La violazione del diritto di ciascun condòmino di esaminare ed ottenere, a sua richiesta e secondo adeguate modalità di tempo e di luogo, la documentazione amministrativa e contabile condominiale determina l'annullabilità della delibera approvativa dei bilanci in quanto afferente sul procedimento formativo delle maggioranze.
Tuttavia, incombe sul condòmino che agisca per la declaratoria di annullabilità della delibera adducendo il mancato esame dei documenti giustificativi degli elaborati di bilancio, l'onere di provare la mancata esibizione della documentazione amministrativa e contabile del Condominio, tale da inficiare i voti riportati nel verbale di assemblea
Sul punto dell'onere probatorio gravante sul condòmino impugnante si è espresso di recente il Tribunale di Roma con sentenza n. 7767 del 7 maggio 2024 che ha ribadito il principio secondo cui " il verbale di un'assemblea condominiale, munito di sottoscrizione del presidente e del segretario, ha natura di scrittura privata, sicché il valore di prova legale è limitato alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori e non si estende al contenuto della scrittura medesima, per impugnare la cui veridicità non occorre la proposizione di querela di falso, potendosi far ricorso ad ogni mezzo di prova, fermo restando, però, che poiché la delibera condominiale deve risultare in forma documentale (art. 1136, ultimo comma, cod. civ.) è inammissibile la prova testimoniale volta a dimostrare una volontà assembleare difforme da quella che risulta dal verbale".
Onere della prova nella richiesta di documentazione condominiale
Alcuni condòmini di un Condominio in Roma impugnavano cinque delibere assembleari assunte in seno ad un'adunanza condominiale, al fine di ottenere la declaratoria della loro nullità, annullabilità e/o inefficacia, la condanna del Condominio ad esibire completa documentazione condominiale, nonché la revoca giudiziaria dell'amministratore pro-tempore del Condominio.
In particolare, gli attori lamentavano che l'assemblea condominiale aveva approvato sei elaborati relativi a tre annualità di bilancio, tutti privi di quadratura, senza che fosse stato possibile esaminare nemmeno uno dei documenti giustificativi, che non venivano esibiti e allegati agli elaborati, e che l'amministratore dimissionario non aveva messo a disposizione.
Lamentavano, inoltre, che la nuova amministratrice appena nominata non aveva redatto un documento di passaggio delle consegne con relativo inventario dei documenti che le erano stati effettivamente passati dal precedente amministratore, avendo esibito una parte insufficiente dei documenti condominiali.
Si costituivano in giudizio il Condominio e la nuova amministratrice eccependo l'inammissibilità della domanda di revoca giudiziale dalla carica di amministratore del Condominio nonché concludendo per il rigetto di ogni pretesa attorea.
Il Tribunale ha ritenuto le domande infondate per non aver gli attori assolto all'onere probatorio posto a loro carico.
In particolare, gli attori non avevano dato prova della mancata esibizione della documentazione amministrativa e contabile del Condominio, tale da inficiare i voti riportati nel verbale di assemblea, nonché non avevano dimostrato una volontà assembleare difforme da quella risultante dal detto verbale.
Quanto alla responsabilità della nuova amministratrice nominata dall'assemblea, il Tribunale ne condivideva i rilievi con riferimento all'inammissibilità della domanda di revoca dall'incarico in quanto non richiesta nelle sedi previste (in assemblea, dalla maggioranza dei condòmini o in via suppletiva in Tribunale in sede di volontaria giurisdizione).
Invero, all'adunanza contestata la nuova amministratrice non aveva ancora assunto l'incarico e i bilanci approvati dall'assemblea erano stati predisposti dall'ex amministratore.
La nuova amministratrice, infatti, successivamente espletava il c.d. "passaggio di consegne" e forniva a tutti i condòmini il link per scaricare tutta la documentazione ricevuta dal precedente amministratore dal sito Web del condominio.
Accesso ai documenti condominiali, come esercitarlo correttamente
Diritti e doveri dei condòmini riguardo ai documenti contabili
A norma degli artt. 1129, comma 2, c.c. e 1130-bis c.c. (come novellati dalla l. n. 220 del 2012), i condòmini hanno il diritto di ottenere l'esibizione di registri e documenti contabili condominiali in qualsiasi tempo (non necessariamente in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea), sempreché, però, l'esercizio del diritto medesimo non si risolva in un intralcio all'amministrazione, ponendosi in contrasto con il principio della correttezza ex art. 1175 c.c. e che al condomino istante fa capo l'onere di dimostrare che l'amministratore non gli abbia consentito l'esercizio della facoltà in parola (cfr. Cass. ord., 28 luglio 2020, n. 15996)
È onere, dunque, del condòmino istante dimostrare di non aver ottenuto l'esibizione della documentazione amministrativa e contabile del condominio al fine di poter valutare la gestione condominiale e di dimostrare che l'approvazione dei bilanci da parte dell'assemblea sia inficiata dalla mancata presa visione della detta documentazione.
Il verbale di un'assemblea condominiale, munito di sottoscrizione del presidente e del segretario, ha infatti, natura di scrittura privata, sicché il valore di prova legale è limitato alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori e non si estende al contenuto della scrittura medesima, per impugnare la cui veridicità non occorre la proposizione di querela di falso, potendosi far ricorso ad ogni mezzo di prova.
Grava sull'impugnante l'onere probatorio al fine di dimostrare la non veridicità o la semplice non aderenza della documentazione all'effettivo andamento dei fatti, fermo restando, però, l'inammissibilità della prova testimoniale volta a dimostrare una volontà assembleare difforme da quella che risulta dal verbale (cfr. Cass., 8 marzo 1997, n. 2101).
L'amministratore condominiale che sia cessato dall'incarico è tenuto a restituire tutta la documentazione in suo possesso afferente alla gestione condominiale, mediante riconsegna all'amministratore subentrante, ove l'assemblea abbia provveduto al conferimento del nuovo mandato , spiegando la relativa delibera di nomina efficacia anche nei confronti dei terzi, ai fini della rappresentanza sostanziale del condominio - ovvero al singolo condomino che gliene faccia richiesta, nel caso di mancata nomina del nuovo amministratore, non legittimando siffatta evenienza uno ius retinendi della documentazione, né un esonero dal rendiconto, stante la già avvenuta estinzione del mandato collettivo intercorrente tra l'amministratore uscente e ciascuno dei condomini (cfr. Cass. ord., 24 giugno 2021, n. 18185).
La comunicazione, da parte dell'amministratore, a tutti i condomini delle credenziali di accesso al sito Web del Condominio nel quale è contenuta la documentazione amministrativa e contabile rappresenta un mezzo che, indipendentemente dalle previsioni di cui all'art. 71-ter disp. att. cod. civ., risulta senz'altro idoneo a soddisfare in ogni momento l'interesse dei predetti condomini a prendere visione e consultare i documenti afferenti all'attività del condominio ai sensi dell'art. 1130-bis cod. civ.
