Il diritto di accesso ai documenti contabili e amministrativi del condominio è riconosciuto a tutti i condòmini i quali possono esercitarlo in ogni momento (anche e soprattutto prima dell'assemblea per l'approvazione dei rendiconti e preventivi) e senza la necessità di dover giustificare le ragioni della propria richiesta, purché, però, tale richiesta non abbia il censurabile scopo di creare intralcio alla gestione, dovendo sempre sia i condòmini che l'amministratore, nei loro rapporti, comportarsi secondo i principi di correttezza e buona fede.
Cosa accade se l'amministratore impedisce ai condòmini di visionare i documenti condominiali prima dell'assemblea?
Il Tribunale di Firenze (sentenza n. 1449 del 27 aprile 2025) si è occupato di un caso di mancato accesso alla documentazione contabile di un condominio prima dell'assemblea di approvazione del rendiconto e preventivo ritenendo che la condotta dell'amministratore avesse leso il diritto di partecipazione dei condòmini richiedenti e, pertanto, in assenza di motivi giustificabili il rifiuto della richiesta, ha annullato la relativa delibera.
La lesione del diritto dei condomini di richiedere ed ottenere dall'amministratore l'esibizione e la copia dei documenti contabili
Alcuni condòmini di un complesso condominiale impugnavano due delibere assembleari chiedendone l'annullamento, essendo staso leso il loro diritto di richiedere ed ottenere dall'amministratore l'esibizione dei documenti contabili in preparazione della partecipazione alle assemblee condominiali, convocate per l'approvazione dei bilanci.
In particolare, gli attori rappresentavano che al fine di impugnare una prima delibera di approvazione del rendiconto e del bilancio preventivo avevano avviato il procedimento di mediazione.
Nelle more del primo incontro di mediazione, l'amministratore aveva convocato un'altra assemblea che aveva riapprovato il rendiconto n. 2019/2020 (sempre con il voto contrario degli attori) per le medesime motivazioni.
Era stato, così, avviato un secondo procedimento di mediazione.
Entrambe le procedure erano state assegnate al medesimo mediatore e l'incontro fissato in una data idonea a consentire all'amministratore di convocare una nuova assemblea per decidere se partecipare. Tuttavia, l'amministratore non si era presentato in quanto nell'o.d.g. relativo all'assemblea convocata era stato omesso tale argomento.
Le due procedure di mediazione si erano concluse con un verbale di mancato accordo.
Oltre alla domanda di annullamento delle delibere impugnate, gli attori, chiedevano, pertanto, di essere rimborsati delle spese vive e di assistenza legale sostenute per l'avvio delle procedure di mediazione.
Si costituiva in giudizio il condominio in persona del nuovo amministratore rappresentando di non essere responsabile dell'omesso inserimento nell'O.d.G. dell'ultima assemblea, dell'argomento inerente la partecipazione all'incontro di mediazione, essendo subentrato nella carica solo successivamente all'invio dell'avviso di convocazione della detta assemblea e di aver optato di non partecipare all'incontro in quanto "non aveva conoscenza diretta né poteva essere in grado di risolvere proprio a causa del suo repentino inserimento".
Il condominio convenuto chiedeva, pertanto, il rigetto delle domande ritenendo il precedente amministratore l'esclusivo responsabile dell'accaduto e, per tale motivo, chiedeva di citarlo in causa per essere manlevato dalle conseguenze in caso di accoglimento delle domande attrici.
Contestava l'eccessività del quantum debeatur domandato a titolo di rimborso rispetto ai parametri forensi previsti per l'assistenza legale svolta in fase stragiudiziale considerata la bassa complessità della questione trattata e il fatto che gli incontri di mediazione del secondo procedimento era consistiti in due meri rinvii.
Si costituiva in giudizio il precedente amministratore rappresentando che tra suo figlio (il nuovo amministratore di condominio) ed egli non intercorrevano da tempo buoni rapporti ed enumerava, pertanto, le vicende processuali che li avevano coinvolti.
Nel merito, il predetto terzo chiamato eccepiva la carenza di interesse degli attori ad ottenere l'annullamento delle delibere avendo corrisposto gli oneri condominiali previsti e ripartiti secondo quel dato bilancio, nonché precisava che con la prima delibera impugnata l'assemblea non aveva proceduto ad approvare il rendiconto n. 2019/2020 che invece solo nella successiva assemblea era stato possibile approvare con le maggioranze di legge.
Rilevava di aver partecipato al primo procedimento di mediazione e che egli stesso aveva consentito un ulteriore rinvio della procedura per essere autorizzato a partecipare anche alla seconda mediazione medio tempore avviata dagli attori, così rispettando gli obblighi del suo incarico professionale.
Escludeva di aver mai negato agli attori di visionare nel corso del 2021 la documentazione contabile, nonché rappresentava di ritenere eccessiva la somma richiesta a titolo di rimborso di spese per assistenza legale nelle procedure di mediazione.
Ad ogni modo chiedeva, ed otteneva, di essere autorizzato a citare in causa la propria compagnia di assicurazione per essere manlevato dalle conseguenze derivanti dall'accoglimento della domanda di condanna attorea e di manleva proposta dallo stesso condominio.
Si costituiva in giudizio la Compagnia assicurativa eccependo l'inoperatività della garanzia prestata dalla polizza in quanto stipulata dall'ex amministratore proprio in tale qualità per cui la detta polizza era ancora in essere a copertura del condominio, soltanto per le perdite causate involontariamente ai terzi nell'esercizio del mandato di amministratore p.t. dello stabile e non anche per sue condotte volontarie.
Istruito documentalmente il giudizio, il Tribunale rigettava la domanda di annullamento della prima delibera assembleare e conseguentemente anche la domanda di rimborso delle spese di assistenza legale della relativa procedura di mediazione. Annullava, invece, la seconda delibera impugnata.
Accoglieva la domanda di manleva formulata dal condominio nei confronti del precedente amministratore (terzo chiamato) mentre rigettava la domanda di manleva proposta da quest'ultimo nei confronti della compagnia assicurativa.
In particolare, il Tribunale, quanto alla prima delibera impugnata, riteneva che dopo la manifestazione di dissenso dell'attore, non fosse stato approvato il rendiconto n. 2019/2020 e dunque non fosse stata adottata alcuna delibera passibile di valutazione sul piano della legittimità, con la conseguenza che l'azione attorea era priva di fondamento.
Riteneva, altresì, che il bilancio non potesse neanche dirsi approvato tacitamente (come sostenuto dal precedente amministratore) per il fatto dell'avvenuto pagamento delle rate condominiali ancor prima della formale approvazione.
Quanto alla seconda delibera impugnata, il Tribunale riteneva legittima la richiesta degli attori all'amministratore dell'epoca di visionare la documentazione contabile in vista dell'assemblea di approvazione dei rendiconti e preventivi; richiesta che, non essendo stata riscontrata dall'amministratore neanche in prossimità della successiva assemblea, aveva esposto l'amministratore a responsabilità, tanto più in considerazione della mancata indicazione all'ordine del giorno dell'ultima assemblea, dell'autorizzazione a partecipare all'incontro di mediazione avviato dagli attori.
Mancata esibizione di registri e documenti contabili condominiali: l'onere della prova
Considerazioni conclusive
Con la sentenza in esame, il Tribunale di Firenze ha ricordato che, sebbene la giurisprudenza (Cass., sent. n. 10621 del 28.4.2017) ammetta la possibilità per l'amministratore di riscuotere gli oneri condominiali a prescindere dall'approvazione del bilancio in cui sono appostati (in base al principio per cui le obbligazioni condominiali hanno natura di obbligazioni reali preesistenti a qualsivoglia delibera di approvazione della spesa e sono legate all'utilizzo del bene medesimo) è pur vero che tale circostanza non può portare alla statuizione che l'approvazione del bilancio da parte dell'assemblea possa essere tranquillamente superata senza effetti in capo al condominio.
Sul punto, infatti, si rileva che, oltre all'obbligo di legge in capo all'amministratore circa la convocazione dell'assemblea ex art. 1130 c. 1 n. 10 c.c., la mancata approvazione del bilancio non consentirebbe al condominio di ottenere, nei confronti del condomino moroso, un decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo ex art. 63 disp. att. c.c. (Cass. n. 15017/2000); inoltre, è pur vero che l'assemblea condominiale può anche porre in essere un'attività assimilabile ad una "ratifica" quando approva un rendiconto condominiale, ma ciò vale solo per quel particolare impegno di spesa che ha ecceduto i poteri di gestione ordinaria dell'amministratore di condominio, ancorché non autorizzato (cfr., in tal senso, Tribunale di Genova, sentenza 25 febbraio 1994).
Quanto invece all'esercizio del diritto alla consultazione ed alla visione della documentazione contabile del condominio, il Tribunale di Firenze ha richiamato l'evoluzione giurisprudenziale che ha portato a riconoscere ad ogni condòmino il diritto di visionare ed estrarre copia della documentazione condominiale conservata dall'amministratore in ogni momento e senza la necessità di dover giustificare le ragioni della propria richiesta, purché, però, tale richiesta non abbia il censurabile scopo di creare intralcio alla gestione condominiale.
Difatti, sino al 1998, la Giurisprudenza adottava un orientamento piuttosto restrittivo (si veda, ad esempio, la sentenza della Corte di Cassazione Civile n. 2220 del 05 aprile 1984), che concedeva, normalmente, al singolo condomino il potere di visionare la documentazione condominiale solo in sede di rendiconto annuale presentato dall'amministratore nell'assemblea ordinaria di approvazione del bilancio, mentre, all'infuori di tale sede, il suo diritto di ottenere dall'amministratore l'esibizione dei determinati documenti contabili poteva essere riconosciuto solo a condizione che venisse dal condomino addotto e dimostrato uno specifico interesse al riguardo.
Successivamente, la Corte di Cassazione con la sentenza n. 8460 del 26 agosto 1998 ha cambiato radicalmente la prospettiva dei precedenti giudici sul tema, affermando il pieno diritto del condòmino di avere copia dall'amministratore dei documenti contabili del condominio non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, ma anche al di fuori di tale sede, senza la necessità di specificare la ragione per cui essi intendono prendere visione o estrarre copia dei documenti medesimi e sempre che l'esercizio di tale potere non intralci l'attività amministrativa, non sia contrario ai principi di correttezza ed i relativi costi siano assunti dai condomini istanti.
Orbene, benché l'amministratore del condominio non abbia l'obbligo di depositare la documentazione giustificativa del bilancio negli edifici, egli è tuttavia tenuto a permettere ai condòmini che ne facciano richiesta di prendere visione ed estrarre copia a loro spese, della documentazione contabile
Nel caso di specie, il Tribunale ha ritenuto che la decisione dell'ex amministratore di condominio di non collaborare con il condòmino richiedente la documentazione fu esclusivamente dettata da ragioni personali poiché l'istanza:
- non era in grado di ostacolare la "vita condominiale" (essendo stata inviata proprio in considerazione che sarebbe stata tenuta l'assemblea ordinaria per l'approvazione dei vari rendiconti e preventivi) spettando all'amministratore l'onere di dedurre e dimostrare l'insussistenza di qualsivoglia interesse effettivo in capo ai condomini istanti, perché i documenti personalmente non li riguardano o l'esistenza di motivi futili o inconsistenti e comunque contrari alla correttezza;
- non era contraria ai principi di correttezza: si tratta di un limite di buon senso, che impedisce l'abuso di questo strumento da parte di condòmini avversi all'amministratore, spinti a formulare continue richieste di copie e documenti per ostacolarne l'attività o, piuttosto, a precostituirsi un motivo di impugnazione della futura delibera;
- né poteva risolversi in un onere economico per il condominio: i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condomini richiedenti (in tal senso si veda Cass. civ., sez. II, 29/11/2001, n. 15159).
