Linee guida per la richiesta di accesso alla documentazione condominiale

Richiedere la documentazione condominiale è un diritto dei condòmini.

Richiedere la documentazione condominiale in modo compulsivo e intralciante l'attività dell'amministratore non è un diritto dei condòmini.

Saper chiedere la documentazione condominiale è utile per evitare che eventuali inesattezze consentano di vanificare lo scopo della richiesta, intasando l'ufficio dell'amministratore, con conseguente rallentamento dei tempi di risposta, ovvero che quest'ultimo, nel caso di sua scorrettezza e di incompletezza della richiesta, prenda tempo per non fornire quanto chiesto.

I quesiti che i giungono sulla documentazione condominiale sono tanti e sempre incentrati su che cosa chiedere, come chiederlo e come rapportarsi con l'amministratore.

Quali documenti condominiali posso avere?

Come devo chiederli?

L'amministratore può dare gli originali ai condòmini perché questi si facciano le copie?

È possibile usare scanner portatili per fare le copie dei documenti condominiali?

In caso di copie, è sempre bene farsele firmare come copia autentica?

Dopo quanto tempo agire se l'amministratore non consegna i documenti?

Come dimostrare che l'amministratore non ha redatto/aggiornato i registri condominiali?

Questi i principali interrogativi: entriamo nel merito.

Documenti condominiali, si ha diritto a vederli tutti e averne copia di tutti

I condòmini hanno diritto a prendere visione ed estrarre copia di tutti i documenti condominiali. Un elenco qui di seguito dal carattere meramente esemplificativo, della documentazione condominiale:

• registro di anagrafe condominiale;
• registro di contabilità;
• registro di nomina e revoca;
• registro dei verbali;
• regolamento di condominio;
• tabelle millesimali;
• documentazione periodica bancaria;
• contratti con fornitori/appaltatori, ecc.;
• fatture e ricevute per spese;
• rendiconto condominiale;
• preventivo annuale di gestione.
• atti giudiziari
• Ritenute d'acconto e modelli 770 con relative ricevute telematiche

Rispetto ai documenti giustificativi delle spese è bene ricordare che essi devono essere conservati per dieci anni dalla registrazione della spesa di riferimento (art. 1130-bis c.c.)

Richiesta di accesso alla documentazione condominiale, il tipo di documento incide sulla domanda

Dimmi che documento vuoi e ti dirò come chiederlo. L'oracolo del condominio parlerebbe così; e lo farebbe a ragion veduta.

Prendiamo ad esempio i registri condominiali: ai sensi dell'art. 1129, secondo comma, c.c. all'atto della nomina e ad ogni suo rinnovo l'amministratore deve indicare ai condòmini «il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata».

Voglio prendere visione di un verbale? Posso chiamare l'amministratore e dire: lunedì prossimo (ipotetica data fissata per l'accesso a questi documenti) posso passare per vedere il registro dei verbali? Se non questo lunedì, quando? E quindi fisso un appuntamento.

Non è necessario indicare quale verbale, basta parlare del registro che si vuole consultare. Questo sì, è bene indicarlo.

E se l'amministratore non ha questi documenti? Allora egli rischia una revoca per via giudiziale, stando, però, al condòmino di dover provare, in qualunque modo l'omessa tenuta dei registri ovvero la loro irregolare tenuta. Prova non certo facile: non fornire visione o copia non significa che non esistano quei documenti, ma semplicemente che non è stato possibile consultarli.

Se poi l'amministratore li produce in giudizio, a riprova della loro esistenza, il condòmino non potrà far altro che fare osservare al giudice come sono andati i fatti, affinché lo stesso in relazione al pagamento delle spese legali di lite tenga conto della condotta dell'amministratore.

Si vogliono avere in visione e copia le fatture alla base del rendiconto?

Allora la norma di riferimento è l'art. 1130-bis c.c. a mente del quale «i condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese».

Qui non ci sono giorni prefissati, ma si decide concordando l'appuntamento. Non è obbligo dell'amministratore evadere la richiesta il giorno stesso della sua presentazione, ma egli non può nemmeno dilungarsi oltre modo; il classico caso che si valuta di volta in volta.

Un conto è avere copia di una fattura per una spesa in scadenza, altro la richiesta di una copia di una fattura di cinque anni prima, la cui quota è stata corrisposta senza contestazione.

Avere i documenti originali, per continuare nelle risposte ad una delle domande poste in principio, non è cosa scontata e comunque non è un diritto: l'amministratore è il custode dei documenti. Egli deve darli in visione in originale, ma non ha obbligo di darli in consegne affinché il condòmino ne faccia autonomamente copia. Ove lo facesse lo farebbe a suo rischio.

Che, poi, al posto della copia di opti per una scansione con penna scanner, una fotografia con lo smartphone o altri simili sistemi è cosa indifferente. Qui appresso vedremo perché.

L'assemblea condominiale non può imporre nessuna limitazione alla visione della documentazione contabile

Copie come originali, con o senza attestazione dell'amministratore

Ai sensi dell'art. 2719 c.c., rubricato Copie fotografiche di scritture, «le copie fotografiche di scrittura hanno la stessa efficacia delle autentiche, se la loro conformità con l'originale è attestata da pubblico ufficiale competente ovvero non è espressamente disconosciuta».

Le fatture dell'ascensorista, in copia, si presume uguale all'originale. La fotografia o la scansione del documento idem.

Certo, serve l'attestazione del pubblico ufficiale, ma in ambito privato la presunzione di conformità vale comunque fino a contestazione della controparte.

Così stando le cose, l'attestazione dell'amministratore è utile solamente per dar un maggior valore, ma non nel senso legale del termine. Senza attestazione quella copia si presume comunque conforme.

Ad avviso di chi scrive, è utile valutare l'apertura di un sito internet condominiale, nel quale inserire tutti i documenti che si ritiene debbano essere ivi inseriti (art. 71-ter disp. att. c.c.).

Quando è preferibile una richiesta scritta e documentabile?

In generale, ove i rapporti siano sereni e trasparenti, tutte le questioni col proprio amministratore possono essere risolte verbalmente. Dove si ritenga utile, invece, mettere la richiesta per iscritto, è bene allora che la stessa venga inviata ovvero consegnato in modo documentabile, ossia per raccomandata, per pec o consegnata a mani con firma di ricevuta.

Cosa indicare al suo interno?

Elementi che è bene siano sempre presenti:

• data della richiesta;
• espressa menzione dei documenti dei quali si chiede copia;
• termine entro quale si vorrebbe ottenerli (da valutarsi di caso in caso, mediamente per prassi si concedono 15 giorni o più a seconda della tipologia e del numero di documenti);
• richiesta di poter visionare gli originali (in modo da poter operare un raffronto con le copie);

Qualora si preferisca eseguire una scansione, allora sarà sufficiente domandare la messa a disposizione per tale scopo.