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Richiesta accesso documentazione condominiale all'amministratore

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Buonasera a tutti gli iscritti al forum.

Qualche giorno fa ho richiesto al mio amministratore tutta la documentazione relativa agli ultimi 10 anni  del condominio in cui vivo e all’interno del quale sono proprietario di un immobile ad uso residenziale, un box auto ed un deposito.

La mia richiesta è dovuta al fatto che negli ultimi anni ritengo che la gestione da parte del nostro rappresentante non sia stata fatta in modo cristallino per cui vorrei poter controllare di persona il registro di contabilità, le fatture, gli estratti conto della banca e tutto il materiale che mi permetta di avere un quadro chiaro della situazione.

Ho effettuato la richiesta sia tramite PEC che mediante raccomandata e la risposta pervenutami pochi giorni dopo è stata la seguente:

 

Egr. Sig. ………………, come da riscontro inviatoLe via Pec, l’attività che Lei ci chiede è soggetta a costi che sono stati contrattualmente pattuiti tra le parti al momento del conferimento dell’incarico di amministrazione del Vostro condominio.

Detto questo, Le ribadisco che i costi sono di € 500,00 per ogni anno del quale si chiede di estrarre copia che moltiplicato per 10 anni come da richiesta, fa un totale di € 5.000,00 che dovranno essere pagati a mezzo bonifico bancario al c/c della GD CONDOMINIUM S.R.L., IBAN: IT10W0303241340010000336328.

Qualora la sua attività si limitasse solo alla presa visione dei documenti, dovendo affiancarLe una risorsa, i costi sono di € 50,00 per ogni ora di affiancamento, che saranno regolarmente fatturati.

Per quanto riguarda l’appuntamento, il nostro studio riceve nei giorni Lunedì, Martedì e Giovedì dalle ore 9:00 alle ore 12:00 e dalle ore 16:00 alle ore 19:00 in ………………………. .

La invitiamo a comunicarci preventivamente il giorno e l'ora in cui eventualmente vorrà fissare l'appuntamento.

Restando in attesa di conferma, porgiamo distinti saluti.

 

Leggendo sul web e citando alcuni dei principali articoli che regolamentano l’amministrazione condominiale ovvero la legge di riforma del condominio n. 220/2012 ed inoltre:

 

1)      L’articolo 1129 comma 2 c.c. : dispone che l’amministratore debba comunicare i luoghi dove sono contenuti i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato possa prenderne gratuitamente visione ed ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.

-I numeri 6 e 7 contengono l’elencazione di tutti i registri condominiali:

-anagrafe del fabbricato;

-verbali di assemblea;

-nomina e revoca dell’amministratore;

-registro di contabilità.

- estratti conto bancari

 

2)      L'art. 1130 c.c., con riferimento al registro di anagrafe condominiale, al registro dei verbali delle assemblee, al registro di nomina e revoca dell'amministratore e al registro di contabilità.

 

3)      l'art. 1130 bis, comma II, c.c., pone ( sulla documentazione afferente) il  limite decennale. Invece per i registri possono essere richiesti sempre e comunque.

 

Ed ancora, soffermandomi Sul tema dell’accesso alle copie da parte del singolo condòmino riporto la pronuncia della Corte di Cassazione n. 4686 del 2018. La Suprema Corte, in tale sede, ha confermato una serie di principi in tema di accesso ai documenti condominiali:

-l’accesso ai documenti condominiali esercitato dai condòmini può essere messo in atto sia in sede di approvazione del rendiconto condominiale, sia durante il corso della gestione;

 

-tale accesso non deve mai costituire un intralcio all’amministrazione e non può essere contrario alla correttezza ed alla buona fede;

 

-la copia dei documenti contabili richiesta dal singolo non può determinare un onere economico per il condominio;

 

-l’entità della spesa inerente l’esercizio di tale diritto non può essere tale da arrecare grave pregiudizio al singolo condòmino (si verificherebbe, in questo caso, un eccesso di potere);

 

-la sentenza prosegue poi affermando quanto segue: “i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condòmini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale (Cass. Sez. 2, 29/11/2001, n. 15159), e non invece costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell’amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell’incarico per tutta l’attività amministrativa di durata annuale (arg. da Cass. Sez. 2, 28/04/2010, n. 10204; Cass. Sez. 2, 12/03/2003, n. 3596)”.

 

La corretta interpretazione di tale affermazione risulta, a mio avviso, la seguente:

la spesa relativa alle copie non può essere fatturata dall’amministratore al condòmino, ma deve essere inserita quale spesa personale nel bilancio;

l’amministratore potrà quindi richiedere al condominio tale somma (già posta a carico del singolo condomino), purché la relativa voce sia stata inserita nel preventivo approvato analiticamente dall’assemblea in occasione della sua nomina. Se così non fosse, l’ulteriore attività dell’amministratore (fornire copia dei documenti), rientrerebbe nel compenso relativo alla gestione ordinaria il quale, come noto, comprende tutto quanto non specificatamente escluso.

 

Dunque i due articoli del codice civile e la sentenza della cassazione sono chiari: il condòmino ha diritto di prendere visione della documentazione gratuitamente ed estrarne copia a proprie spese.

La presa visione dei documenti condominiali è completamente gratuita. Chi si accontenta di consultare le carte quindi non deve pagare nulla, neanche se l’amministratore, per ottemperare alla richiesta, deve perdere del tempo.

Ossia, l'amministratore va rimborsato delle spese delle fotocopie( il cui costo è di pochi centesimi a copia).

Non può essere considerata legittima, pertanto, l'eventuale richiesta da parte del capo condomino di un compenso aggiuntivo o di rimborso forfettario (tale da arrecare grave pregiudizio al singolo condòmino, si verificherebbe, in questo caso, un eccesso di potere considerando che vengono richiesti 500€ per ogni anno per il quale si richiede copia e  € 50,00 per ogni ora di affiancamento, di un collaboratore che saranno regolarmente fatturati  ), poiché trattandosi di una attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, è perciò compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell'incarico per tutta l'attività amministrativa di durata annuale (Cass. civ. sez.II, 29.11.2019, n. 15159).

 

 

DETTO QUESTO, LA LEGGE STABILISCE E PRECISA CHE:

Per quanto riguarda  l’estrazione delle copie, i costi vivi ricadono sul richiedente. Questo significa che le fotocopie sono a sue spese. Spese che può sostenere lui direttamente, recandosi presso una copisteria, oppure versandoli all’amministratore che abbia provveduto in prima persona. Se l’amministratore dispone di macchine fotocopiatrici presso il proprio studio può imputare i costi vivi sostenuti al condomino ma non può anche addossargli un onorario per l’impegno speso a tal fine.

INOLTRE:

Posta la gratuità dell’attività di PRESA VISIONE DELLE COPIE dei documenti condominiali, anche se l’amministratore, per ottemperare alla richiesta, deve perdere del tempo si precisa che il condòmino può portare con sé anche scanner portatili, smartphone, macchine fotografiche e quant’altro possa servire per evitare i costi delle fotocopie. L’amministratore quindi non può vietargli di “fotografare” i registri e i bilanci. Si tratta infatti di un diritto innegabile. Del resto i documenti condominiali sono di proprietà dell’intera compagine condominiale e non sono soggetti neppure ai limiti previsti dalla legge sulla privacy, atteso che ogni condomino ha diritto a conoscere tutte le informazioni e i dati raccolti che lo riguardano, le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, ad esclusione di quelle al di fuori dell’ambito condominiale per le quali vi è il divieto di diffusione.

In definitiva, salvo eventuali particolari divieti posti dal regolamento condominiale approvato all’unanimità, ai condòmini va consentito l’uso di strumenti di fotoriproduzione di loro proprietà onde estrarre copia della documentazione condominiale, senza alcuna spesa a carico degli stessi, né l’amministratore potrebbe legittimamente rifiutare una siffatta richiesta non esistendo ad oggi alcuna normativa che vieti tale possibilità

 

DOMANDA:

 

-E’ ILLEGITTIMA  LA RICHIESTA DI € 50,00 per ogni ora di affiancamento di un collaboratore o di ulteriori   prestazione professionale E costi di segreteria ?.

 

-E’ ILLEGITTIMA LA RICHIESTA DI €500 PER OGNI ANNO DEL QUALE SI RICHIEDE DI ESTRARRE LE COPIE ?

 

-E’ corretto tutto quanto esposto o ci sono delle imprecisioni, errori, articoli di legge o aspetti importanti non precisati e che è importante enunciare e sottolineare e tener conto?

 

Chiedo cortesemente e ringrazio anticipatamente tutti coloro che, per competenza professionale, esperienza e conoscenza possano suggerirmi e consigliare la giusta strada e le procedure più opportune da intraprendere al fine di ottenere tutta la documentazione richiesta all’amministratore e se quest’ultimo, in base a quanto portato a vostra conoscenza, ha violato qualche legge che ne suggerisca un eventuale revoca o richiamo nei confronti di tutti i condòmini.

 

PS: Allego richiesta spese inviatami dall'amministratore.

Saluti

Premesso che non ho letto tutto, in quanto richiedere 10 anni 

potrebbe essere, - visto la quantità -, un "disturbo" io sarei

del parere di richiedere solo un anno, in quanto se  è poco

trasparente lo si evince anche lì e poi valutare il da farsi.

Faccia le foto con il telefonino che dovrebbe essere gratis.

rioscam dice:

Egr. Sig. ………………, come da riscontro inviatoLe via Pec, l’attività che Lei ci chiede è soggetta a costi che sono stati contrattualmente pattuiti tra le parti al momento del conferimento dell’incarico di amministrazione del Vostro condominio

Ti conviene iniziare da qui:

L'amministratore dice che i costi sono stati pattuiti CONTRATTUALMENTE e quindi significa che all'atto della sua nomina e ad ogni suo rinnovo lui ha presentato il preventivo analitico di compenso, secondo il dettato dell'articolo 1129 del codice civile: (se nel preventivo sono indicate quelle cifre gliele devi riconoscere).

Inizia con il chiedere di visionare solo il suo preventivo di compenso annuale dell'ultima annualità e vedi se sono indicate le cifre che lui ha detto

 

rioscam dice:

-I numeri 6 e 7 contengono l’elencazione di tutti i registri condominiali:

-anagrafe del fabbricato;

-verbali di assemblea;

-nomina e revoca dell’amministratore;

-registro di contabilità.

- estratti conto bancari

Art. 1129 c.c.c

...L’amministratore, all’atto dell’accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l’importo dovuto a titolo di compenso per l’attività svolta...

 

rioscam dice:

I numeri 6 e 7 contengono l’elencazione di tutti i registri condominiali:

-anagrafe del fabbricato;

-verbali di assemblea; -nomina e revoca dell’amministratore; -registro di contabilità - estratti conto bancari

Gli estratti conto bancari non fanno parte dei punti 6 e 7  e la richiesta alla banca di estratti conto bancari antecedenti all'ultimo anno ha un ulteriore costo richiesto dalla banca che varia da banca a banca, Ad ogni modo nel registro di contabilità sono annotate tutte le entrate e le uscite in ordine cronologico (anche entrate e uscite in contanti), quindi dell'estratto conto degli anni precedenti potresti fare a meno.

 

rioscam dice:

Posta la gratuità dell’attività di PRESA VISIONE DELLE COPIE

Le sentenze da te postate sono tutte precedenti alla legge riforma entrata in vigore il 18/06/2013 (perfino l'obbligo di conservare la documentazione contabile per 10 anni è entrata in vigore da quella data e non prima), quindi se devi cercare Giurisprudenza, ti consiglio di cercarle post/riforma.

Per quanto riguarda la gratuità della visone dei documenti contabili, non è affatto scontato perchè il termine "gratuito" è indicato solo per la visione dei 4 registri (il "ne" dell'articolo 1129 è accordato solo ai registri) ma non per prendere visione dei documenti contabili. Tra l'altro, prendere visione di 10 anni di documentazione che non puoi più impugnare percheè sono trascorsi i termini, significa proprio ostacolare l'attività dell'amministratore:

 

Art. 1129 c.c.

...Contestualmente all’accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell’incarico, l’amministratore comunica i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata...

 

Art. 1130 bis

... I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione...

 

Come vedi, nell'articolo 1130-bis che riguarda i documenti contabili, non c'è più la parola "gratuitamente" che c'era riguardo alla visione dei registri e pertanto si intende che anche la visione dei documenti ha un costo che è quello indicato dall'amministratore per metterti a disposizione una persona che tiri fuori dall'archivio ogni documento che vuoi visionare e poi riarchiviarlo.

 

In conclusone, per prima cosa ti consiglio di chiedere copia del compenso annuale e verificare che sia stato approvato dall'assemblea.

Un contratto che avesse forza di patto per più anni e non solo per un anno dovrebbe riportare la firma di tutti i condòmini e quindi anche la tua.

Se il "patto contrattuale" non esiste e non esiste nemmeno il preventivo di compenso annuale analitico, comincia da lì e rivolgiti ad un avvocato per chiedere la NULLITA' dela nomina, come indicato nel mio primo stralcio dell'articolo 1129.

 

Modificato da Leonardo53
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Buongiorno.

Ringrazio tutti per la celere risposta.

 

Se ho capito bene dunque, per ciò che riguarda i 4 registri:

1) registro di anagrafe condominiale

2) registro dei verbali delle assemblee

3) registro di nomina e revoca dell'amministratore (all'interno  del quale dovrebbe essere inserito il preventivo 

    analitico relativo  al compenso  e le specifiche relative alle ulteriori spese tra cui quelle richieste per presa

    visione e rilascio copie dei documenti contabili)

4) registro di contabilita',

 

in base all'art. 1129 posso tutt'oggi chiederne presa visione gratuitamente in quanto l'art 1129 è tutt'ora in vigore, giusto? 

 

mentre per i documenti contabili, in base all'art.1130- bis, non essendo precisato il "gratuitamente" è in dubbio la loro gratuità e qualora fosse previsto dal preventivo analitico, devo attenermi ad esso.

 

Rivolgo le seguenti domande:

1) Qualora l'art. 1129 mi garantisca la gratuità della presa visione dei 4 registri, l'amministratore, chiedendomi il pagamento delle spese per un servizio (presa visione con pagamento di € 50 ad ora ) che dovrebbe garantirmi in modo gratuito, non ha commesso un illecito?

 

2) Poichè tra pochi giorni è prevista l'assemblea ordinaria annuale per l'approvazione del rendiconto preventivo e consuntivo e del bilancio dell'esercizio 2021, come posso approvare lo stesso se non ho a disposizione fatture, estratti conto e  tutto quanto necessario per poter controllare la correttezza della gestione?

Ho diritto di richiedere, almeno per la gestione 2021, i documenti contabili e tutto quanto necessario per avere un quadro chiaro della situazione?

 

Ringrazio  tutti coloro che mi forniscano ulteriori delucidazioni in merito.

Saluti

 

 

rioscam dice:

3) registro di nomina e revoca dell'amministratore (all'interno  del quale dovrebbe essere inserito il preventivo 

No, nel registro di nomina e revoca sono annotate solo le date di Nomina e revoca assembleari e/o giudiziali ma il preventivo analitico dovrebbe essere allegato al verbale di conferma annuale e farne parte integrante. 

La sostanza non cambia perchè il preventivo analitico non lo troveresti ne registro di nomina ma lo troveresti nel registro dei verbali 

 

rioscam dice:

1) Qualora l'art. 1129 mi garantisca la gratuità della presa visione dei 4 registri, l'amministratore, chiedendomi il pagamento delle spese per un servizio (presa visione con pagamento di € 50 ad ora ) che dovrebbe garantirmi in modo gratuito, non ha commesso un illecito?

L'articolo 1129 del codice civile è INDEROGABILE e pertanto anche se ci fosse un patto in deroga come un preventivo di compenso che prevede il pagamento per la visione dei registri, tale patto contrattuale sarebbe radicalmente NULLO.

 

rioscam dice:

2) Poichè tra pochi giorni è prevista l'assemblea ordinaria annuale per l'approvazione del rendiconto preventivo e consuntivo e del bilancio dell'esercizio 2021, come posso approvare lo stesso se non ho a disposizione fatture, estratti conto e  tutto quanto necessario per poter controllare la correttezza della gestione?

Ho diritto di richiedere, almeno per la gestione 2021, i documenti contabili e tutto quanto necessario per avere un quadro chiaro della situazione?

Qui entriamo in una zona d'ombra perchè l'amministratore potrebbe dirti che a pochi giorni dall'assemblea non è in grado prendere un appuntamento con te ma hai tutto il diritto di visionare la documentazione contabile del rendiconto (anno di gestione) in assemblea, anche a costo di fare l'alba.

Se non ti sarà consentito di visionare la documentazione in assemblea o l'amministratore non avrà con se la documentazione, potrai votare contro l'approvazione preannunciando l'impugnazione se non sarai messo in condizione di visionarla gratuitamente prima che scadano i 30 giorni di ANNULLABILITA'

Grande @Leonardo53, risposte chiare, documentate ed esaurienti. Una fonte da cui attingere saggezza e competenza. Grazie Leo

Modificato da PaulDrake
  • Grazie 1
PaulDrake dice:

Grande @Leonardo53, risposte chiare, documentate ed esaurienti. Una fonte da cui attingere saggezza e competenza. Grazie Leo

Grazie a te per il riscontro

Grazie mille per il riscontro.

Un ultima domanda :

Secondo quanto precisato da Leonardo 53, vi sono i presupposti per la revoca dell'amministratore dato che ha violato l'art. 1129 chiedendo il pagamento di somme non dovute?.

Grazie ancora.

Modificato da rioscam

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