Verbale scritto in formato elettronico e sua successiva alterazione

[marodda]

Nel nostro condominio si è da poco iniziato a redigere i verbali direttamente su notebook, ad opera del segretario nominato dall'assemblea (sempre lo stesso).

A riunione conclusa il segretario torna a casa ed invia a tutti i presenti il file del verbale, privo di firme. Poi l'amministratore lo stampa, lo fa firmare al presidente e al segretario e distribuisce la copia cartacea definitiva.

 

Fin qui tutto ok, credo che la procedura sia regolare.

 

il problema è che alla fine dell'ultima assemblea il relativo verbale, ancora privo di firme, riguardo uno specifico punto all'odg riportava una decisione presa dall'assemblea all'unanimità (così come si è manifestato in assemblea) mentre nella successiva copia cartacea con le firme di segretario e presidente riguardo quel punto all'odg viene trascritto il dissenso del condomino Tizio.

Alle mie proteste l'amministratore risponde che il condomino Tizio comunque aveva manifestato in assemblea il dissenso, non "apertamente", e che "ci si era dimenticati" di riportarlo nel verbale, e quindi la versione definitiva era stata corretta.

Mi chiedo se quanto sopra sia lecito oppure no.

[Tullio01]

Vi consiglierei di acquistare una stampante portatile, così che al termine dell'assemblea si stampa e si firma il verbale, magari in due o più copie così si evitano manipolazioni.

[marodda]

Vi consiglierei di acquistare una stampante portatile, così che al termine dell'assemblea si stampa e si firma il verbale, magari in due o più copie così si evitano manipolazioni.

Il suggerimento è pertinente e sarà sicuramente seguito, ma per quanto accaduto nessuna considerazione o possibile contestazione?

[Tullio01]

Il suggerimento è pertinente e sarà sicuramente seguito, ma per quanto accaduto nessuna considerazione o possibile contestazione?

Secondo me le contestazioni in questo caso vanno fatte immediatamente, lasciata l'aula è troppo tardi.

[paul_cayard]

il dissenso nella discussione può anche esserci stato, ma se la votazione (che anch'essa c'è stata) è stata unanime, immagino che quest'ultima cosa sia importante che sia riportata sul verbale.

al di la del riportare il dissenso.

se invece risulta un voto contrario allora contestate il presidente e organizzatevi diversamente (es lettura e registrazione di quanto scritto a pc o quanto detto da tulliots)

[Leonardo53]

Il suggerimento è pertinente e sarà sicuramente seguito, ma per quanto accaduto nessuna considerazione o possibile contestazione?

Con la testimonianza degli altri condòmini si può citare il Presidente per aver scritto una cosa non veritiera ma cosa comporta il voto contrario di Tizio?

Ha intenzione di impugnare?

Se il voto contrario non comporta conseguenze sulla delibera è il caso di pretendere che dalla prossima assemblea se non sarà possibile stampare il verbale al momento si dovrà stilare un verbale a mano, firmarlo, fotografarlo e poi trascrivere copia conforme al computer.

 

Anche se non obbligatorio, io, dopo aver letto il verbale in assemblea, preferisco farlo firmare a TUTTI i presenti, proprio per evitare successive contestazioni su cosa è stato e/o non è stato scritto.

[marodda]

contestate il presidente

ma in concreto come? impugnando il verbale? intimandogli di farlo correggere riportandolo così come era stato redatto nel corso dell'assemblea?

[Leonardo53]

ma in concreto come? impugnando il verbale? intimandogli di farlo correggere riportandolo così come era stato redatto nel corso dell'assemblea?

Intimandogli di correggerlo spontaneamente oppure di citarlo in Giudizio per aver scritto il falso.

[Tullio01]

Il suggerimento è pertinente e sarà sicuramente seguito, ma per quanto accaduto nessuna considerazione o possibile contestazione?

Scusa, ma intendevo dire che la scrittura al PC senza la possibilità di firmare è necessario contestarla subito, ora la prova è difficile da dimostrare a meno che i condomini si prestino e facciano da testimoni.

[paul_cayard]

ma in concreto come? impugnando il verbale? intimandogli di farlo correggere riportandolo così come era stato redatto nel corso dell'assemblea?

se come dice leonardo questa variazione non comporta conseguenze sulla delibera e il condomino contrario non ha intenzione di impugnare, alla prossima assemblea cambiate presidente e segretario in quanto non degni di fiducia.

 

noi lo scriviamo a mano, lo leggiamo alla fine, lo firma il presidente e il segretario, uno o più condomini per tutti (molti "fuggono") e poi io lo trascrivo a pc per l'invio.

l'originale è ovviamente a disposizione per verifiche.

[Tullio01]

se come dice leonardo questa variazione non comporta conseguenze sulla delibera e il condomino contrario non ha intenzione di impugnare, alla prossima assemblea cambiate presidente e segretario in quanto non degni di fiducia.

 

noi lo scriviamo a mano, lo leggiamo alla fine, lo firma il presidente e il segretario, uno o più condomini per tutti (molti "fuggono") e poi io lo trascrivo a pc per l'invio.

l'originale è ovviamente a disposizione per verifiche.

E' l'ideale che ho sempre cercato di descrivere in questo forum, aggiungo che per maggior sicurezza si potrebbe scriverlo a mano con la carta carbone, una copia al presidente ed una all'amministratore, ma già il sistema da te usato garantisce una trasparenza.

[Leonardo53]

Se c'è la possibilità, si può fare ancora di meglio. Questo quanto avviene nel mio condominio:

con un notebook ed una piccola stampante laser si stampa il verbale, lo si legge, lo si firma tutti e se ne può stampare copia immediata a tutti i presenti.

Ai "fuggitivi" sarà messo il verbale nella cassetta postale.

Tutti i presenti, fuggitivi e non, firmano, indicando anche la data di proprio pugno, un foglio predisposto di ricevuta "brevi manu" di copia del verbale composto di n.... fogli, firmato da Presidente e Segretario su ogni foglio.

 

Nel nostro condominio sia i presenti che gli assenti ricevono copia di verbale firmato in originale da Presidente e Segretario.

So che molte di queste cose non sono obbligatorie ma più dettagli si curano, più possibili contestazioni si prevengono.

[paul_cayard]

... più dettagli si curano, più possibili contestazioni si prevengono.

vero.

in effetti anch'io spedisco o consegno brevi-mani con firma il verbale anche ai presenti per evitare discussioni, ma la mia trascrizione non è firmata.

appongo in calce la dicitura "originale firmato da ............. " (nomi firmatari).

[Tullio01]

Se c'è la possibilità, si può fare ancora di meglio. Questo quanto avviene nel mio condominio:

con un notebook ed una piccola stampante laser si stampa il verbale, lo si legge, lo si firma tutti e se ne può stampare copia immediata a tutti i presenti.

Ai "fuggitivi" sarà messo il verbale nella cassetta postale.

Tutti i presenti, fuggitivi e non, firmano, indicando anche la data di proprio pugno, un foglio predisposto di ricevuta "brevi manu" di copia del verbale composto di n.... fogli, firmato da Presidente e Segretario su ogni foglio.

 

Nel nostro condominio sia i presenti che gli assenti ricevono copia di verbale firmato in originale da Presidente e Segretario.

So che molte di queste cose non sono obbligatorie ma più dettagli si curano, più possibili contestazioni si prevengono.

Bhe la stampante è il non plus ultra inoltre si ha il file per l'archivio elettronico, tanto è vero che l'avevo suggerita subito a marodda (#2) visto che erano in possesso del PC portatile, però se non si ha il notebok o PC ne stampante, si fa la stessa cosa a mano come fa l'amico paul_cayard

[Meri]

Secondo me quando si decide di passare alla redazione informatica del verbale si deve essere anche in grado di firmarlo digitalmente, ovvero di potervi apporre la firma elettronica.

 

Ciao

[Leonardo53]

Secondo me quando si decide di passare alla redazione informatica del verbale si deve essere anche in grado di firmarlo digitalmente, ovvero di potervi apporre la firma elettronica.

 

Ciao [ATTACH]1167[/ATTACH]

Infatti quello che faccio io in assemblea non è una redazione "informatica".

E' solo un verbale scritto con la "macchina da scrivere" anzichè a mano per essere reso più comprensibile ed evitare le brutte calligrafie ma le firme restano "a mano" per autenticare quanto scritto a macchina 🙂

[Tullio01]

Infatti quello che faccio io in assemblea non è una redazione "informatica".

E' solo un verbale scritto con la "macchina da scrivere" anzichè a mano per essere reso più comprensibile ed evitare le brutte calligrafie ma le firme restano "a mano" per autenticare quanto scritto a macchina 🙂

[Meri]

Infatti quello che faccio io in assemblea non è una redazione "informatica".

E' solo un verbale scritto con la "macchina da scrivere" anzichè a mano per essere reso più comprensibile ed evitare le brutte calligrafie ma le firme restano "a mano" per autenticare quanto scritto a macchina 🙂

[Leonardo53]

Giusto Leonardo, ma a quel punto il verbale si stampa a fine assemblea e si firma, non si rimanda la sottoscrizione. Se invece si decide di lasciarlo solo su supporto informatico, allora, secondo me, andrebbe firmato elettronicamente.

 

Ciao [ATTACH]1171[/ATTACH]

Infatti nel mio post n. 12 pensavo di aver espresso cosa faccio in assemblea con notebook + stampante:

- Stampo il verbale

- Lo leggo

- La copia da archiviare è firmata da Presidente, Segretario e TUTTI i presenti

- Sia i presenti (anche in assemblea in tempo reale) che gli assenti ricevono copia firmata in originale (di proprio pugno con la penna biro) da Presidente e Segretario su ogni foglio del verbale.

 

P.S. La copia archiviata con tutte le firme dei presenti è scansionata e resa disponibile in formato PDF sul sito del condominio, generalmente già il giorno successivo all'assemblea.

 

(sarà colpa della mia pignoleria maniacale sopravvenuta dopo l'esperienza con un amministratore professionista, ma se si continuerà con queste linee guida anche quando io non sarò più in grado o non avrò voglia di continuare ad amministrare, ai "discendenti condominiali" sarà evitato di dover fare la stessa battaglia che ho dovuto fare io)