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Mark93

Stato Patrimoniale che non mi quadra con Millesimo

Non ho ancora capito se sono io che non c'ho capito niente o altro, ma non riesco a far quadrare lo stato patrimoniale con Millesimo. Precisando che l'amministratore precedente mi ha lasciato dei dati tutti sfalsati, perché nonostante la chiusura dell'esercizio era al 31/12/2018, molti pagavano 2018 nell'anno successivo (in questo caso 2019), quindi non si capisce dal suo foglio Excel quanto è il saldo iniziale e altro. Dopo aver inserito nel movimento consuntivo i saldi delle gestioni precedenti, sia per il consumo dell'acqua (in cui ho creato una gestione saldo esercizio precedente acqua) nello stato patrimoniale mi tornano i dati del rendiconto di cassa (giusto una differenza di 30 euro negli arrotondamenti). I dubbi sono i seguenti:

1) quando faccio ricalcolo mi dà come errore l'arrotondamento come nello screen postato, ma è giusto che ci sia questo errore nell'arrotondamento? calcolando che quest'anno dovevamo incassare 36.000 di quote condominiali a dispetto dei 32.000 euro del preventivo 2019 (causa morosità di vari condomini)

2) continuando a gestire Millesimo in questo modo a fine anno lo Stato Patrimoniale sarà a pareggio come il rendiconto di cassa del precedente amministratore che finiva sempre a pareggio?

3) cos'è quella voce variazione nelle voci dello stato patrimoniale?

errori.PNG

stato patrimoniale.PNG

Quando leggo queste cose i capelli si elettrizzano! Ma che categoria di pasticcioni…. professionisti? Ma che vadano a fare un altro mestiere. Alla terra mancano braccia per zappare! Ovvio che non si capisce niente se si inseriscono entrate o spese oltre la data della chiusura dell'esercizio: gestioni che si accavallano, c/c che squadrano…. e altro. Questi fanno contabilità con gli occhi bendati e non sanno dove vanno a finire, non solo povero amministratore subentrante ma poveri condomini… In bocca al lupo!

Giovanni Luca dice:

Quando leggo queste cose i capelli si elettrizzano! Ma che categoria di pasticcioni…. professionisti? Ma che vadano a fare un altro mestiere. Alla terra mancano braccia per zappare! Ovvio che non si capisce niente se si inseriscono entrate o spese oltre la data della chiusura dell'esercizio: gestioni che si accavallano, c/c che squadrano…. e altro. Questi fanno contabilità con gli occhi bendati e non sanno dove vanno a finire, non solo povero amministratore subentrante ma poveri condomini… In bocca al lupo! 

Del precedente amministratore non vorrei parlarne, per lui i bilanci sono tutti a posto (credo nel senso che ha pagato la stragrande maggioranza dei fornitori, tanto di cappello visti gli ammanchi per colpa dei morosi di oltre 6000 euro tra gestione ordinaria, straordinaria e acqua), anche perché ha minacciato querele a chiunque. Riguardando bene la situazione dello stato patrimoniale forse ho capito dove ho sbagliato, cioè forse il ricalcolo della gestione va fatto a chiusura esercizio? ricontrollando infatti dice saldo finale, ma quello dovrebbe essere iniziale dato che quell'arrotondamento altro non dovrebbe essere che i 3930 euro che mancano tra il preventivo di 32.000 euro fatto dall'ex amministratore e gli incassi delle rate comprensivi delle morosità che si attesta a 36.000 euro circa (cioè se tutti pagano il dovuto dovrebbero entrare 36,000 euro). Infatti solo il capitolo arrotondamenti e il capitolo da incassare acqua hanno saldo finale, mentre gli altri iniziale. Però continuo a non spiegarmi la dicitura variazione, dato che non sono stati inseriti nel movimento consuntivo nessun incasso (mi sono fermato ai saldi dell'esercizio precedente) e l'errore della tabella acqua, creato come riportato nel manuale di Millesimo (ovviamente ancora non ho inserito alcuna lettura). Spero di avere ausilio da qualcuno che utilizza Millesimo, sperando di non aver dato l'idea di essere una "capra" 😥, ma essendo il mio primo condominio, oltre che il mio primo gestionale (quando ho fatto il corso utilizzavano Danea, ma non è che hanno spiegato granché il funzionamento del gestionale).

La situazione patrimoniale è sempre uguale qualunque software usi: attività e passività; nelle due sezioni le voci sono sempre le stesse. Altre voci inventate per dare l'impressione di avere questo documento importante non hanno senso. Solitamente se mi presto a dare il mio supporto fino alla soluzione del problema desidero vedere sempre i documenti anche a video con collegamento a distanza.

la quadratura di una contabilità si vede subito se il saldo contabile della cassa coincide con la cassa reale. Se questi numeri non sono perfettamente allineati, professionisti che minacciano querele per diffamazione… sai che me faccio e dove li colloco come sopra mobili? Lo puoi immaginare. Dici che ci sono morosi per oltre 6.000 euro… e come ha fatto a pagare? Qualcuno ha pagato per i morosi? o ha anticipato di tasca sua? è sempre la contabilità a "cantare". Comunque se vuoi il mio spassionato aiuto per risolvere me lo dici e concordiamo come fare a controllare la contabilità. Ciao

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Se il problema è meramente contabile, grazie all'aiuto di Giovanni @Mark93 puoi risolvere, ma se il problema è piu' relativo all'utilizzo del gestionale, chi meglio di @stegemma puo' darti una mano?

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Giovanni Luca dice:

Dici che ci sono morosi per oltre 6.000 euro… e come ha fatto a pagare? Qualcuno ha pagato per i morosi? o ha anticipato di tasca sua? è sempre la contabilità a "cantare". Comunque se vuoi il mio spassionato aiuto per risolvere me lo dici e concordiamo come fare a controllare la contabilità. Ciao

Di tasca sua di certo no, ma comunque i preventivi di ogni anno erano gonfiati, visto che ogni anno metteva una spesa a preventivo, poi spariva nel consuntivo e si ripresentava nel preventivo dell'anno successivo. Comunque qualche debito l'ha lasciato, perché qualche fornitore veniva pagato l'anno successivo alla scadenza con gli acconti rate. Non credo si tratti di un problema contabile, comunque se sei disponibile a dare un'occhiata all'ultimo bilancio consuntivo, preventivo e rendiconto di cassa (ovviamente con i nomi dei condomini oscurati) te li posso inviare privatamente così ti fai un'idea se realmente c'è un problema contabile.

 

Danielabi dice:

Se il problema è meramente contabile, grazie all'aiuto di Giovanni @Mark93 puoi risolvere, ma se il problema è piu' relativo all'utilizzo del gestionale, chi meglio di @stegemma puo' darti una mano?

Infatti sto aspettando @stegemma per capire se è un problema relativo all'utilizzo del gestionale.

Per un anno i clienti di Millesimo hanno l'assistenza compresa nel costo d'acquisto della licenza, per cui basta chiamare in ufficio lunedì. Può anche inviare gli archivi da "Aiuto->Invia archivi all'assistenza". Conviene comunque aggiornare Millesimo all'ultima versione (la 1039) perché abbiamo aggiunto un nuovo tipo di voce nello Stato Patrimoniale: "Versamenti per competenza", per gestire anche i versamenti fatti al di fuori dell'esercizio corrente (non sarà contabilmente corretto ma molti amministratori lo fanno, perché i condòmini stessi lo richiedono).

 

La cosa importante (con qualunque programma, non solo con Millesimo) è partire da uno SP che quadra perfettamente, così da poter circoscrivere eventuali squadrature alla gestione inserita in Millesimo e non ad errori precedenti (riscontrabili solo dai documenti acquisiti con il condominio).

 

Per quanto riguarda i millesimi/letture mancanti dalla tabella, probabilmente sono stati inseriti solo a preventivo e non a consuntivo. Se ci manda gli archivi, potrei darle una risposta velocemente, per entrambi i problemi riscontrati.

 

stegemma dice:

Per un anno i clienti di Millesimo hanno l'assistenza compresa nel costo d'acquisto della licenza, per cui basta chiamare in ufficio lunedì. Può anche inviare gli archivi da "Aiuto->Invia archivi all'assistenza". Conviene comunque aggiornare Millesimo all'ultima versione (la 1039) perché abbiamo aggiunto un nuovo tipo di voce nello Stato Patrimoniale: "Versamenti per competenza", per gestire anche i versamenti fatti al di fuori dell'esercizio corrente (non sarà contabilmente corretto ma molti amministratori lo fanno, perché i condòmini stessi lo richiedono).

 

La cosa importante (con qualunque programma, non solo con Millesimo) è partire da uno SP che quadra perfettamente, così da poter circoscrivere eventuali squadrature alla gestione inserita in Millesimo e non ad errori precedenti (riscontrabili solo dai documenti acquisiti con il condominio).

 

Per quanto riguarda i millesimi/letture mancanti dalla tabella, probabilmente sono stati inseriti solo a preventivo e non a consuntivo. Se ci manda gli archivi, potrei darle una risposta velocemente, per entrambi i problemi riscontrati.

 

Attualmente sto usando il dimostrativo, la licenza volevo acquistarla dopo l'estate, sia perché sto cercando di prenderci la mano, sia perché solo allora prenderò una parte del compenso (già prendo un compenso inferiore alla mole di lavoro che devo svolgere, con oltre 50 unità immobiliari da gestire, non vorrei addirittura rimetterci, e quindi con i primi soldi pensavo di acquistare la licenza per un solo condominio). Proverò ad aggiornarlo se possibile. La tabella acqua in consuntivo non l' ho ancora inserite (nei movimenti consuntivo ho inserito solo i saldi precedenti, non avendo ancora l'estratto conto dal 01/01/2019 fino a quando Poste italiane non mi dará la chiavetta per gli estratti conto non posso inserire nemmeno i versamenti). Gli archivi li ho inviati, però da quello che ho capito gli arrotondamenti sono la differenza tra quei 32.000 euro circa del preventivo e i 36.000 euro che dovremmo incassare totalmente comprese le morosita'.

La situazione è peggiorata mentre cercavo di far quadrare tutto, con il risultato che gli errori sono aumentati, come si evince nella foto, dato che il saldo (negativo) delle rate dell'esercizio precedente si è sommato al saldo sempre negativo dell'acqua non versata (3.930,98+1.507,35), in più non so che ho combinato, ma quei capitolo non hanno più la tabella associata (perché riguardando la situazione non mi sembravano le tabelle corrette). Insomma non ci sto capendo più niente e mi sono scoraggiato 😭, stavo quasi per buttare il computer dal balcone! Non ci riuscirò mai a far quadrare tutto, più cerco di aggiustare e più sbaglio.

 

errori2.PNG

Modificato da Mark93
dimenticato inserire file

Io sono curioso di vedere cosa ti ha passato il precedente amministratore perché se la sua contabilità quadra (sarebbe un miracolo) è un tuo errore nell'inserimento dei dati.

 

stegemma dice:

Conviene comunque aggiornare Millesimo all'ultima versione (la 1039) perché abbiamo aggiunto un nuovo tipo di voce nello Stato Patrimoniale: "Versamenti per competenza", per gestire anche i versamenti fatti al di fuori dell'esercizio corrente (non sarà contabilmente corretto ma molti amministratori lo fanno, perché i condòmini stessi lo richiedono). 

 

Non tutte le bestialità che ti vengono chieste devono essere soddisfatte. Non ho mai inserito una operazione nell'esercizio chiuso il 31/12 e il condomino ha pagato il 2 di gennaio dell'esercizio successivo. In via eccezionale se paga in contanti e rilascio ricevuta con data 31/12. Mai e poi mai se ha pagato utilizzando il c/c condominiale. le conseguenza sai quali sono che questi amministratori non sanno dove abitano di casa, sono amministratori improvvisati per arrotondare. Capisco che per motivi commerciali si vende la qualsiasi ma un programma che si rispetti non deve scendere a questi compromessi. Buon lavoro

Scusate...io sono molto preistorica in questo, ma forse può anche essere utile esserlo, a  volte. 

E' stato già detto da Altri e mi associo : il gestionale, qualunque gestionale, acquisisce i dati che noi immettiamo, con LE DATE con cui li immettiamo. 

 

Da qui, e proprio dalle date, possono nascere grovigli pazzeschi, se poi ci si attende che cassa e patrimoniale li elabori il gestionale. 

 

Umilissimo consiglio che ripeto da chi me lo diede tanti anni fa e che era super-tecnologico : "cassa e patrimoniale si fanno con carta-penna-calcolatrice o con excel!" . 

 

Ora : tu @Mark93 hai il bilancio del tuo predecessore e quant'altro. 

Perchè non provi ad elaborare manualmente la tua cassa e patrimoniale? 

 

Tanto questo problema si ripeterà per qualunque altro condominio che non parta da cassa zero e di cui non sia tu il primo Amm.re!

E non dipende dal gestionale, ma dipende solo da come noi inseriamo i dati pregressi. 

 

 

 

Giovanni Luca dice:

Io sono curioso di vedere cosa ti ha passato il precedente amministratore perché se la sua contabilità quadra (sarebbe un miracolo) è un tuo errore nell'inserimento dei dati.

 

Te la posso inviare, l'unico problema è che non riesco a coprire i nomi sul PDF, posso inviarteli ugualmente?

 

MADDY60 dice:

Ora : tu @Mark93 hai il bilancio del tuo predecessore e quant'altro. 

Perchè non provi ad elaborare manualmente la tua cassa e patrimoniale? 

 

Tanto questo problema si ripeterà per qualunque altro condominio che non parta da cassa zero e di cui non sia tu il primo Amm.re!

E non dipende dal gestionale, ma dipende solo da come noi inseriamo i dati pregressi. 

Mi sono fatto i conti in base al rendiconto di cassa che mi ha passato l'amministratore uscente, e tralasciando i dati che inseriva per andare a pareggio, le passività sono quelle che calcola Millesimo (tranne l'ultimo dato che è arrivato a 7000 e passa euro perchè ho inserito il saldo del conto corrente al 31/12/2018). Io mi sono fatto l'idea che su Millesimo per fare il ricalcolo e lo Stato Patrimoniale bisogna aspettare la chiusura dell'esercizio, altrimenti i dati dello Stato Patrimoniale saranno sempre sballati (infatti le rate totali calcolate da Millesimo corrispondono più o meno a quelle preventivate dall'amministratore uscente, compresa la prima rata con i saldi dell'esercizio precedente).

Mark93 dice:

Te la posso inviare, l'unico problema è che non riesco a coprire i nomi sul PDF, posso inviarteli ugualmente?

 

certamente, sono riservati. non devo pubblicarli in rete ma saranno oggetto di corrispondenza tra me e te.

giovluca@live.it Ciao

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Giovanni Luca dice:

certamente, sono riservati. non devo pubblicarli in rete ma saranno oggetto di corrispondenza tra me e te.

giovluca@live.it Ciao

Bene, allora te li invio subito.

Millesimo calcola lo SP in base ai dati inseriti. Se tutto è stato registrato correttamente, lo SP deve quadrare così come quadrava quello iniziale, anche se mancano delle registrazioni (ognuna di quelle inserite deve quadrare). Quando si fa il ricalcolo, non si deve impostare il ricalcolo minimo (salvo casi veramente eccezionali) ma tenere tutte le opzioni spuntate; al massimo si può togliere il calcolo della sola rateazione, se il preventivo è già stato approvato dall'assemblea.

 

I capitoli vanno tutti associati ad una tabella, eccetto quelli divisi tra capitoli o divisi manualmente; quelli nell'immagine riportata sopra sembrerebbero essere capitoli di saldo esercizio precedente, che vanno collegati alla tabella omonima (che alcuni amministratori erroneamente cancellano, pensando che non serva).

 

Se si configurano correttamente i capitoli e si registra tutto correttamente non ci deve essere alcuna squadratura dello SP e nemmeno arrotondamenti del preventivo/consuntivo superiori ai centesimi.

 

Per quanto riguarda la registrazione dei versamenti al di fuori dell'esercizio, concordo che non li si dovrebbe permettere ma il programma deve essere uno strumento, non un vincolo, per l'amministratore. la soluzione che ho scelto è semplice e "indolore"; chi vuole la usa, chi non vuole continua a fare come se non ci fosse.

 

Mi hanno anche chiesto lo SP per gestione, come lo faceva PIGC; per me andrebbe fatto al giorno X e comprensivo di tutte le gestioni dell'esercizio corrente ma gli amministratori abituati con quel programma si aspettano che venga replicata questa modalità ed ha una certa logica, se non altro perché più comprensibile ai condòmini. Secondo me lo facevano così per limiti dell'altro programma nella gestione della cassa... ma non lo conosco ed è solo un'impressione, basata su quello che mi hanno raccontato quelli passati a Millesimo.

stegemma dice:

Millesimo calcola lo SP in base ai dati inseriti. Se tutto è stato registrato correttamente, lo SP deve quadrare così come quadrava quello iniziale, anche se mancano delle registrazioni (ognuna di quelle inserite deve quadrare). Quando si fa il ricalcolo, non si deve impostare il ricalcolo minimo (salvo casi veramente eccezionali) ma tenere tutte le opzioni spuntate; al massimo si può togliere il calcolo della sola rateazione, se il preventivo è già stato approvato dall'assemblea.

 

I capitoli vanno tutti associati ad una tabella, eccetto quelli divisi tra capitoli o divisi manualmente; quelli nell'immagine riportata sopra sembrerebbero essere capitoli di saldo esercizio precedente, che vanno collegati alla tabella omonima (che alcuni amministratori erroneamente cancellano, pensando che non serva).

 

Se si configurano correttamente i capitoli e si registra tutto correttamente non ci deve essere alcuna squadratura dello SP e nemmeno arrotondamenti del preventivo/consuntivo superiori ai centesimi.

 

Per quanto riguarda la registrazione dei versamenti al di fuori dell'esercizio, concordo che non li si dovrebbe permettere ma il programma deve essere uno strumento, non un vincolo, per l'amministratore. la soluzione che ho scelto è semplice e "indolore"; chi vuole la usa, chi non vuole continua a fare come se non ci fosse.

 

Mi hanno anche chiesto lo SP per gestione, come lo faceva PIGC; per me andrebbe fatto al giorno X e comprensivo di tutte le gestioni dell'esercizio corrente ma gli amministratori abituati con quel programma si aspettano che venga replicata questa modalità ed ha una certa logica, se non altro perché più comprensibile ai condòmini. Secondo me lo facevano così per limiti dell'altro programma nella gestione della cassa... ma non lo conosco ed è solo un'impressione, basata su quello che mi hanno raccontato quelli passati a Millesimo.

Ecco! Infatti la tabella saldi esercizio precedente è sparita, sicuramente l'ho cancellata per sbaglio.

Modificato da Mark93
Mark93 dice:

Ecco! Infatti la tabella saldi esercizio precedente è sparita, sicuramente l'ho cancellata per sbaglio.

Aggiungila, mettendola del tipo giusto. Millesimo ti creerà un nuovo capitolo di tipo "saldi esercizio precedente" ma dovrai collegare tu i capitoli esistenti alla nuova tabella. En passant, deve esserci anche la tabella per il versamento rate...

stegemma dice:

Aggiungila, mettendola del tipo giusto. Millesimo ti creerà un nuovo capitolo di tipo "saldi esercizio precedente" ma dovrai collegare tu i capitoli esistenti alla nuova tabella. En passant, deve esserci anche la tabella per il versamento rate...

@stegemma l'ho creata, e il capitolo che è stato creato da Millesimo l'ho associato nel movimento consuntivo ai saldi dell'esercizio precedente. Adesso non saprei se creare una tabella anche per il saldo esercizio precedente acqua, ho associarlo alla stessa tabella/capitolo, senza creare un capitolo a parte insomma. Per quanto riguarda l'errore della tabella acqua a fasce invece a quanto ho capito dipende dal fatto che non ho ancora inserito le letture. Nonostante abbia controllato i capitoli (anche se non ho ancora capito a che voce di stato patrimoniale devo inserire i capitoli tipo "assicurazione fabbricato", cioè se alla voce debiti verso fornitori o alla voce versamenti), lo Stato Patrimoniale non quadra ancora (sempre per cifre diverse a seconda delle impostazioni che cambio) e l'arrotondamento del consuntivo è eccessivo per la somma di 1.507,35 (cioè il saldo dell'esercizio precedente dell'acqua). Inoltre perché a certe voci dello Stato Patrimoniale non risulta il saldo iniziale, ma solo quello finale? quello finale non dovrebbe risultare alla fine dell'esercizio?

Se completi con la richiesta fatta in privato poi si procede con l'inserimento dati e vedrai che la situazione patrimoniale quadra.

Giovanni Luca dice:

Se completi con la richiesta fatta in privato poi si procede con l'inserimento dati e vedrai che la situazione patrimoniale quadra.

Quei lavori dell'autoclave non l'ho inseriti nel software però, non trattandosi di una gestione ordinaria, forse ho sbagliato, ma non sapendo i saldi non sapevo cosa mettere.

Mark93 dice:

@stegemma l'ho creata, e il capitolo che è stato creato da Millesimo l'ho associato nel movimento consuntivo ai saldi dell'esercizio precedente. Adesso non saprei se creare una tabella anche per il saldo esercizio precedente acqua, ho associarlo alla stessa tabella/capitolo, senza creare un capitolo a parte insomma. Per quanto riguarda l'errore della tabella acqua a fasce invece a quanto ho capito dipende dal fatto che non ho ancora inserito le letture. Nonostante abbia controllato i capitoli (anche se non ho ancora capito a che voce di stato patrimoniale devo inserire i capitoli tipo "assicurazione fabbricato", cioè se alla voce debiti verso fornitori o alla voce versamenti), lo Stato Patrimoniale non quadra ancora (sempre per cifre diverse a seconda delle impostazioni che cambio) e l'arrotondamento del consuntivo è eccessivo per la somma di 1.507,35 (cioè il saldo dell'esercizio precedente dell'acqua). Inoltre perché a certe voci dello Stato Patrimoniale non risulta il saldo iniziale, ma solo quello finale? quello finale non dovrebbe risultare alla fine dell'esercizio?

Manda gli archivi da Aiuto->Invia archivi all'assistenza (anche se hai solo il dimostrativo).

stegemma dice:

Manda gli archivi da Aiuto->Invia archivi all'assistenza (anche se hai solo il dimostrativo).

@stegemma Ok, li avevo già inviati prima di porre il quesito, comunque adesso li invio nuovamente.

Mark93 dice:

@stegemma Ok, li avevo già inviati prima di porre il quesito, comunque adesso li invio nuovamente.

Mi raccomando: non mettere la password, nell'invio, perché per i dimostrativi non sappiamo chi li manda (mancando il codice cliente) e non possiamo aprire gli archivi protetti con password.

stegemma dice:

Mi raccomando: non mettere la password, nell'invio, perché per i dimostrativi non sappiamo chi li manda (mancando il codice cliente) e non possiamo aprire gli archivi protetti con password.

@stegemma non l'ho inserita, sia precedentemente e sia adesso che ho inviato nuovamente gli archivi.

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