Com'è noto, il contratto di locazione può essere abitativo o ad uso commerciale.
In entrambi i casi è fondamentale redigere il verbale di consegna.
Redazione del verbale di consegna delle chiavi: importanza e dettagli
Sebbene si tratti di atto non obbligatorio, esso è molto utile per descrivere l'effettivo stato dell'immobile, dei suoi impianti e in generale, delle cose che vengono consegnate al conduttore.
Il contratto locatizio di per sé spesso contiene solo una clausola di stile del tipo "visto e piaciuto".
È opportuno redigere il verbale di consegna sia in sede di inizio rapporto, sia al momento in cui la locazione cessi, qualunque ne sia la causa. In quest'ultima sede il conduttore deve restituire il bene nel medesimo stato in cui l'ha ricevuto, descritto appunto nel verbale di consegna iniziale, salvo il normale deterioramento dovuto al suo utilizzo.
Si tratta quindi di comparare il contenuto dei due verbali, di consegna e riconsegna.
Si parla di verbale di consegna delle chiavi perché si tratta del modo simbolico sulla cui base viene consegnato l'immobile e quindi il possesso dello stesso.
Occorre prestare particolare attenzione al contenuto del verbale, sia da parte del proprietario locatore che da parte del conduttore, così da scongiurare qualsiasi eventuale controversia.
Contenuto del verbale di consegna
All'interno del verbale di riconsegna dell'immobile, in generale, deve essere indicato:
- l'oggetto del verbale dove deve essere indicato l'indirizzo dell'immobile;
- la data e quindi il giorno, il mese e l'anno in cui viene firmato il verbale
- il nome del conduttore
- il nome e il cognome di eventuali testimoni che sono presenti al momento della consegna/riconsegna dell'immobile
- il nome e il cognome del locatore
- l'eventuale presenza di danni nell'immobile, dettagliandone la portata
- il numero di lettura delle utenze, quali ad esempio il gas, la luce, l'acqua, il telefono.
All'interno del verbale di riconsegna, inoltre, si dichiara che il conduttore ha effettuato tutti i pagamenti a cui è tenuto, cioè i canoni e gli eventuali oneri accessori come le spese condominiali a lui incombenti.
Il locatore, da parte sua, indica che restituisce la cauzione in euro, specificandone l'importo con gli eventuali interessi legali via, via maturati.
Queste due specificazioni sono in sede di verbale di riconsegna. Entrambi i verbali -consegna e riconsegna- hanno proprie caratteristiche.
Dettagli da includere nel verbale di inizio locazione
Quando si sottoscrive il contratto di locazione, è opportuno -sebbene non obbligatorio- redigere il verbale di consegna delle chiavi dell'immobile.
In questo documento le parti descrivono lo stato dell'immobile, alloggio o locale commerciale, al momento in cui inizia il rapporto.
Non importa che l'unità immobiliare sia priva di ogni arredo ovvero completamente arredato, con mobili, impianti e così via. In ogni caso, il verbale serve per indicare i dettagli dell'immobile stesso, ad esempio lo stato non solo degli impianti ma anche degli infissi, dei pavimenti, dell'intonacatura e via discorrendo.
Più il verbale è dettagliato, più è probabile che non sorgano problemi al termine del rapporto.
Il verbale deve essere redatto in due copie, ciascuna delle quali dovrà essere sottoscritta da entrambe le parti e allegata alla copia del contratto di affitto.
Ognuno conserva la propria copia, che può essere utilizzata come prova al momento del rilascio dell'immobile per valutare la condizione dei luoghi.
Qualora il conduttore ad inizio rapporto non contesti determinati difetti da lui riscontrati o facilmente riscontrabili al momento della consegna dell'immobile, il medesimo non può, in un successivo momento, chiedere la risoluzione del contratto per le condizioni impraticabili dell'appartamento. Nel verbale di consegna vi è la prova che ha accettato l'immobile nello stato in cui lo ha trovato.
Com'è noto, in sede di redazione del contratto di locazione le parti dedicano un'apposita clausola alla caparra che deve versare il conduttore a titolo di deposito cauzionale, come garanzia per il proprietario.
L'importo del deposito non può essere superiore a tre mensilità e deve essere restituito alla fine del contratto, sempre che non vi siano stati danni all'immobile imputabili all'inquilino.
Nel verbale di consegna vi deve essere la specifica indicazione dell'avvenuta consegna della somma concordata a titolo di deposito cauzionale.
Procedura per la riconsegna dell'immobile al termine della locazione
Per porre termine ad un contratto di locazione, si può esercitare il recesso anticipato, tramite l'invio al proprietario una raccomandata scritta A/R, con ricevuta di ritorno dove si specifica appunto la volontà di recedere.
Le tempistiche di preavviso che devono essere rispettate sono quelle previste contrattualmente.
Il solo verbale di riconsegna immobile con recesso anticipato non esonera il conduttore dall'obbligo del pagamento dei canoni residui dell'affitto.
Anche qui, il verbale deve essere sottoscritto da entrambe le parti, indicando i loro dati identificativi, nonché le informazioni sullo stato dei locali, degli impianti e dei mobili se presenti.
Conseguenze per la mancata consegna del verbale ai condòmini assenti
Il proprietario quindi dichiara di riprendere in consegna l'appartamento o il negozio in questione in buono stato di conservazione e che non sono presenti danneggiamenti rilevanti, a meno dell'ordinaria usura nel tempo dovuta al normale utilizzo.
Se non ci sono danni, il locatore deve restituire al conduttore l'importo di cui al deposito cauzionale che normalmente deve essere maggiorato degli interessi decorsi.
È utile anche riportare le letture delle utenze, ad esempio energia elettrica, gas, acqua, se queste sono state calcolate fuori dal canone di locazione, così da operare in un momento successivo l'eventuale conguaglio.
È opportuno segnalare se le utenze sono attive oppure no, perché nel primo caso il nuovo conduttore deve effettuare la voltura necessaria per avere a lui intestate le bollette mentre nel secondo caso deve procedere al subentro delle utenze, riattivandole a suo nome.
Ove invece le parti decidessero di mantenerle intestate al proprietario, dei pagamenti nei confronti dell'ente risponde solo quest'ultimo. Il conduttore naturalmente nel contratto di locazione si assume lo specifico obbligo di pagare o rimborsare le relative spese per il periodo di sua competenza.
Eventuali danneggiamenti da parte del conduttore all'immobile o ai servizi indicati nel verbale di consegna redatto all'inizio del rapporto, devono essere puntualmente descritti nel verbale.
Essi possono portare il locatore a trattenere una parte della caparra versata quale deposito cauzionale o addirittura a richiedere un rimborso economico al conduttore nel caso possa risultare che i danni siano di valore superiore a quanto versato a titolo di deposito.
Riconsegna con riserva: gestione dei danni all'immobile
Se l'immobile presenta danni, le parti possono redigere il verbale di riconsegna con riserva. Il proprietario cioè si riserva di compensare in sede giudiziale un eventuale conguaglio futuro delle spese, delle bollette o di un danno ancora da quantificare, con il deposito cauzionale trattenuto.
Se dovessero sorgere contestazioni, il proprietario deve tuttavia iniziare una causa contro il conduttore per l'accertamento dell'entità dei danni. Solo il giudice infatti può determinare l'esatto ammontare importo del risarcimento.
Ove non venisse avviato il giudizio, la cauzione deve essere restituita unitamente agli interessi maturati.
Il conduttore risarcisce i danni se consegna l'immobile danneggiato
Nel caso l'immobile abbia subito danni gravi, il proprietario può rifiutare la consegna delle chiavi, finché il conduttore non abbia ripristinato l'immobile allo stato iniziale oppure non si sia trovato un accordo bonario di risoluzione della questione.
Il consiglio è anche quello di fotografare nel dettaglio l'immobile al momento della riconsegna e, se possibile, munirsi di testimoni in grado poi di confermare, se del caso in sede giudiziale, l'esistenza di questi difetti. Circostanze oltremodo utili se il conduttore si rifiutasse di sottoscrivere il verbale di riconsegna e quindi non riconoscesse la propria responsabilità per i danni riscontrati.
Si ricorda che le spese per i piccoli interventi di manutenzione ordinaria, come la ritinteggiatura delle pareti, semplici riparazioni di prese o rubinetti, spettano al conduttore, a meno che non sia esplicitato diversamente nel contratto.
Verbale riconsegna con conduttore moroso
L'accettazione delle chiavi non implica la rinuncia a far valere i propri diritti di proprietario dell'appartamento nel caso di morosità o di danni all'immobile.
La riconsegna delle chiavi da parte del conduttore moroso non lo mette al riparo da eventuali azioni di recupero del credito maturato, quali le mensilità arretrate, e maturando, ad esempio per le mensilità relative al periodo di preavviso in quanto nel periodo successivo alla disdetta i canoni maturano normalmente.
L'accettazione del proprietario delle chiavi del proprio immobile non vale quale tacita rinuncia al recupero delle somme al medesimo spettanti per il periodo di preavviso.
Questa rinuncia non può essere dedotta dal semplice silenzio del locatore, ma deve risultare da atti o comportamenti inequivocabili. Così non può essere intesa la mera accettazione delle chiavi, di per sé inidonea a provare la rinuncia del locatore al pagamento del corrispettivo per l'intera durata del rapporto (Cass. 27 luglio 2015, n. 15769).
Il conduttore non può subordinare la riconsegna delle chiavi alla cancellazione del debito a titolo di canoni o altro; diversamente, egli potrebbe essere denunciato per appropriazione indebita.
Inoltre per il lasso temporale successivo alla cessazione del rapporto con mantenimento delle chiavi da parte del conduttore, questi è tenuto a pagare le relative mensilità oltre alle spese per le utenze.
L'obbligo di restituire l'immobile locato deve essere adempiuto tramite consegna delle chiavi al domicilio del locatore o con l'incondizionata messa a disposizione del bene. Il locatore può rifiutare un'inesatta riconsegna e, in tal caso, il conduttore è tenuto al pagamento del corrispettivo fino al momento dell'esatto adempimento ai sensi dell'art. 1591 c.c. (Trib. Catanzaro, 07 settembre 2017, n.1217).
