Tra i tanti adempimenti cui è tenuto l'amministratore di condominio c'è anche quello riguardante la tenuta del registro di anagrafe condominiale. La denominazione è già di per sé eloquente: in esso sono riportati i dati di tutti i condòmini.
Ma non solo: come diremo a breve, il registro contiene anche i dati inerenti ai titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento.
Di seguito una guida sul registro dell'anagrafe condominiale, utile per comprenderne gli aspetti più significativi.
Definizione del registro anagrafe condominiale e contenuti obbligatori
Secondo l'art. 1130 del codice civile, l'amministratore deve curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale, contenente:
- le generalità dei singoli proprietari, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio;
- le generalità dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, anch'esse comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio.
Nella prima categoria rientrano, ad esempio, gli usufruttuari, mentre nella seconda i conduttori in locazione e i comodatari (cioè gli inquilini);
- i dati catastali di ciascuna unità immobiliare;
- ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio.
Secondo la Corte di Cassazione (sent. n. 27162 del 25 ottobre 2018), anche i dati anagrafici dell'utilizzatore in leasing di un appartamento o di un negozio facente parti di un condominio devono essere inseriti nel registro dell'anagrafe condominiale, in quanto identificanti il titolare di un diritto personale di godimento avente ad oggetto una singola unità abitativa del fabbricato.
Va specificato che i dati richiesti non devono essere comprovati da documentazione ufficiale (certificato anagrafe comunale, ecc.): è sufficiente che siano autocertificati dai condòmini mediante propria comunicazione (la cosiddetta "scheda di anagrafe condominiale"). Di tanto parleremo nel prossimo paragrafo.
L'aggiornamento del registro di anagrafe condominiale
L'art. 1130 cod. civ. stabilisce che ogni variazione dei dati contenuti nel registro dell'anagrafe condominiale deve essere comunicata all'amministratore, in forma scritta, entro sessanta giorni.
Nel corso degli anni è infatti più che probabile che alcuni appartamenti vengano venduti e acquistati da altre persone, oppure siano concessi in affitto. In tutte queste circostanze, bisogna darne tempestivo avviso all'amministratore, così da metterlo in condizione di aggiornare il registro dell'anagrafe.
In genere ciò avviene con la compilazione della cosiddetta "scheda di anagrafe condominiale", cioè quell'autocertificazione in cui il condomino comunica tutti i suoi dati (generalità, dati catastali, ecc.).
In pratica, si tratta di una comunicazione in carta semplice da inviare all'amministratore, in cui vanno indicati i dati anagrafici del nuovo inquilino, nel caso di un nuovo contratto di affitto, o del nuovo proprietario dell'unità immobiliare in caso di compravendita.
Andranno inoltre comunicati gli estremi del contratto che sancisce il passaggio di proprietà o di utilizzo dell'appartamento, ovverosia numero di registrazione e data del contratto o dell'atto notarile di compravendita.
Una soluzione molto usata è quella di trasmettere la prima pagina del contratto di locazione, che contiene tutti i dati anagrafici delle parti, l'ubicazione e la durata del contratto. In tal caso, è lecito oscurare le parti relative al rapporto economico sancito dal contratto.
Generalmente è sufficiente comunicare gli estremi della registrazione dell'atto, che consentono di risalire con facilità a tutti i dati necessari per individuare il nuovo locatario.
È però possibile che all'amministratore non venga detto nulla dei nuovi inquilini o della vendita dell'unità immobiliare sita in condominio. Cosa accade in questi casi?
Secondo il codice civile, l'amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe.
Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l'amministratore acquisisce le informazioni necessarie direttamente dalla pubblica amministrazione, addebitandone il costo ai responsabili.
Ad esempio, se l'amministratore non ha risposta dai nuovi acquirenti, può ottenere i dati anagrafici di costoro effettuando una visura catastale o ipotecaria dell'immobile presso l'Agenzia delle Entrate, addebitando loro i costi.
Registro anagrafe condominiale non aggiornato: cosa succede?
Mettiamo il caso che il registro dell'anagrafe condominiale non venga aggiornato perché i nuovi proprietari non comunicano nulla e l'amministratore rimane a sua volta inerte. Cosa succede a questo punto? È possibile chiedere la revoca dell'amministratore perché inadempiente ai suoi obblighi?
Secondo l'art. 1129 del codice civile, il mancato aggiornamento o, comunque, la scorretta tenuta e conservazione del registro dell'anagrafe condominiale rappresenta una di quelle "gravi irregolarità" che giustificano il ricorso al tribunale, anche da parte di un singolo condomino, affinché venga rimosso l'amministratore.
In pratica, se l'amministratore non aggiorna l'anagrafe condominiale potrebbe essere revocato dal giudice anche su istanza di un solo condomino (in senso contrario Trib. Udine, sentenza del 7 novembre 2014, secondo cui "deve ritenersi che non integri motivo di revoca ex art. 1129, comma 12, n. 7, c.c. il comportamento dell'amministratore che - a soli pochi mesi dall'entrata in vigore della riforma che ha introdotto all'art. 1130, n. 7, c.c. l'obbligo di tenere il registro dell'anagrafe condominiale, senza però stabilire espressamente un termine - si sia attivato con una lettera ai condomini per richiedere le informazioni necessarie alla tenuta del registro medesimo").
A cosa serve il registro anagrafe condominiale?
Il registro dell'anagrafe condominiale è uno strumento molto utile quando bisogna effettuare il recupero dei crediti presso i singoli condòmini.
La legge impone di agire tempestivamente contro i condòmini morosi; in questo senso, il registro dell'anagrafe rappresenta un importante strumento per l'amministratore, in quanto gli permette di conoscere le generalità complete del debitore e il suo domicilio, nel caso in cui non dimorasse abitualmente nell'edificio.
Dall'altro lato, l'anagrafe condominiale permette all'amministratore di comunicare i dati dei condòmini quando sono i creditori terzi a chiedere queste informazioni per agire contro di loro, come prevede l'art. 66, disp. att. c.p.c.
Ma non solo. Il registro dell'anagrafe consente all'amministratore di sapere a quale indirizzo inviare l'avviso di convocazione dell'assemblea, senza temere sbagli o pretestuose opposizioni dei condòmini.
Il registro dell'anagrafe condominiale serve anche al Comune per verificare la regolarità delle locazioni. Secondo l'art. 3, comma dieci, del d. lgs n. 23/2011, per assicurare il contrasto dell'evasione fiscale nel settore delle locazioni abitative, sono attribuite ai Comuni, in relazione ai contratti di locazione, funzioni di monitoraggio anche mediante consultazione del registro di anagrafe condominiale (cfr. Tar, sent. n. 3381 del 16 novembre 2021).
Infine, il corretto e tempestivo aggiornamento dell'anagrafe condominiale consente al singolo proprietario di evitare indebite richieste di pagamento da parte del condominio.
E infatti, il proprietario che ha venduto il proprio appartamento e che ha prodotto la documentazione necessaria per annotare l'avvenuta vendita sull'anagrafe condominiale non può essere perseguibile per eventuali morosità o problemi di qualsiasi tipo avvenuti dopo il passaggio di proprietà.
Anagrafe condominiale e trascrizione nei registri immobiliari
L'aggiornamento dell'anagrafe condominiale non può essere equiparato alla trascrizione nei registri della conservatoria immobiliare.
In altre parole, l'opponibilità di un atto (ad esempio, una compravendita o la costituzione di un usufrutto) è legata esclusivamente all'assolvimento degli obblighi di trascrizione di cui agli articoli 2643 ss. cod. civ., non potendo questi essere sostituiti dal mero aggiornamento all'interno dell'anagrafe condominiale, avendo questo adempimento valore prevalentemente burocratico.
Insomma: il registro dell'anagrafe condominiale non si sostituisce ai registri immobiliari, con la conseguenza che l'eventuale cessione di un'unità immobiliare avrà efficacia verso i condòmini per il solo fatto della trascrizione in conservatoria (così come avviene nei confronti di tutti gli altri), a prescindere dall'aggiornamento dell'anagrafe interna.
Insomma: l'atto attraverso cui è stata ceduta la proprietà o il diritto reale minore è stato costituito, qualora sia stato debitamente trascritto, è opponibile nei riguardi di ogni terzo e, dunque, anche al condominio medesimo.
Tanto è confermato da quella giurisprudenza secondo cui "Le indicazioni del registro dell'anagrafe condominiale costituiscono un elemento avente, al massimo, carattere indiziario che, in assenza di adeguata prova, non consentono di affermare che un soggetto, nella veste di erede, rivesta la qualità di proprietario o comproprietario del bene" (Trib. Nocera Inferiore, sent. 267 del 10 marzo 2020).
Registro anagrafe: amministratore può rifiutare consultazione?
Può l'amministratore rifiutare di accogliere la richiesta di un condomino di conoscere il contenuto dall'anagrafe condominiale?
Ogni condomino ha diritto di accesso alla documentazione condominiale, che non è costituita solo dal rendiconto e dalla prova dei pagamenti, ma anche dall'anagrafe condominiale.
Ma non solo: hanno diritto di accedere all'anagrafe condominiale tutti gli inquilini dello stabile, quindi anche i conduttori, i comodatari e gli affittuari.
Si badi, però, che l'amministratore ha diritto a raccogliere, conservare e diffondere (ai condòmini o alle autorità che ne fanno eventuale richiesta) solamente i dati necessari alla compilazione della scheda di anagrafe condominiale. Ogni altro dato sensibile è protetto dal diritto alla privacy e normato dalle relative leggi.
L'amministratore quindi non può negare l'accesso all'anagrafe condominiale qualora richiestogli dai singoli condòmini, sostenendo che il registro contiene dati personali coperti dalla privacy. Se facesse ciò, incorrerebbe in una grave irregolarità che giustifica la revoca giudiziale (art. 1129, secondo comma, cod. civ.).
Ai terzi non condòmini, invece, non possono essere comunicati i dati contenuti nel registro, che non possono neanche essere utilizzati per scopi non strettamente connessi con il condominio, salvo quanto detto sopra a proposito del Comune e delle altre autorità amministrative che ne facciano richiesta nell'ambito di azioni di lotta all'evasione fiscale.
Registro anagrafe condominiale: giurisprudenza
"L'amministratore ha l'obbligo di tenuta del registro dell'anagrafe condominiale, nel quale deve indicare i dati di tutti i singoli proprietari risultanti dalla documentazione in suo possesso o, acquisiti d'ufficio solo se, in relazione a taluni cespiti immobiliari, mancassero gli atti del Condominio.
Qualora invece si verifichi un trasferimento della proprietà immobiliare di taluni cespiti, è fatto obbligo al soggetto interessato (acquirente o venditore) comunicare all'amministratore in forma scritta detta variazione dei dati, affinché questi proceda al relativo aggiornamento dell'anagrafe condominiale.
Di conseguenza, nel caso in cui il condomino interessato non dia prova di tale comunicazione del trasferimento di proprietà, nessuna violazione di legge è configurabile in capo all'amministratore per omessa convocazione alle assemblee del condomino subentrante-acquirente" (Trib. Napoli, sent. del 13 gennaio 2021).
"Le indicazioni del registro dell'anagrafe condominiale costituiscono un elemento avente, al massimo, carattere indiziario che, in assenza di adeguata prova, non consentono di affermare che un soggetto, nella veste di erede, rivesta la qualità di proprietario o comproprietario del bene" (Trib. Nocera Inferiore, sent. 267 del 10 marzo 2020).
"… l'art. 1130, n. 6, c.c… impone all'amministratore la tenuta del registro dell'anagrafe condominiale che deve essere aggiornato, periodicamente, con i dati relativi alle generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali di godimento.
Qualsivoglia variazione deve essere comunicata all'amministratore dai soggetti interessati e, in caso di inerzia, mancata o incompleta comunicazione il rappresentante condominiale, previo invio di richiesta tramite raccomandata a.r., in caso di omessa risposta deve, entro trenta giorni dalla richiesta medesima, acquisire le informazioni necessarie addebitandone i costi ai responsabili.
Rientrano ancora nella categoria delle spese individuali il costo delle copie dei documenti condominiali estratte ad uso dei singoli (artt. 1129, comma 7, c.c. e 1130-bis c.c.)" (Trib. Roma, sent. n. 18138 del 24 settembre 2019).
"Il novellato articolo 1130 c.c. impone all'amministratore - a pena di revoca - in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni da parte dei successori, di richiedere con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe.
Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, il mandatario dei condòmini può acquisisce le informazioni necessarie nei registri catastali, addebitandone il costo agli eredi responsabili.
Pertanto, al fine della partecipazione all'assemblea, spetta all'erede o al legatario succeduti nel condominio l'onere di rivelarsi all'amministratore nelle rispettive qualità" (Trib. Salerno, sent. n. 199 del 18 gennaio 2019).
"Deve ritenersi che non integri motivo di revoca ex art. 1129, comma 12, n. 7, c.c. il comportamento dell'amministratore che - a soli pochi mesi dall'entrata in vigore della riforma che ha introdotto all'art. 1130, n. 7, c.c. l'obbligo di tenere il registro dell'anagrafe condominiale, senza però stabilire espressamente un termine - si sia attivato con una lettera ai condomini per richiedere le informazioni necessarie alla tenuta del registro medesimo" (Trib. Udine, sent. del 7 novembre 2014).