Le operazioni sui conti, il Piano dei conti, il Quadro dei conti e la struttura del conto.

Il conto è lo strumento per rappresentare un determinato oggetto o fatto amministrativo, meritevole di essere rilevato contabilmente (come ad esempio Cassa, premio assicurativo, consumi elettrici, compenso amministratore, manutenzione ascensore, etc.) e ne evidenzia la consistenza iniziale nonché le successive eventuali variazioni.

Il conto, viene di norma rappresentato con una forma a T con in alto l'intestazione del conto preceduto dal codice che si decide di abbinargli. Poi, al di sotto dell'intestazione del conto, i valori in DARE o in AVERE divisi in sezioni affiancate:

Esempio: accendiamo (ossia generiamo) un conto intestandolo (ossia denominandolo) "compenso amministratore". Ipotizziamo di attribuirgli il codice 001 (dunque decidiamo una prospettiva massima di 999 conti) e di annotarlo per euro 150,00 come prima uscita (quindi in DARE).

Le informazioni di cui sopra, possono essere così rappresentante nell'ambito del conto:

Per inciso, DARE e AVERE, che un tempo erano accezioni indicanti diritti ed obblighi, ormai indicano rispettivamente sezione sinistra e destra secondo quella che ormai rimane semplicemente una prassi convenzionale.

Di seguito si riportano alcune terminologie e definizioni che attengono al conto e si riferiscono alle operazioni attuabili su di esso:

• accendere un conto, vuol dire attivare un nuovo conto;
• intestare un conto, significa denominare il conto e attribuirgli un codice specifico che identifichi solo questo;
• tenere un conto, significa operare movimentazioni all'interno di esso;
• estinguere un conto, vuol dire eliminarlo dal Piano dei Conti;
• chiudere un conto, significa che si rileva il saldo nel conto come somma algebrica tra la sezione DARE e quella di AVERE;
• addebitare/accreditare un conto, vuol dire iscrivere un valore nella colonna rispettivamente di DARE/+ o AVERE/-;
• stornare la variazione di un conto, significa che scriviamo un valore nella sezione contrapposta a quella in cui ne abbiamo iscritto precedentemente un altro. Tale operazione si usa in genere per rettificare totalmente o parzialmente una scrittura di un conto, o anche trasferire una somma da una ad altra voce di spesa;
• saldare un conto, significa determinare il saldo, ossia la differenza fra le sezioni DARE/+ ed AVERE/- di uno specifico conto;
• far funzionare un conto, vuol dire indicare la modalità di inserimento di valori nel conto stesso (in DARE e/o in AVERE).

Relativamente a quest'ultimo punto, si precisa che non tutti i conti hanno entrambe le sezioni (DARE ed AVERE) funzionanti.

In particolare alcuni funzionano in una sola colonna e questo implica che eventuali storni (iscrizione di importi a compensazione e rettifiche) non vengono effettuati direttamente su di esso, ma attraverso un altro conto aperto appositamente. Sono i cosiddetti conti monofase.

Poi ci sono quelli bifase che, invece, funzionano su entrambe le sezioni contrapposte, in DARE e in AVERE. Eventuali storni, dunque, possono avvenire direttamente su di essi.

All'interno del conto, i singoli valori rappresentano i sottoconti; così il conto "Pulizia spazi comuni" potrà contenere ulteriori sottoconti, ossia le movimentazioni che si riferiscono alle singole fatture.

I Conti, in pratica, accolgono informazioni (come i valori) relative ad un dato oggetto: sono gli elementi su cui effettuare le registrazioni contabili e dunque rappresentano i fatti avvenuti che l'amministratore di volta in volta annota nel registro di contabilità.

Un conto, una volta acceso, diviene parte del Piano dei conti e da questo si sceglieranno i conti da utilizzare nel singolo bilancio.

In particolare il Piano dei Conti è l'elenco di tutti i conti utilizzati dall'operatore contabile (amministratore, collaboratore, revisore, etc.) per le registrazioni utili per la totalità dei suoi Condomini, da dare evidenza nei Bilanci e nello Stato Patrimoniale.

Il piano dei conti non ha vincoli sulla sua forma o estensione: varia a seconda delle esigenze specifiche e viene influenzato dall'attività svolta e dalle dimensioni del Condominio.

Come accennato quando si parlava dell'intestazione del conto, a ciascuno di essi si usa abbinare un numero (codice) ed una descrizione che ne identifica il contenuto.

Per una migliore organizzazione dei conti e per renderne la consultazione agevole, è bene che le numerazioni siano consecutive e distinte per categoria.

A questo scopo conviene prevedere spazi fra i conti al fine di poter lasciare la possibilità di inserire eventuali nuovi conti mancanti per i quali emergesse la necessità di un inserimento successivo.

Per prassi, dunque, le numerazioni vengono fatte in ordine di 10 (10, 20, 30 40, …) agevolando, in questo modo la creazione successiva di conti che per fini organizzativi dell'elenco generale, si volessero inserire nel mezzo: ad esempio un conto 14 da inserire tra il 10 ed il 20 in modo da conservare l'ordine logico scelto inizialmente.

Nell'ambito del Piano dei conti, l'operatore sceglie quei soli conti che si riferiscono alle voci di bilancio che si intende contabilizzare all'interno di una gestione: quello che si viene a creare con questa selezione, è il Quadro dei Conti.

Quest'ultimo, dunque, si riferisce alla singola gestione e contiene voci estratte dal Piano dei Conti che attengono alle movimentazioni usate per quello specifico periodo.

Esso a sua volta è costituito da:

• Mastrini (anche detti Centri di costo o Gruppi), rappresentano la categoria di base delle grandezze economiche e possiamo considerarli come conti di primo livello;
• Conti, sono le grandezze economiche ricomprese all'interno del Mastrino. Possiamo considerarli come conti di secondo livello.
• Sottoconti, sono collegati ai conti e rappresentano un dettaglio (se occorre) di essi. Sono conti di terzo livello.

Nella figura qui sopra è rappresentato il Mastrino come contenitore di un conto con quest'ultimo che a sua volta accoglie n. 3 sottoconti.

Nel Quadro dei conti, tali grandezze appaiono in elenchi di voci.

Facciamo un esempio: supponiamo di voler creare un mastrino all'interno di un Quadro dei conti "Gestione condominiale ordinaria anno N", denominandolo SPESE GENERALI che abbiniamo alla tabella A.

Ipotizziamo anche di inserire nel mastrino il conto "Premio assicurativo Globale Fabbricati" e di movimentarlo con due pagamenti: i premi, che supponiamo essere semestrali.

L'elenco sarà il seguente:

Gestione condominiale ordinaria anno N

1. SPESE GENERALI (TABELLA A)

1.1. Premio assicurativo Globale Fabbricati 1.200,00

1.1.1. Premio 1° semestre, scaduto in data gg/mm/aa 600,00

1.1.2. Premio 2° semestre, scaduto in data gg/mm/aa 600,00

Qui sotto raffiguriamo - ricorrendo alla rappresentazione matematica degli insiemi - il rapporto tra mastrini, conti e sottoconti includendo anche il Piano dei conti e il Quadro dei conti.

A questo punto possiamo implementare la rilevazione contabile di un fatto gestionale, con l'impiego del conto, che si va ad aggiungere all'utilizzo della tabella delle variazioni economiche-finanziarie già esaminata in altra occasione.

Facciamo un esempio.

Poniamo che perviene una fattura di euro 300,00 per la somministrazione acqua relativa al consumo del 4° bimestre dell'anno N; pagheremo la fattura da lì a 15 giorni, data esatta della sua scadenza fissata dalla società somministrante.

Normalmente, l'operatore contabile annota sul proprio software gestionale l'arrivo della fattura denominando la voce e riportando all'interno di una data gestione l'importo, la causale e il fatto che vada pagata successivamente (spesa posticipata).

In pratica l'addetto alla contabilità non fa altro che contabilizzare la spesa all'interno di un Quadro dei conti denominato col nome della gestione, poi va a cercare il conto nell'ambito di un archivio (Piano dei conti) e se non lo trova, ne crea uno nuovo (lo accende e lo intesta).

Nell'ambito della contabilità societaria, i conti vengono tutti tenuti all'interno di un registro denominato Libro mastro. Quest'ultimo va tenuto:

• ex art. 2214 c.c. da quelle realtà le cui dimensioni e natura lo richiedono;
• ex art.14 DPR 600/1973 da tutte quelle imprese che sono in contabilità ordinaria, anche se per le imprese individuali e le società di persona tale obbligo va assolto solamente se si superano determinati volumi di affari.

Nell'ambito condominiale non vi è tale obbligo e i conti vengono contenuti all'interno di un archivio informatizzato.

Se si analizza l'esempio di cui sopra col metodo della Partita doppia, si procede distinguendo tra due momenti: il primo è quello della fattura che perviene (che contabilmente fa sorgere il debito) e l'altro è il pagamento della fattura.

Dunque il fatto amministrativo viene scomposto in due fatti più piccoli e ciascuno di essi viene analizzato da una duplice prospettiva: quella economica e quella finanziaria.

La prima attiene entrate ed uscite effettive di denaro, mentre la seconda riguarda impegni (crediti e/o debiti) che richiedono successive attività finalizzate ad incrementi o decrementi di liquidità del conto condominiale.

In particolare la fattura che viene trasmessa all'amministratore si riferisce alla prestazione di un servizio (in questo caso la somministrazione di acqua) ed è, contemporaneamente, un costo per il Condominio, nonché un debito che il Condominio assume nei confronti dell'ente somministrante.

Utilizzando gli strumenti menzionati (conto e tabella delle variazioni), avremo:

Sui Mastrini avremo:

Il debito si estingue solo col pagamento integrale della fattura che, nel caso del Condominio, data l'attuale normativa che promuove la tracciabilità dei pagamenti, è bene che avvenga tramite il conto corrente specifico.

Dunque, esaminando il fatto sempre dalla duplice prospettiva, da un lato abbiamo il debito che è stato onorato (dunque i debiti diminuiscono) e dall'altro abbiamo un decremento della disponibilità sul conto corrente per la somma erogata.

L'analisi delle variazioni economiche e finanziarie ha la seguente rappresentazione:

In questo caso utilizziamo n.2 conti:

1) "Debiti v/fornitori", nella sezione opposta a quella che evidenziava il sorgere del debito, in quanto il relativo importo è stato saldato (obbligazione integralmente assolta);

2) "Banca c/c", ipotizzando che il conto condominiale sia acceso presso un istituto di credito bancario, altrimenti, se il conto condominiale fosse postale, avremmo "Posta c/c".

Entrambi i conti appartengono alla categoria dei conti finanziari, ma mentre il primo evidenzia l'importo nella sezione DARE (variazione finanziaria attiva) perché è un'attività (diminuzione di debiti), il secondo è contabilizzato nella sezione AVERE in quanto rappresenta una diminuzione di liquidità sul conto condominiale e dunque una passività.

Sui Mastrini:

Dunque emerge che i debiti sono integralmente assolti e il costo della fattura riferita ai consumi idrici, è stata coperta attingendo dal conto corrente condominiale.

I codici riportati sono fittizi: ciascun operatore ne può utilizzare altri con denominazione diversa e con codici differenti.