In base all'articolo 1130-bis del Codice civile i condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese.
Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
Del resto l'articolo 1129 c.c., impone all'amministratore di comunicare, contestualmente all'accettazione della nomina e a ogni rinnovo dell'incarico i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prendere gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia di documenti da lui firmata.
Tenendo conto di questa chiara norma è pacifico che un condomino possa recarsi nello studio dell'amministratore per prendere visione dei documenti originali ed eventualmente estrarne copia.
Il diritto di ciascun condomino a ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea) e senza l'onere di specificare le ragioni della richiesta è condizionato al rispetto di tre limiti fondamentali: 1) che l'esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione (spetta all'amministratore l'onere di dedurre e dimostrare l'insussistenza di qualsivoglia interesse effettivo in capo ai condomini istanti, perché i documenti personalmente non li riguardano o l'esistenza di motivi futili o inconsistenti e comunque contrari alla correttezza); 2) che non sia contraria ai principi di correttezza (si tratta di un limite di buon senso, che impedisce l'abuso di questo strumento da parte di condomini avversi all'amministratore, spinti a formulare continue richieste di copie e documenti per ostacolarne l'attività o, piuttosto, a precostituirsi un motivo di impugnazione della futura delibera); 3) che non si risolva in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti (in tal senso si veda Cass. civ., sez. II, 29/11/2001, n. 15159) In ogni caso non basta inoltrare una richiesta di accesso prima dell'assemblea se poi, a fronte di un espresso invito alla consultazione, tale invito non viene coltivato dal condomino.
Nel rispetto dei limiti sopra detti l'amministratore non può ostacolare in alcun modo la visione della documentazione richiesta o addirittura rifiutarsi di consegnarla. In ambito giudiziale l'art. 210 c.p.c. attribuisce al giudice il potere di ordinare l'esibizione di un documento o di un'altra cosa che si trovi in possesso di una parte o di un terzo e di cui si ritenga necessaria l'acquisizione al processo, stabilendo le modalità, il tempo ed il luogo dell'esibizione stessa.
Attenzione però che la richiesta di esibizione in giudizio per ottenere i documenti del condominio non sempre è necessaria. Questo principio emerge da una recente ordinanza del Tribunale di Roma del 7 dicembre 2024.
Vicenda e decisione
Alcuni condomini si sono rivolti al Tribunale per una richiesta di esibizione ai sensi dell'articolo 210 c.p.c. di documenti condominiali, nonché una CTU. La richiesta è stata respinta.
Il Giudice ha ritenuto di dover disattendere le richieste istruttorie dei partecipanti al condominio (CTU ed ordine di esibizione ex art. 210 c.p.c.) posto che, sulla base delle domande formulate e delle censure mosse all'operato dell'ex amministratore, la CTU è risultata esplorativa (cioè mirata a supplire alla mancanza di prove o a compiere un'indagine alla ricerca di elementi, fatti o circostanze non provati dai condomini).
Lo stesso giudice ha poi osservato che la richiesta di ordine di esibizione è risultata da un lato, generica in quanto diretta ad ottenere "tutta la documentazione contabile condominiale, con relativi giustificativi di spese, degli ultimi 10 anni", dall'altro, non è apparsa necessaria atteso che i condomini avrebbero potuto chiedere ed ottenere, tramite l'amministratore in carica, l'invio della documentazione relativa alla polizza e agli estratti del c/c intestato al condominio degli ultimi 10 anni.
Considerazioni conclusive
Il diritto di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili spetta ai condomini non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, ma anche al di fuori di tale sede, senza la necessità di specificare la ragione per cui essi intendono prendere visione o estrarre copia dei documenti medesimi, individuando il solo limite che l'esercizio di tale potere non intralci l'attività amministrativa, non sia contrario ai principi di correttezza e i relativi costi siano assunti dai condomini istanti.
Si noti che grava sul condomino istante l'onere di dimostrare che l'amministratore non gli abbia consentito di esercitare detta facoltà (Cass. civ., sez. II, 28/07/2020, n. 15996; Cass. civ., sez. II, 28/01/2004, n. 1544; Cass. civ., sez. II, 19/05/2008, n. 12650).
In ogni caso, in sede giudiziale, l'ordine di esibizione ex art 210 c.p.c. può essere impartito esclusivamente riguardo ad atti la cui acquisizione al processo sia necessaria ovvero concernenti la controversia, e quindi ai soli atti o documenti specificamente individuati o individuabili, dei quali sia noto, o almeno assertivamente indicato, un preciso contenuto, influente per la decisione della causa (art. 94 disp. att. c.p.c.); tra l'altro, non può essere ordinata l'esibizione in giudizio di un documento di una parte o di un terzo, allorquando l'interessato (cioè il condomino) possa di propria iniziativa acquisirne una copia e produrla in causa, atteso che l'ordine ex art. 210 c.p.c. è uno strumento istruttorio residuale, cioè utilizzabile solo quando la prova del fatto non sia acquisibile in altro modo. (Trib. Grosseto 12 settembre 2024, n. 746). In quest'ottica si può affermare che l'ordine di esibizione supplisce solo in ipotesi in cui la parte non possa ottenere in nessun modo la documentazione condominiale e vi sia stato espresso rifiuto a seguito di preventiva richiesta.
