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proid02

PEC e Conservazione sostitutiva

Scusate vi importunerò spesso perchè sto studiando le problematiche dell'amministrazione condominiale.

Mi chiedo quale sia il modo più economico e pratico per conservare le PEC (es. convocazioni assembleari) e consegnarle un domani in caso di avvicendamento d'amministratore.

Ho letto che la semplice stampa cartacea delle PEC non ha nessun valore.

Anche ammettendo che le PEC rimangano perpetuamente presso i server della casella di posta certificata dell'amministratore sorge il problema al momento del cambio di amministratore di come archiviare in supporti informatici idonei e consegnarli all'amministratore subentrante.

Ho letto della procedura di conservazione sostitutiva ma mi sembra che non sia un semplice salvataggio in locale della mail attraverso il client di posta e magari mettere tutto in uno zip.

Mi risulta che questo tipo di archiviazione richieda software commerciali specifici conformi alle normative nazionali.

 

Questo mi fa sorgere le seguenti domande:

1) Posso fare da me la conservazione sostitutiva con strumenti gratutiti e quali e come?

2) Se non ci sono strumenti gratuiti e uso un software commerciale, i file generati sono in un formato standard leggibile dal software di archiviazione usato a sua volta dall'amministratore subentrante?

3) Al pari del sito del condominio esistono servizi di conservazione sostitutiva per condominii e sono deliberabili dall'assemblea al pari del sito condominiale? Sarebbe un modo per mantenere questa documentazione elettronica sempre in un unica fonte di prorpietà del condominio e non dell'amministratore di turno... in questo modo non interverrebbe nelle problematiche del passaggio delle consegne dato che nel subentro avverrebbe solo il subentro dell'utente che ha accesso al materiale (da utente dell'amministratore uscente ad utente dell'amministratore subentrante) o meglio nessun subentro di utente se ci fosse un utente ad hoc del condominio stesso.

Grazie

per il punto 3 io ho provveduto a creare una casella pec del condominio (condominio.xxxx@pec.it) e la posta confluita o memorizzata in questa casella (inviata e ricevuta) rimarrà in eredità al nuovo amministratore al pari degli altri documenti.

ottimo.

Ma la pec condominiale ha effettivamente come titolare il condominio con suo CF o hai dato i tuoi documenti personali?

In ogni caso rimane il problema di dover fare la conservazione sostitutiva perchè la pec o le informazioni di recapito non vengono conservate per sempre dal server (credo massimo 30 mesi) al contrario delle notifiche delle convocazioni che vanno conservate PERPETUAMENTE.

Quindi abbiamo risolto con la titolarità della pec per quanto riguarda il passaggio delle consegne ma rimane il problema di come e dove conservare a lungo termine la documentazione elettronica.

ottimo.

Ma la pec condominiale ha effettivamente come titolare il condominio con suo CF o hai dato i tuoi documenti personali?

In ogni caso rimane il problema di dover fare la conservazione sostitutiva perchè la pec o le informazioni di recapito non vengono conservate per sempre dal server (credo massimo 30 mesi) al contrario delle notifiche delle convocazioni che vanno conservate PERPETUAMENTE.

Quindi abbiamo risolto con la titolarità della pec per quanto riguarda il passaggio delle consegne ma rimane il problema di come e dove conservare a lungo termine la documentazione elettronica.

l'id della pec è "condominio.xxx@pec.it" (aruba) e la fattura che mi è arrivata è a nome del condominio con tanto di c.f. del condominio per cui credo di essermi registrato non come persona fisica (però non ricordo bene).

io la posta elettronica non la lascio sul server del gestore ma la scarico sul mio pc e quindi ho memorizzato tutta la corrispondenza elettronica (std e pec) dal 2009.

periodicamente (5- 7 giorni) scarico poi tutto ciò che è del condominio su una pen-drive e tutto comunque su un hd esterno (a scanso di crash del mio pc ...).

ho il sospettto che salvando semplicemente la pec in locale le notifiche perdono di validita... almeno stado a quello che si dice qua http://www.guidapec.it/archiviazione-e-salvataggio.html

ho letto.

non mi trovo con questa fraseVisto che i messaggi email di conferma non riportano il messaggio inviato ...

i messaggi di informazione che il sistema ritorna al mittente sono due: accettazione del messaggio inviato e consegna del messaggio inviato.

non so la "conferma" dell'articolo a cosa faccia riferimento.

nel messaggio di accettazione della posta inviata non è presente il corpo del messaggio inviato: dice solo che il gestore ha accettato quell'invio dal mittente.

nel messaggio che avvisa la consegna al destinatario però, in allegato c'è anche il corpo del messaggio originale che è stato inviato.

gli identificativi di riconoscimento assegnati dal gestore sia al messaggio di accettazione che di consegna sono gli stessi.

che poi c'è bisogno di qualche ente superiore che certifichi la certificazione può starci, però ...

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