Tra i compiti dell'amministratore condominiale, è la legge a prevederlo, c'è quello di tenere un registro, detto registro di anagrafe condominiale.
Spesso ci viene domandato se per la tenuta di questo registro - in relazione al quale in prima istanza all'assunzione dell'incarico o spesso nel corso degli anni per aggiornamento, gli amministratori inviano ai condòmini delle richieste - oltre alla così detta scheda è necessario fornire della documentazione.
Prendiamo spunto dalla domanda di un frequentatore del nostro forum, che ha fatto molto discutere, in tema di anagrafe condominiale e documenti da comunicare all'amministratore.
Anagrafe condominiale e documentazione, il quesito
"L'amministratore del condominio in cui vivo chiede di avere copia estremi atto di acquisto dell'unità immobiliare (gli basta un estratto delle prime pagine dell'atto di compravendita), copia del codice fiscale e indirizzi dei proprietari, nonché l'esistenza di altri diritti tipo usufrutto e godimento tipo locazione riferimenti catastali e relativa visura e copia dei titolari dei relativi diritti.
Ci dà 60 giorni per fornire tali dati altrimenti ci addebita le spese poi o autocertificazione delle condizioni di sicurezza dell'appartamento o copia delle certificazioni impianto elettrico, gas, idraulico e riscaldamento, condizionamento.
Dice che serve perché previsto dal decreto che ha istituito la cedolare secca, caso mai il comune gli chiedesse queste informazioni.
Quale delle richieste avanzate devo soddisfare? Oltre ai documenti chiede la firma di tutti i proprietari, inquilini, usufruttuari, e comodatari".
L'amministratore del lettore del nostro forum è rimasto un po' arretrato, forza la mano rispetto alle richieste avanzabili in relazione alla tenuta del così detto registro di anagrafe condominiale e comunque ha fratto un po' di confusione.
Vediamo perché.
Anagrafe condominiale e documentazione, le norme ed il loro contenuto
L'art. 1130 n. 6 c.c. chiarisce in maniera inequivocabile quali siano le informazioni che l'amministratore può domandare e quali debba inserire in questo registro.
In questo registro devono essere contenute "le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio".
Scheda anagrafe condominiale, mancata consegna, consegna incompleta e affidamento
Generalità di proprietari, titolari di diritti reali o personali di godimento: nome, cognome, data di nascita di chi è il proprietario dell'immobile, l'usufruttuario, il conduttore, ecc.
L'art. 13 della legge n. 431/98 sempre in relazione alla corretta tenuta del registro di anagrafe condominiale specifica che spetta al locatore provvedere alla registrazione del contratto di locazione "nel termine perentorio di trenta giorni, dandone documentata comunicazione, nei successivi sessanta giorni, al conduttore ed all'amministratore del condominio, anche ai fini dell'ottemperanza agli obblighi di tenuta dell'anagrafe condominiale di cui all' articolo 1130, numero 6), del codice civile".
Anagrafe condominiale, il documento da inviare è quello inerente alla registrazione del contratto
Ecco, quindi che cosa dev'essere comunicato all'amministratore
Codice fiscale: sequenza alfa numerica che identifica univocamente una persona. Non la copia del tesserino.
Residenza o domicilio: la prima è il luogo di dimora abituale, il secondo un luogo dove si fissa il centro d'interessi anche per uno specifico affare. Non la copia del certificato.
Anagrafe condominiale, le schede devono essere firmate?
Dati catastali dell'unità immobiliare: riferimenti che consentono di individuare univocamente l'unità immobiliare. Non la visura, bastano i dati.
Dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio: la formulazione incerta non consente di affermare quale sia il suo significato univoco.
Per alcuni si tratta delle certificazioni di conformità o rispondenza (o comunque dell'agibilità). Per altri di mere dichiarazioni attestanti che a prima vista, tutto è in regola.
In ogni caso tali dati devono riguardare le parti comuni e non delle unità immobiliari di proprietà esclusiva.
Unico documento: quello che dimostri l'avvenuta registrazione del contratto col conduttore.
Anagrafe condominiale, più informazioni che documentazione
In nessun caso è detto, tranne nell'ultimo citato, è specificato dalle norme che alle informazioni richieste debba accompagnarsi la relativa documentazione attestante la loro veridicità.
Per indicare le generalità non è necessario allegare la carta d'identità, così come per indicare la residenza non bisogna allegare l'apposito certificato comunale.
Come ha avuto modo di specificare il Garante per la protezione dei dati personali, la tenuta del registro di anagrafe condominiale, in ragione della formulazione dell'art. 1130 n. 6 c.c. non determina "la sussistenza, in capo ai condomini, dello specifico obbligo di allegare atti o copie di essi a riprova delle dichiarazioni rese" (Garante della Privacy, provv. n. 106 del 19 febbraio 2015).
Si badi: un conto è la dichiarazione ai fini della tenuta del registro di anagrafe condominiale, altro gli obblighi di comunicazione in caso di compravendita. In questa ultima ipotesi è necessario comunicare all'amministratore copia autentica dell'atto, così come prescritto dall'art. 63, quinto comma, disp. att. c.c.
Anagrafe condominiale e d.lgs n. 23/2011
L'art. 3 d.lgs n. 23/2011 nel disciplinare la così detta cedolare secca, al comma 10-bis specifica che "per assicurare il contrasto dell'evasione fiscale nel settore delle locazioni abitative e l'attuazione di quanto disposto dai commi 8 e 9 sono attribuite ai comuni, in relazione ai contratti di locazione, funzioni di monitoraggio anche previo utilizzo di quanto previsto dall'articolo 1130, primo comma, numero 6), del codice civile in materia di registro di anagrafe condominiale e conseguenti annotazioni delle locazioni esistenti in ambito di edifici condominiali".
Questa norma consente ai comuni di accedere ai registri di anagrafe condominiale tenuti dagli amministratori, ma in nessun caso specifica che ai registri medesimi debbano essere allegati particolari documenti.
Si tratta di una norma che ha finalità di contrasto all'evasione fiscale che nulla dice in merito al contenuto del registro di anagrafe condominiale.
