Passaggio di consegne - avrei gentilmente bisogno da qualcuno di voi di una schema

[Giulio_S]

Avrei gentilmente bisogno da qualcuno di voi di una schema ben chiaro su come poter verificare che i conteggi passati dall'amministratore uscente siano corretti in fase di passaggio di consegne di un condominio

[Maila67]

Non esiste lo schema che tu dici: l'amministratore uscente deve consegnare all'amministratore e entrante tutta la documentazione del condominio, dopodiché quest'ultimo controllerà la contabilità. Esiste un tabulato da compilare al momento delle consegne che qui ti allego.

 

FORMULA 1: DICHIARAZIONE DI CONSEGNA/RICEZIONE

DOCUMENTAZIONE CONDOMINIALE

 

In data................ alle ore..............presso ............................, l’amministratore uscente, Sig. ......................... consegna al Sig. ..................., amministratore del condominio di via ........., giusta delibera del.................... i seguenti documenti amministrativi del condominio di via................................:

 

CONTRATTI:

1) Pulizie, Ditta..................

2) Manutenzione ascensori, Ditta..............

3) Manutenzione caldaia, Ditta..................

4) Giardinaggio, Ditta...............

5) Manutenzione autoclave, Ditta..................

6) Fornitura acqua,

7) Fornitura energia

8) Contratto d’appalto lavori straordinari (se in corso)

9) Contratto portierato, Sig............

10) Libro paga, matricola, registro infortuni

11) Documentazione INPS, INAIL compreso archivi

12) Codice fiscale del condominio

13) Registri verbali assemblea (n.º2)

14) libro cassa

15) Registro anagrafe, condomini, usufruttuari e nudi proprietari

16) Elenco anagrafico multiproprietari

17) Nominativi conduttori

18) Regolamento di condominio

19) Dichiarazione di conformità impianto di..............

20) Dichiarazione di conformità impianto di..............

21) Certificato di prevenzione incendi

22) Copia concessione edilizia, eventuali varianti, abitabilità, agibilità

23) Dichiarazione IMU abitazione portiere

24) Ultimo Bilancio consultivo approvato

24) Preventivo approvato esercizio in corso

25) Situazione contabile, prima nota, debiti e crediti

25) Documentazione C.C. bancario o postale

26) Giustificativi in elenco di prima nota

27) Atti del Condominio

28) Documentazione recupero crediti

29) Chiavi di tutto il complesso

30) Altro.........

 

Data .............................

 

FIRMA

L’amministratore uscente

FIRMA

L’amministratore subentrante

[Giulio_S]

Forse non mi sono spiegato. Non ho bisogno dell'elenco dei documenti ma di una schema per comprendere in maniera chiara ed inequivocabile che la contabilità consegnata è giusta

[Maila67]

forse non ho ancora capito...ho visto ora che sei un amministratore...quindi non so proprio di cosa stai parlando...forse qualcuno ti potrà aiutare più esperto di me, sempre che esista quello che dici

[skyfall]

Credo convenga aggiungere al verbale una clausola con la quale ti riservi di verificare la correttezza di quanto consegnato

[Maila67]

Credo convenga aggiungere al verbale una clausola con la quale ti riservi di verificare la correttezza di quanto consegnato

E a cosa servirebbe?

[skyfall]

Di fatto a nulla, però dato che al momento della consegna non puoi verificare per filo e per segno tutto quanto consegnato, piuttosto anche le fatture da saldare, o eventuali compensi dell'amministratore uscente non liquidati.

[Leonardo53]

Avrei gentilmente bisogno da qualcuno di voi di una schema ben chiaro su come poter verificare che i conteggi passati dall'amministratore uscente siano corretti in fase di passaggio di consegne di un condominio

Per conteggi si intende la contabilità.

Supponiamo che dai 100 euro alla tua collaboratrice domestica e gli dici di provvedere ad acquistare quello che serve per la casa e la collaboratrice torna portandoti 20 euro di resto, come verifichi che abbia speso effettivamente 80 euro?

In condominio si fa la stessa cosa.

 

Si parte dalla disponibilità di cassa risultante dall'ultimo rendiconto approvato.

Si controlla il registro di contabilità dove sono riportate tutte le entrate e le uscite, in questo modo:

- Controlli (con il riscontro dai condòmini) che siano registrati tutti i pagamenti fatti dai condòmini (se qualche condòmino ha pagato ed ha la ricevuta ma l'amministratore non ha fatto la registrazione si è messo i soldi in tasca)

- Controlli che tutte le spese registrate in uscita siano giustificate da valide quietanze (bonifici, assegni, pagamenti contanti quietanzati...)

- Il saldo contabile risultante dal registro di contabilità deve essere pari alla liquidità fisica (conto corrente + eventuali contanti).

 

In fase di passaggio non credo che potrai fare tutto questo perchè non puoi verificare se ci sono tutte le entrate da parte dei condòmini ma ti basterà firmare solo per ogni singolo documento contabile ricevuto e poi verificherai tutto con calma.

[Maila67]

Quindi la mia risposta al post 2 era corretta e non esiste lo schema richiesto

[Leonardo53]

Quindi la mia risposta al post 2 era corretta e non esiste lo schema richiesto

Infatti lo schema è nella testa e deve seguire soltanto il criterio che si usa per tutte le cose.

Se proprio vogliamo ipotizzare uno schema:

 

liquidità iniziale+

entrate-

uscite=

--------

liquidità finale

 

Ogni singola operazione in entrata ed in uscita dovrà essere verificata da giustificativi si spesa/incasso.

Con questo schema si avrà contezza soltanto che la cassa fisica corrisponda al saldo contabile.

 

Diverso, invece, avere contezza di debiti e crediti del condominio alla data di passaggio di consegne.

Per questo occorrerà verificare che tutti i condòmini abbiano pagato le quote approvate in preventivo e che nessun fornitore vanti un credito verso il condominio per forniture di beni e/o servizi non ancora pagati.

[Maila67]

lo schema che tu proponi lo insegnano alle elementari: Problema: se ho un cesto di 10 mele ne raccolgo altre 4, ne mangio 2, quante mele avrò nel cesto? Non mi sembra difficile da fare se uno fa di mestiere l'amministratore.

[remejo]

lo schema che tu proponi lo insegnano alle elementari: Problema: se ho un cesto di 10 mele ne raccolgo altre 4, ne mangio 2, quante mele avrò nel cesto? Non mi sembra difficile da fare se uno fa di mestiere l'amministratore.

[Maila67]

Se nel cesto devo avere 12 mele dopo i conti per risolvere il problema, quelle devo avere (non 10 che è la liquidità iniziale): che poi pinco dica che ne ho 2, pallino 3, bisogna solo capire chi mente e perchè. Comunque io mi riferivo allo schemino di Leonardo:

Liquidità iniziale +

entrate-

uscite

------------

Liquidità finale

E comunque lo schema richiesto da Giulio non esiste

[remejo]

Se nel cesto devo avere 12 mele dopo i conti per risolvere il problema, quelle devo avere (non 10 che è la liquidità iniziale): che poi pinco dica che ne ho 2, pallino 3, bisogna solo capire chi mente e perchè. Comunque io mi riferivo allo schemino di Leonardo:

Liquidità iniziale +

entrate-

uscite

------------

Liquidità finale

E comunque lo schema richiesto da Giulio non esiste

Lo schema è quello che ho postato. Ogni altro conteggio non ti chiarirà mai se i conti sono giusti ovvero se hai in cassa la liquidità prevista.

[Maila67]

Tu hai perfettamente ragione ma non è uno schema, sono dei passaggi di controlli contabili che un amministratore dovrebbe conoscere, poi se vogliamo chiamarlo schema mi sta bene:)

[Leonardo53]

Se sai che hai 10 mele è facile. Ma come fai a saperlo?

 

Il conto corrente bancario dice che ho una mela; il rendicondo condominiale dice che ho due mele; lo stato patrimoniale condominiale dice che ho 4 mele e il flusso di cassa condominiale dice che ho tre mele. Quante mele ho?

 

Se non hai una matrice di controllo non riesci a controllare.

 

1 data in cui si tira la riga per i calcoli.

2 saldo c/c

3 situazione contabile

4 flusso di cassa

5 stato patrimoniale che deve avere attività e passività in equilibrio e coerente con la documentazione precedente

Stai mischiando il cesto delle mele con lo stato patrimoniale del cesto.

 

Quello che ha chiesto Giulio è solo di verificare che i conti sono esatti e non tutto lo stato patrimoniale.

 

L'amministratore deve partire da un dato certo è cioè dalla data di approvazione del consuntivo in cui l'assemblea ha verificato che nel cesto c'erano 10 mele.

Da quel momento si deve verificare se tutti i condòmini hanno messo nel cesto le mele che spettava mettere ad ognuno e quante mele sono state distribuite dal cesto, controllando che siano state veramente consegnate.

Nel cesto resterà una quantità di mele che non necessariamente significa che siano tutte di proprietà del condominio perchè potrebbero anche non essere state consegnate le mele a tutti gli aventi diritto.

 

Il conteggio contabile richiesto da Giulio è un conteggio ELEMENTARE perchè riguarda soltanto la movimentazione di denaro da una data all'altra.

La verifica dello STATO PATRIMONIALE del condominio è ben altro.

Se l'amministratore durante l'anno ha fatto sostituire 10 lampadine all'elettricista che non ha pagato, questi lavori non li trovi scritti da nessuna parte se non quando l'elettricista ti emette la fattura allegandoti l'ordine di lavoro firmato dall'amministratore.

Ma questo credevo si fosse capito da quanto avevo specificato nell'ultima parte del mio post n. 10, testualmente:

 

Diverso, invece, avere contezza di debiti e crediti del condominio alla data di passaggio di consegne.

Per questo occorrerà verificare che tutti i condòmini abbiano pagato le quote approvate in preventivo e che nessun fornitore vanti un credito verso il condominio per forniture di beni e/o servizi non ancora pagati.

[Maila67]

RENDICONTO CONTABILE

CONDOMINIO DI VIA ........................................

RENDICONTO DELLA GESTIONE PERIODO .........................

 

A) ENTRATE

Fondo di cassa all’inizio dell’esercizio .................................. € .................

Versamenti dei condomini ................................................... € .................

Rendite da interessi su conti bancari .................................... € .................

Rendite da locazione di parti comuni .................................. € .................

Rimanenze finali di .............................................................. € .................

Rimanenze finali di .............................................................. € .................

Rimanenze finali di .............................................................. € .................

Rimanenze .......................................................................... € .................

Rimanenze .......................................................................... € .................

TOTALE ENTRATE.............................................. Tot. € .................

 

B) USCITE

Spese comuni generali ed assicurazione .............................. € .................

Spese di amministrazione .................................................... € .................

Compenso all’amministratore .............................................. € .................

Riscaldamento centrale ........................................................ € .................

Ascensore ............................................................................ € .................

Portierato ............................................................................. € .................

Accantonamento T.F.R. ........................................................ € .................

Acqua .................................................................................. € .................

Scale ................................................................................... € .................

Riparazioni .......................................................................... € .................

Manutenzioni ...................................................................... € .................

Imposte e tasse .................................................................... € .................

TOTALE USCITE.............................................. Tot. € .................

 

DIFFERENZA (Saldo attivo e passivo di cassa) ...................... € .................

C) CONTO PATRIMONIALE

– ATTIVO

Fondo di cassa alla fine dell’esercizio ................................... € .................

Crediti verso condomini ....................................................... € .................

Conguagli ............................................................................ € .................

TOTALE .............................................. Tot. € .................

 

– PASSIVO

Debiti verso i condomini per versamenti eccedenti .............. € .................

Debiti verso fornitori ............................................................ € .................

Fondo di riserva ................................................................... € .................

TOTALE PASSIVO.............................................. Tot. € .................

 

Forse uno schema così può andare bene

[remejo]

Io aggiungerei anche saldo c/c che ovviamente deve combaciare con i flussi di cassa

[Leonardo53]

RENDICONTO CONTABILE

CONDOMINIO DI VIA ........................................

RENDICONTO DELLA GESTIONE PERIODO .........................

 

A) ENTRATE

Fondo di cassa all’inizio dell’esercizio .................................. € .................

Versamenti dei condomini ................................................... € .................

Rendite da interessi su conti bancari .................................... € .................

Rendite da locazione di parti comuni .................................. € .................

Rimanenze finali di .............................................................. € .................

Rimanenze finali di .............................................................. € .................

Rimanenze finali di .............................................................. € .................

Rimanenze .......................................................................... € .................

Rimanenze .......................................................................... € .................

TOTALE ENTRATE.............................................. Tot. € .................

 

B) USCITE

Spese comuni generali ed assicurazione .............................. € .................

Spese di amministrazione .................................................... € .................

Compenso all’amministratore .............................................. € .................

Riscaldamento centrale ........................................................ € .................

Ascensore ............................................................................ € .................

Portierato ............................................................................. € .................

Accantonamento T.F.R. ........................................................ € .................

Acqua .................................................................................. € .................

Scale ................................................................................... € .................

Riparazioni .......................................................................... € .................

Manutenzioni ...................................................................... € .................

Imposte e tasse .................................................................... € .................

TOTALE USCITE.............................................. Tot. € .................

 

DIFFERENZA (Saldo attivo e passivo di cassa) ...................... € .................

Nel registro di contabilità trovi,"annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita", pertanto trovi un dettaglio ancora maggiore a questo schema perchè troverai anche l'uscita per l'acquisto di una singola penna o di un singolo francobollo.

Resterà da verificare la rispondenza di quanto scritto con i giustificativi di spesa.

Partendo dall'ultimo stato patrimoniale approvato, il nuovo stato patrimoniale te lo devi verificare tu (l'amministratore uscente non è nemmeno obbligato a farlo) perchè se io sto passando le consegne il 30 settembre posso anche non sapere a quanto ammonterà la fattura semestrale del gas giugno/dicembre o la bolletta enel 1 settembre/31 ottobre.

 

Per quanto riguarda i registri di contabilità, OBBLIGATORI per Legge, eccone un paio di esempi, il primo (quello a colori) fatto con un semplice foglio excel, il secondo fatto con un software dedicato.

Entrambi stampabili con un click di mouse:

 

--img_rimossa--

 

--img_rimossa--

[Gigetta]

Buongiorno,

L'amministratore uscente, revocato, vuole che prima del passaggio di consegne, io gli firmi l'accettazione dell'incarico! Parlo di un condominio di grandi dimensioni, e il cui esercizio non verrà chiuso dal precedente amministratore. L'esercizio chiude il 31-12. A me risulta che l'accettazione dovrò metterla a verbale dell'assemblea che andrò a convocare!! È giusto che mi chieda l'accettazione a scatola chiusa?

[Maila67]

Si ma nel post 1 si chiedeva uno schema e non i registi di contabilità che penso essendo un amministratore debba comunque avere anche in consegna dall' amministratore uscente. Vedremo se si rifarà vivo

[Leonardo53]

Buongiorno,

L'amministratore uscente, revocato, vuole che prima del passaggio di consegne, io gli firmi l'accettazione dell'incarico! Parlo di un condominio di grandi dimensioni, e il cui esercizio non verrà chiuso dal precedente amministratore. L'esercizio chiude il 31-12. A me risulta che l'accettazione dovrò metterla a verbale dell'assemblea che andrò a convocare!! È giusto che mi chieda l'accettazione a scatola chiusa?

Secondo me con la nuova Norma si diventa amministratore con l'accettazione dell'incarico e non prima, altrimenti anche io, a mia insaputa, potrei essere amministratore del tuo condominio a Ferrara.

L'amministratore uscente deve avere la certezza di passare le consegne ad un nuovo amministratore e non ad un estraneo che potrebbe rifiutare l'incarico dopo aver visto le carte.

Del resto cosa ti chiede di tanto scandaloso?

Se non vuoi firmargli l'accettazione dell'incarico portagli un verbale d'assemblea firmato da Presidente e Segretario dove risulti la tua presenza e la tua accettazione d'incarico.

Sicuramente non puoi decidere di accettare l'incarico dopo aver visto "da estraneo" i documenti del condominio.

E se tu decidessi di non accettare più l'incarico? Con quale diritto potresti vedere tutti i fatti dei condòmini?

Se dopo aver accettato e dopo aver visto i documenti hai dei ripensamenti puoi sempre dare le dimissioni irrevocabili.

[Leonardo53]

Si ma nel post 1 si chiedeva uno schema e non i registi di contabilità che penso essendo un amministratore debba comunque avere anche in consegna dall' amministratore uscente. Vedremo se si rifarà vivo

Io aspetto ancora chiarimenti perchè mmi sembra che abbiamo sviscerato tutte le situazioni possibili ma non ho ancora capito cosa intende Giulio quando parla di "verificare i conteggi".

Nel senso stretto della parola potrebbe significare anche verificare con una calcolatrice o con un foglio elettronico (schema) che addizioni e sottrazioni non contengano errori di calcolo 😉

[Maila67]

Io aspetto ancora chiarimenti perchè mmi sembra che abbiamo sviscerato tutte le situazioni possibili ma non ho ancora capito cosa intende Giulio quando parla di "verificare i conteggi".

Nel senso stretto della parola potrebbe significare anche verificare con una calcolatrice o con un foglio elettronico (schema) che addizioni e sottrazioni non contengano errori di calcolo 😉

[Gigetta]

Grazie mille Leonardo53, sempre molto gentile e chiaro.