Gli articoli 1129, 1130 e 1130 bis del codice civile evidenziano che sussiste un obbligo di consegna dei documenti richiesti dai singoli condomini con riferimento all'attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso che, ai sensi dell'art. 1130 comma 1 n. 9 c.c., l'amministratore ha l'obbligo di fornire al condomino che gliene faccia richiesta ed il cui mancato adempimento costituisce ai sensi dell'art. 1129 comma 12 n. 7 c.c., causa di revoca giudiziale. Gli artt. 1129, comma 2, c.c. e 1130-bis c.c., come novellati dalla l. n. 220 del 2012, prevedono la facoltà dei condomini di ottenere l'esibizione di registri e documenti contabili condominiali in qualsiasi tempo, non necessariamente in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, sempreché l'esercizio del diritto di accesso non si risolva in un intralcio all'amministrazione, ponendosi in contrasto con il principio della correttezza ex art. 1175 c.c. La legge, quindi, delinea un equilibrato rapporto tra l'obbligo di trasparenza dell'amministratore ed il correlato diritto di informazione del singolo condomino.
Quindi è innegabile l'obbligo dell'amministratore di rendere "disponibile" la documentazione sopra detta, chiedendo però al condomino che ne faccia richiesta il rispetto del luogo e del tempo di accesso ai fini dell'estrazione delle copie a cura e spese del richiedente (art.1120 co. 2 c.c.). Non è lecito l'eventuale richiesta, da parte dell'amministratore, di compensi aggiuntivi o rimborsi ingiustificati relativi alla estrazione delle copie documentali.
Il principio è stato espresso dal Tribunale di Roma nella sentenza 15169 dell'8 ottobre 2024.
Compensi aggiuntivi o rimborsi forfettari per l'estrazione delle copie documentali chieste dal condomino e richiesta illegittima da parte dell'amministratore. Fatto e decisione.
La vicenda traeva origine dalla richiesta di due condomini di prendere visione/estrarre copia di specifica documentazione condominiale, previo appuntamento e pagamento dei relativi oneri. In particolare i due condomini richiedevano di poter accedere ai documenti indicati prima con pec del 4.6.2021 e successivamente con 19.7.2021.
L'amministratore subordinava l'accoglimento della documentazione al pagamento di un compenso specifico di € 100,00 "quale attività soggetta a retribuzione separata per richieste personali dei condomini (corrispondenza, documentazione...)". I due condomini citavano in giudizio l'amministratore, chiedendone la condanna alla consegna o messa a disposizione in copia della documentazione condominiale, con contestuale determinazione della somma ex art. 614 bis c.p.c. dovuta per ogni giorno di ritardo nell'esecuzione del provvedimento. Il Tribunale ha dato ragione agli attori.
Il giudicante ha messo in rilievo l'illegittimità della condizione imposta ai due condomini (quand'anche avallata dall'assemblea come nella fattispecie), in quanto - diversamente - l'unico onere economico legittimamente imponibile al condomino che richieda l'estrazione di copia della documentazione condominiale è costituito dalla spesa necessaria per riprodurre in copia la documentazione originale.
Di conseguenza il Tribunale ha ordinato all'amministratore di consentire agli attori la visione - con eventuale estrazione in copia a spese di quest'ultimi - della documentazione condominiale meglio individuata nell'atto di citazione; inoltre lo stesso decidente ha ritenuto di stabilire in € 20,00 l'importo dovuto dalla convenuta agli attori per ogni giorno di ritardo nella consegna della documentazione (con decorrenza dell'obbligo di pagamento differita al quindicesimo giorno successivo alla notifica della presente sentenza); infine ha condannato il soccombente a rimborsare agli attori le spese processuali.
Prendere visione della documentazione condominiale, entro quanto tempo è possibile.
Il diritto dei condomini all'accesso ai documenti contabili senza costi aggiuntivi
Il condomino può richiedere ed ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (non soltanto, dunque, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea), senza dovere specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o a estrarre copia dai documenti), purché l'esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione, non sia contraria ai principi di correttezza e non si risolva in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti (Cass. civ., sez. II, 21/09/2011, n. 19210).
Gli unici costi da sostenere sono, però, quelli per le spese vive per le mere copie. Non può considerarsi legittima, pertanto, l'eventuale richiesta da parte dell'amministratore di un compenso aggiuntivo o di un rimborso forfettario, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell'incarico per tutta l'attività amministrativa di durata annuale (Trib. Roma 4 marzo 2022 n. 3464).
Anche su questo aspetto ha avuto modo di pronunciarsi la giurisprudenza di legittimità che ha chiarito come l'esercizio della facoltà del singolo condomino di ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili non debba risolversi in un onere economico per il condominio; di conseguenza si è precisato che i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condomini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale e non invece costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell'amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell'incarico per tutta l'attività amministrativa di durata annuale (Cass. civ., sez. II, 28/02/2018, n. 4686).
