre cura dell'Amministratore ottenere le adeguate garanzie perché il sistema adottato assicuri la protezione dei dati caricati sul sistema, prevedendo differenti livelli di accesso, anche esclusivo per i documenti riguardanti il singolo condomino, con idonee certificazioni dei livelli di sicurezza e identificazione dell'utente.
In ordine alle informative e valutazione dei rischi, il gestore della piattaforma che eroga i servizi informatici cui si ricorre per consentire l'accesso alla documentazione condominiale, dovrà essere nominato responsabile del trattamento dei dati, inserendo puntualmente la sua presenza nell'informativa, al fine di consentire ai condomini di prendere coscienza dell'esistenza di un soggetto (esterno alla struttura operativa dell'Amministratore) che potrà essere incaricato di effettuare trattamenti sui dati, assicurando altresì tutte le garanzie previste dalla normativa di settore.
La medesima comunicazione dovrà essere resa anche se l'Amministratore utilizza - in autonomia e quindi al di fuori della specifica prescrizione assembleare di cui si parlava sinora - un sistema gestionale in cloud che collaziona (per le finalità della gestione) i dati dei condomini e riferibili al condominio.
Tale sistema potrebbe inoltre consentire - previa adesione, identificazione e autorizzazione - ai condomini di verificare la documentazione che li riguarda direttamente.
Tale iniziativa autonoma potrà essere liberamente perseguita dall'Amministratore, purché acquisisca le necessarie assicurazioni e certificazioni in ordine alla protezione dei dati da parte del soggetto gestore e ne fornisca idonea comunicazione ai condomini.
La corretta attivazione del sito internet condominiale.
Una nota finale riguarda l'acquisizione del consenso al trattamento. Nel caso in cui vi sia una specifica delibera assembleare, possiamo ritenere che l'assemblea stessa - di fatto l'unico soggetto idoneo ad esprimere la volontà dell'Ente - abbia di per sé prestato il consenso all'attivazione del sito e alla messa a disposizione dei documenti online.
Il singolo condomino presterà quindi il proprio consenso individuale a che i suoi dati (necessari per l'identificazione e l'accesso al sistema) vengano poi trattati dal gestore del sito, per conto dell'Amministratore.
A cura del Centro Studi GService Italia
