Tic, tac, tic, tac...il tempo scorre e tu, caro amministratore di condominio, sei in sempre in costante ritardo con le incombenze che il tuo studio ti impone? Lo so, il tema della gestione del tempo durante la giornata all'interno dello studio dell'amministratore, quale risorsa di immenso valore nella società moderna, è una questione che determina sia il clima di soddisfazione da parte del cliente, sia la buona organizzazione delle attività.
La nomina dell'amministratore condominio privo dei requisiti richiesti dalla legge.
L'amministratore di condominio ha la necessità di gestire al meglio il suo tempo non solo perché oberato da tanti adempimenti ma anche perché il suo cliente, costituito da tante persone, ha spesso l'esigenza di parlare con lui per le più disparate esigenze.
Il rischio è proprio quello di farsi soffocare dal continuo rapporto con il condomino, da parte dello studio, limitando poi il tempo a disposizione per le altre attività. D'altro canto limitare troppo il contatto con il condomino porta inevitabilmente il cliente a pronunciare la solita frase "l'amministratore? non la vediamo mai!". Probabilmente l'accusa più frequente che viene rivolta agli amministratori.
Come trovare il punto di equilibrio all'interno dello studio nella gestione del rapporto con il condomino, in modo da far percepire al cliente l'attenzione posta nei suoi confronti ed avere tempo da dedicare alle attività e soprattutto avere tempo per se stessi?
Il primo passo è educare il cliente al rispetto degli orari dedicati all'apertura dell'ufficio e delle modalità di contatto con lo studio di amministrazioni condominiali.
Studio associato per gestire meglio il condominio. Pregi e difetti
Non esiste il modello perfetto di orario, ne la perfetta modalità di comunicazione: esiste il miglior utilizzo di strumenti che rendono efficace il contatto con il cliente. Il condomino ti valuta per ciò che percepisce e non per quello che fai.
È necessario distinguere tra la qualità che viene erogata e la qualità che viene percepita: la prima è costituita da quella che l'amministratore, attraverso il suo lavoro, la sua preparazione e la sua crescita, ritiene di erogare al cliente.
La seconda è costituita da quella che il cliente, in base alle aspettative che si è creato, percepisce.
Quando la distanza tra i due distinti modi di valutare il servizio è eccessiva, si verifica una discrepanza che porta nella maggior parte dei casi a profonda frustrazione: l'amministratore ritiene di dedicare troppo tempo al condomino (che non percepisce questa sua profusione d'impegno). il condomino si sente abbandonato e poco considerato.
La soluzione è quella di comunicare al condomino quali e quante sono le attività che si svolgono nel condominio, anticipando le sue richieste e facendolo partecipe del lavoro svolto, con modalità che ciascuno studio ritiene piu idonee: mail, lettere, sopralluoghi, messaggi massivi.
Organizzate le modalità di comunicazione delle attività ai propri clienti, lo studio deve pianificare gli orari di ricevimento al pubblico scegliendo se durante questi orari l'amministratore riceve come gli altri dipendenti, oppure, solo su appuntamento coloro che lo richiedono, ponendo particolare attenzione a due aspetti:
- scegliere il collaboratore più empatico e più adatto al rapporto con il pubblico (non tutti hanno come punto di forza del proprio carattere questa caratteristica)
- quando si interagisce con il cliente ci si dedica a lui, evitando interruzioni e distrazioni (la qualità del tempo dedicato viene percepita meglio rispetto alla quantità)
La pianificazione del ricevimento al pubblico, così come la pianificazione delle altre attività varia sulla base della struttura dello studio, seguendo in ogni caso una serie di punti cardine:
- stabilire ruoli e compiti, in modo che i collaboratori abbiano la consapevolezza di ciò che viene loro affidato
- stabilire per ciascun collaboratore degli spazi nel corso della giornata, durante i quali non può essere disturbato e interrotto nel lavoro dagli altri collaboratori o dai condomini
- scrivere le procedure all'interno dello studio, in modo da poterle trasferire all'arrivo di nuovi collaboratori e dare più sicurezza al collaboratore stesso, anche in mancanza del titolare
E se la pianificazione non dovesse funzionare? sappiamo bene che anche i piani ben congegnati non si realizzano mai in modo perfetto. possono richiedere correzioni in corso d'opera sulla base delle esperienze vissute sul campo.
Il manager immobiliare. Una figura in cerca d'autore
Una corretta informazione delle proprie attività, una pianificazione delle attività di studio e la capacità di far percepire la nostra qualità durante il colloquio con il condomino ci permette di educarlo al rispetto del nostro lavoro.
Ciò si rivela utile non solo per la felicità dei condòmini, ma anche per quella dell'amministratore stesso, che può operare in un clima più collaborativo e propositivo.
