I condomini hanno il diritto di accedere alla documentazione condominiale. Tanto si evince dall'art. 1130-bis, a tenore del quale «I condòmini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese».
È possibile che il condominio sia coinvolto in un procedimento giudiziario, sia come parte attrice che come convenuta; in entrambi i casi i condòmini potrebbero avere interesse a prendere visione degli atti processuali (citazione, memoria difensiva, decreto ingiuntivo, ecc.). Cosa prevede la legge con specifico riferimento a tale richiesta? I condòmini possono accedere agli atti processuali? Scopriamolo.
Definizione di atti processuali nel contesto legale
Per "atti processuali" si intendono i documenti che si inseriscono all'interno di una procedura innanzi all'autorità giudiziaria.
In buona sostanza, si tratta sia degli atti che danno impulso a un processo (atto di citazione o ricorso) sia di tutti quelli consequenziali (comparsa di costituzione, memorie difensive, note scritte, istanze, ecc.), passando per i verbali d'udienza e i provvedimenti giudiziari (decreti, ordinanze e sentenze).
Chi è responsabile della conservazione degli atti legali?
Gli atti processuali sono diligentemente conservati dall'avvocato del condominio, il quale è tenuto a condividerli con l'amministratore che gli ha formalmente conferito l'incarico, su richiesta di quest'ultimo.
In effetti, l'avvocato è l'unico soggetto che ha accesso diretto agli atti processuali, prelevandoli direttamente dalla cancelleria (telematica) dell'ufficio giudiziario adito.
L'amministratore, come ogni assistito, ha il diritto di prendere visione e di avere copia di detta documentazione, rivolgendosi al proprio legale di fiducia.
In alternativa, egli potrebbe indirizzare la sua richiesta direttamente alla cancelleria del tribunale competente, dimostrando la propria qualità di parte coinvolta nel procedimento (in veste di legale rappresentante della compagine, ovviamente).
=> Accesso alla documentazione condominiale, modalità di esercizio del diritto
Modalità di accesso degli condomini agli atti processuali
Detto dell'amministratore, veniamo ora ai proprietari. I condomini possono accedere agli atti processuali? Se sì, in che modo?
Per rispondere alla domanda bisogna innanzitutto stabilire se tale documentazione rientra tra quelle che, essendo nella sua disponibilità, l'amministratore è tenuto a mostrare ai condòmini che ne facciano richiesta, ai sensi della sopracitata norma del codice civile.
In ragione di quanto anticipato, deve ritenersi che gli atti processuali non facciano propriamente parte della "documentazione condominiale" di cui sopra.
Quanto detto non significa, però, che tali atti siano inibiti ai condòmini, i quali restano pur sempre i titolari delle situazioni giuridiche oggetto della vicenda processuale.
Pertanto, pur non essendo nella sua immediata disponibilità, l'amministratore è tenuto a chiedere all'avvocato la documentazione processuale di cui necessitano i condòmini.
Detto in altri termini, l'amministratore deve adoperarsi per recuperare gli atti del procedimento giudiziario che vede coinvolta la compagine, se i condòmini glielo chiedano.
Quest'obbligo, peraltro, sorge in capo all'amministratore anche qualora la richiesta provenga da un solo condomino.
Cosa fare, invece, se l'amministratore rimane inerte a fronte della richiesta dei proprietari di ottenere la documentazione processuale?
In un'ipotesi del genere deve ritenersi che i condòmini possano rivolgersi direttamente all'avvocato che difende il condominio.
Tale convincimento si evince, per analogia, dalla possibilità che la giurisprudenza riconosce ai condòmini di accedere alla documentazione condominiale "bypassando" l'amministratore.
Ad esempio, a proposito della possibilità di prendere visione degli estratti del conto corrente condominiale, nonostante l'art. 1129, settimo co., c.c., affermi che «ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica», sia il Garante per la privacy (n. 387 del 23 aprile 2015) che l'Arbitro bancario (decisione n. 400 del 22 gennaio 2014 e n. 814 del 19 aprile 2011) hanno specificato che, se in prima battuta non provvede l'amministratore, i condòmini hanno il diritto di accedere direttamente alla documentazione bancaria.
D'altro canto, il Tar Liguria (n. 705 del 7 luglio 2023) ha espressamente stabilito che i condòmini hanno il diritto di accedere ai titoli edilizi del condominio in possesso dell'ufficio tecnico comunale.
Così testualmente: «In materia di condominio negli edifici, la giurisprudenza ammette costantemente il diritto del condominio ad accedere alle pratiche edilizie concernenti il fabbricato condominiale e, reciprocamente, il diritto del singolo condomino ad ottenere copia dei titoli edilizi e paesaggistici richiesti dal condominio».
La giurisprudenza ha precisato inoltre che il diritto di accesso può essere esercitato anche e indipendentemente dalla pendenza di un giudizio.
Alla luce di tali precedenti, possiamo affermare che i condòmini possono accedere agli atti processuali facendone richiesta:
- in prima battuta all'amministratore, il quale a propria volta girerà la richiesta al difensore;
- in subordine all'avvocato del condominio;
- infine, alla cancelleria dell'ufficio giudiziario ove è pendente il procedimento.
Negli ultimi due casi, il condomino interessato dovrebbe dimostrare di aver fatto precedentemente richiesta all'amministratore e che questo sia rimasto inerte oppure non abbia ottenuto la documentazione richiesta.
Questo in teoria. In pratica, il condomino interessato a prendere visione della documentazione processuale difficilmente potrà soddisfare la propria esigenza recandosi in cancelleria, atteso che da oltre un decennio è in vigore il processo civile telematico che ha comportato la "smaterializzazione" degli atti processuali, esistenti solamente in formato digitale.
Pertanto, il condomino che dovesse recarsi dal cancelliere non troverebbe alcun atto materiale da visionare.
Non resta, quindi, che rivolgersi all'avvocato affinché, accedendo al fascicolo telematico tramite Polisweb (il grande archivio digitale che contiene gli atti presenti nelle cancellerie dei tribunali di tutta Italia) possa estrarre copia degli atti richiesti.
