La gestione condominiale comprende un insieme di attività che, per essere eseguite in modo professionale, richiedono ottime capacità organizzative.
Tra queste spicca la gestione degli interventi, una mansione tanto poco discussa quanto delicata, poiché coinvolge professionisti esterni e necessita di un ottimo coordinamento, soprattutto quando i condomìni da gestire sono più di uno.
Manutenzione ordinaria, pulizia delle aree comuni, riparazioni di impianti comuni: queste sono solo alcune delle aree di intervento che un amministratore professionista si trova a dover gestire.
Fortunatamente, l'avvento di nuovi strumenti digitali sta rivoluzionando il settore, costituendo un valido aiuto per i professionisti che hanno necessità di avere sempre il pieno controllo sulle attività in corso.
Vediamo perché è importante dotarsi di un processo che aiuti a gestire al meglio gli interventi e i motivi che spingono sempre più amministratori a dotarsi di software per il condominio che permettono di gestire in modo digitale tali interventi.
Gestione interventi: perché è importante avere un processo
Il carico di lavoro di un amministratore condominiale può risultare talvolta elevato, tanto da rendere difficile riuscire a tenere traccia in modo efficiente delle attività in corso.
Avere un sistema di gestione degli interventi ben strutturato è importante per tre motivi:
- Permette di intervenire con più efficacia e puntualità.
Quando si hanno ben chiare le azioni da svolgere, anche gli imprevisti possono essere risolti in modo repentino.
Organizzare le informazioni con criterio, infatti, aiuta a prendere provvedimenti più efficaci: ad esempio, mantenere un archivio ordinato e condiviso dei fornitori condominiali può essere molto utile per agevolare il loro intervento in caso di necessità. - Aiuta tenere traccia degli interventi eseguiti.
Avere un processo di gestione consolidato aiuta anche ad avere un quadro chiaro e preciso di tutte le attività in corso di svolgimento, scongiurando il rischio di tralasciarne alcune di importanza fondamentale, come delle manutenzioni importanti che, se non eseguite prontamente, possono creare disagi o pericoli agli abitanti del condominio. - Aumenta la fiducia e la soddisfazione dei condòmini,
poiché si rendono conto che lo stabile è gestito con professionalità e in modo attento alle loro esigenze.Ciò contribuirà anche a farli sentire più coinvolti e partecipi alla vita del condominio.
Gestione digitale delle pratiche di intervento condominiale: i vantaggi per amministratori e condòmini
L'utilizzo di supporti digitali per monitorare l'iter delle attività in corso nei propri condomìni è sempre più diffuso, in quanto consentono di liberare tempo al professionista, permettendogli di concentrarsi su attività di valore.
Nello specifico, ecco i vantaggi dell'utilizzo di strumenti digitali per la gestione di pratiche di intervento condominiale:
- Aiutano a gestire al meglio il rapporto con i fornitori.
Le soluzioni digitali aiutano a tracciare gli scambi avuti con i fornitori e gli interventi da questi effettuati, in modo da avere sempre uno storico utile per ogni evenienza.Ma non solo: semplificano anche l'inoltro di file e schede tecniche, come mappali del condominio o certificazioni necessarie per effettuare determinati interventi, come ad esempio sull'impianto idrico o elettrico.
Tali strumenti consentono di archiviare i contatti di tutti i fornitori in modo che, in caso di necessità, siano sempre reperibili da amministratore ed eventualmente anche dai condòmini.
- Consentono di mantenere uno storico degli interventi.
Poter accedere ad un registro lavori delle attività pregresse è molto utile per tracciare tutte le attività e verificare quelle ancora aperte, sospese o risolte. - Permettono l'accessibilità 24 ore su 24.
I software si connettono alla rete e permettono così un aggiornamento dei dati in tempo reale, ma soprattutto un accesso ai dati in ogni momento, anche tramite app mobile.Ciò consente di gestire al meglio eventuali urgenze.
- Favoriscono il coinvolgimento dei condòmini.
In alcuni casi è possibile avere una piattaforma condivisa con i condòmini per raccogliere in modo ordinato e sistematico le eventuali segnalazioni.Questi possono segnalare i problemi in modo semplice e veloce, senza rischiare di perdere informazioni tra fogli ed email volanti.
In questo modo la gestione diviene più trasparente, aumenta la fiducia dei condòmini e di conseguenza il livello di soddisfazione generale.
Gestire attività ed interventi legate ai condomìni in modo digitale con Domustudio
È in costante aumento il numero di amministratori professionisti che decidono di dotarsi di strumenti digitali completi per la gestione del condominio.
Sul mercato esistono programmi che supportano nelle attività di amministrazione del condominio dalla A alla Z: dalla parte contabile/fiscale a quella operativa, fino alla gestione di attività ed interventi.
Il software per condominio ad oggi più usato in Italia è Danea Domustudio, perfetto per amministrare in modo semplice e professionale condomìni di qualsiasi dimensione.
La pratica sezione "Attività ed interventi" all'interno del software permette di gestire lavori, manutenzioni o guasti dalla A alla Z: dalla richiesta all'invio delle schede tecniche fino al monitoraggio delle attività e alla loro conclusione.
L'amministratore ha tutte le pratiche sempre aggiornate e strutturate, comprensive di tutte le informazioni chiavi delle attività.
Dall'app "Danea Interventi", i fornitori possono visualizzare e gestire le richieste in tempo reale, anche dal cantiere, tramite l'uso di smartphone e tablet.
Anche i condòmini vengono coinvolti nell'attività di gestione interventi: è possibile dare loro visibilità sulle attività in corso dal sito web MioCondominio ed eventualmente permettere loro di integrare le informazioni con ulteriori aggiornamenti.
Ad esempio, se dopo un intervento sull'impianto idraulico un condòmino nota il sussistere di una perdita, può procedere con il segnalarlo all'interno della piattaforma, cosicché l'amministratore possa vederlo in tempo reale prendere i giusti provvedimenti.
