E'cosa nota che l'assemblea condominiale non possa deliberare, se non consta che tutti gli aventi diritto siano stati regolarmente convocati (art. 1136, sesto comma, c.c.).
Il riferimento ai così detti aventi diritto - locuzione introdotta nel codice civile dalla così detta riforma del condominio e che ha sostituto il precedente riferimento ai condomini - ha fatto sorgere un dubbio: l'amministratore è tenuto a convocare anche i conduttori, nelle ipotesi in cui gli stessi hanno diritto a partecipare (cfr. art. 10 l. n. 392/78)? La giurisprudenza sarà chiamata a chiarire questo aspetto non secondario della procedura di convocazione.
La comunicazione dello svolgimento dell'assemblea condominiale dev'essere fatta per posta raccomandata con ricevuta di ritorno oppure via pec, fax o con consegna a mano.
Convocazione dell'assemblea, il contenuto dell'avviso e l'ordine del giorno
L'avviso di convocazione, questo l'atto informativo dello svolgimento della riunione, quindi, deve avere forma scritta (prima dell'entrata in vigore della riforma era valido anche l'avviso orale, cfr. in tal senso Cass. 1 aprile 2008 n. 8449) e deve essere comunicato agli interessati almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione (art. 66 disp. att. c.c.).
La legge specifica che tale avviso di convocazione deve contenere specifica indicazione dell'ordine del giorno (art. 66, primo comma, disp. att. c.c.).
L'ordine del giorno (di cui si fa espressa menzione nelle norme condominiale dopo l'entrata in vigore della legge n. 220/2012, prima si faceva applicazione analogica delle norme sulla comunione) altro non è che l'elenco degli argomenti sui quali gli aventi diritto a partecipare all'assemblea sono chiamati a deliberare.
Modalità di redazione dell'ordine del giorno
Nella vigenza della vecchia disciplina la Cassazione aveva specificato che «la prescrizione, stabilita dall'art. 1105, 3 comma, c.c., che tutti i condomini conoscano in anticipo le questioni e le materie sulle quali sono chiamati a deliberare, non comporta e non significa certamente, [...], che, nell'avviso di convocazione, debba quasi essere prefigurato il risultato dell'esame del punto da parte dell'assemblea, della discussione conseguente e dello sviluppo di questa (così Cass. 25 novembre 1993 n. 11677).
Lo stesso vale anche attualmente fermo restando il dovere di chi convoca di specificare chiaramente su che cosa s'andrà a discutere e deliberare. Per dirla con un esempio: se si devono eseguire lavori di ristrutturazione dell'edificio, il relativo argomento dovrà essere "esecuzione d'interventi di manutenzione (ordinaria o straordinaria)" e non semplicemente "esame della situazione dell'edificio".
È utile rammentare che va considerata annullabile, ex art. 66 disp. att. c.c. quella delibera assembleare assunta su argomenti non inseriti all'ordine del giorno, ovvero rispetto ai quali la medesima elencazione degli argomenti deve essere considerata incompleta.
Rammentiamo che «l'accertamento della sussistenza della completezza o meno dell'ordine del giorno di un'assemblea condominiale - nonché della pertinenza della deliberazione dell'assemblea al tema in discussione indicato nell'ordine del giorno contenuto nel relativo avviso di convocazione - è poi demandato all'apprezzamento del giudice del merito insindacabile in sede di legittimità se adeguatamente motivato (sentenza citata 19-2-1997 n. 1511)» (Cass. 27 marzo 2000 n. 3634).
Come dire: non è poi così scontato che ciò che un condòmino considera come un ordine del giorno incompleto lo sia, poi, secondo un giudice.
Integrazione dell'ordine del giorno dell'assemblea condominiale, come fare?
Fatta questa doverosa premessa di carattere generale, è utile domandarsi: che cosa fare se tra la spedizione dell'avviso di convocazione e lo svolgimento dell'assemblea sorga la necessità, sollecitata dai condomini o valutata autonomamente dell'amministratore, di inserire un nuovo argomento all'ordine del giorno.
Si pensi, ad esempio, alla notificazione di un atto giudiziario esorbitante dalle competenze dell'amministratore oppure all'utilità di far deliberare l'assemblea su lavori straordinari, ecc.
In tali casi l'amministratore (o comunque il convocante) ha due opzioni a sua disposizione:
a) se ci sono i tempi per informare i condomini (i tempi sono sempre i cinque giorni di cui all'art. 66 disp. att. c.c.) potrà inviare ulteriore avviso d'integrazione dell'originario avviso di convocazione (per le comunicazioni a mezzo pec è sostanzialmente certo di poter rispettare il termine dei cinque giorni);
b) se non sussistono questi tempi dovrà convocare una nuova assemblea;
c) se in riunione sono presenti tutti i condòmini (così detta assemblea totalitaria) potrà evidenziare la questione e fare decidere a loro se entrare nel merito.
I punti b) e c) devono essere coordinati in relazione ai singoli casi, in modo tale da evitare inutili dispendi di denaro (es. è noto che all'assemblea che si terrà un paio di giorni dopo partecipano tutti i condomini).
Se in assemblea non sono presenti tutti i condomini e nel caso di nuova convocazione, l'amministratore potrà sempre dare notizia del fatto ai condomini presenti in quella sede, preannunciando la nuova riunione.
In tal caso, consegnando il verbale al momento della sua redazione, se completo di tutte le informazioni necessarie per l'avviso di convocazione, esso potrà essere considerato tale, così da evitare un nuovo invio ai presenti, anche per delega, con conseguente risparmio di costi e di tempo.
