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boss123

DANEA : fondi iniziali (banca)

ho preso un condominio da un vecchio amministratore (durante la gestione a metà anno insomma), e lo sto portando avanti con excell, e parallelamente con danea (lascio excell quando con danea mi sento sicuro)

con excell per ora non ho avuto problemi, inserisco le spese , registro i versamenti..a fine anno i vari condomini avranno un saldo positivo o negativo se han versato di piu o di meno rispetto al totale spese a consuntivo.. questi saldi saranno inseriti nella prima rata del seguente esercizio...e cosi via

non ho nessuno stato patrimoniale o voce "fondi, banca, posta ecc"

ho iniziato con danea, inserito i condomini, i versamenti fatti, le spese (bollette, fatture ecc) con le date di competenza corrette e via dicendo

ho due problemi

 

1) essendo all'inizio, non ho inserito il saldo bancario alla data del primo giorno dell'esercizio , anche perchè dall'home banking mi esce solo la disponibilità di banca ad oggi , e non quella di mesi fa

 

2) tanto per provare, ho visualizzato a schermo lo stato patrimoniale e mi esce un disavanzo di 2700 euro... i saldi iniziali dei condomini erano corretti ovviamente

 

chiedo:

 

portando parallelamente excell e danea, ed avendo inserito in entrambi le stesse uscite ed entrate, fine anno i saldi finali (POSITIVI O NEGATIVI) per ogni condomino saranno uguali tra i due programmi... o danea per problemi legati ai fondi banca (voce che non ho in excell) disavanzi patrimoniali ecc...

 

mi sballerà i conti??

 

leggendo il manuale di danea, consigliano in caso di disavanzo di modificare i saldi dei vari condomini...ma è una cosa che mai mi sognerei di fare

 

se son partito con i saldi corretti della gestione precedente

inserito tutte le fatture uscite e bollette dell'anno

registrato tutti i versamenti

i soldi che ho in banca son effettivamente quelli che devono essere

 

perdonatemi, ma sono all'inizio con danea...con excell (nel metodo usato e sopra descritto) negli anni non ho mai avuto problemi, registrando tutto, ogni condomino a consuntivo aveva il suo saldo positivo o negativo, che si trovata inserito nella prima rata del seguente esercizio...

 

grazie

 

... essendo all'inizio, non ho inserito il saldo bancario alla data del primo giorno dell'esercizio...

 

... i saldi iniziali dei condomini erano corretti ovviamente

 

Se hai inserito dei saldi iniziali a ciascun condòmino, il totale di quei saldi lo devi inserire in una risorsa (c/c o cassa contanti dal menu condomìmi - risorse e fondi) come saldo di partenza, altrimenti è normale che ti trovi un disavanzo.

 

E' come dire che Tizio e Caio partono con un saldo iniziale di 100 euro a testa perchè hanno versato 200 euro in totale, ma di quei 200 euro non c'è traccia in nessuna cassa.

Se dovessi restituire quei 200 euro da dove li prenderei?

aaaaaaannn.... io avevo fatto tutto come scritto , poi mesi dopo (essendo all'inizio) mi son accorto che c'era la voce "banca al ... (primo giorno dell'esercizio)non avevo messo nessun importo... ho pensato "vabbè amen, anche perchè come faccio a sapere quel giorno di mesi fa, che saldo c'era?"

 

allora ho provato a inserire il saldo odierno nella voce "banca, disponibilità" , ma non me lo fa fare...

 

allora per assurdo, non sapendo come fare, sapendo che ad oggi in banca ci devono essere tot soldi , ho messo un saldo iniziale XY in modo che il saldo odierno mi è uscito giusto

 

devo aver fatto un po un pasticcio..

 

quindi io, devo andare in "banca" ------> "saldo di partenza al" .. ed inserire il totale dei saldi della chisura dello scorso esercizio?

 

altro problema.

 

il principio che ho ereditato è stato di "competenza" per il consuntivo (spese) ma di cassa per le entrate (versamenti)

 

sto cavolo di danea mi chede il "saldo di partenza al..." ... e se è come dici tu, dovrei inseire il totale dei saldi a quella data (primo giorno del nuovo esercizio)

 

ma come faccio a saperlo?, i conti son stati chiusi un mese e mezzo dopo (in attesa delle ultime fatture in arrivo) e in questo mese e mezzo son stati registrati i vari versamenti effettuati in ritardo dai condomini...

 

danea mi chiede le voce indicando le date "saldo bancario al ....." e io quel dato non lo ho

...quindi io, devo andare in "banca" ------> "saldo di partenza al" .. ed inserire il totale dei saldi della chisura dello scorso esercizio?

 

altro problema.

 

il principio che ho ereditato è stato di "competenza" per il consuntivo (spese) ma di cassa per le entrate (versamenti)

 

sto cavolo di danea mi chede il "saldo di partenza al..." ... e se è come dici tu, dovrei inseire il totale dei saldi a quella data (primo giorno del nuovo esercizio)

Devi partire dallo stato patrimoniale ed inizio gestione.

Se nello stato patrimoniale ereditato (inizio gestione) non c'erano ne fondi ne debiti verso terzi, il saldo del riparto consuntivo è il saldo di partenza da inserire nella risorsa banca o cassa contanti.

 

ESEMPIO:

Se il saldo consuntivo riporta

+ 100 Tizio

+ 400 Caio

- 200 Sempronio

e non ci sono ne fondi ne debiti verso terzi, il saldo di partenza delle risorse non può essere che +300 e non quello che risulta in banca.

 

Se hai incassato soldi della vecchia gestione pagati in ritardo, quei soldi dovevano già risultare a debito dei condòmini nel riparto consuntivo.

Se hai pagato fatture della scorsa gestione arrivate in ritardo e di cui non eri a conoscenza (non registrate nel consuntivo precedente), o fai una revisione di bilancio dell'anno precedente che ti porterà a nuovi saldi iniziali, oppure, con il benestare dell'assemblea, chiudi gli occhi e registri le fatture come se fossero di competenza di quest'anno.

 

La soluzione contabile corretta è la revisione di bilancio dopo che sei entrato in possesso di tutte le carte ma il condominio non è una S.p.A e se tutti sono d'accordo nell'individuare un nuovo punto di partenza dopo una vecchia gestione... tutto è possibile.

 

Il problema non è Danea piuttosto che excel o millesimo o PIGC o Riparto IG o altri gestionali...

Si tratta di dare un'impostazione contabile corretta alla gestione.

penso di aver capito, il problema era ingenerato dal fatto che i saldi li avevo inseriti nella voce "saldi" e nella voce "banca, saldo disponibile al.." non avevo inserito nulla...

comunque sia , noto che molti amministratori non inviano il CE e SP , amministratori grossi alcuni anche presidenti di ordini..

non so se non lo inviino perchè non torna o altro

 

ma negli anni almeno dove abito io (non sono l'amministratore) i conti son sempre stati tenuti bene, l'invio è sempre stato di consuntivo e preventivo

 

ci son i revisori dei conti che controllano gli estratti c/c e che le fatture siano state inserite correttamente

 

chiedo questo perchè nella tenuta excell io , non ho mai presentato nessun SP e CE.. adesso con danea posso farlo con "un click" ma l'arte (come ho letto qui su alcuni post nel forum) è farlo tornare in pareggio..

 

di mio la gestione la tengo correttamente ovviamente, registro i versamenti, le fatture e bollette ecc.. ma temo, ho l'impressione che sarà ardua far tornare i conti di SP e CE correttamente..

 

vorrei sapere quanti inviano a fine annuo in allegato anche lo stato patrimoniale, perchè leggendo nel forum sembrerebbe che lo facciano tutti... poi nella realtà, per quello che vedo, nessuno o pochi lo fanno (nella mia zona per lo meno) anche studi grossi con tantissimi condomini..

Esprimo il mio parere. Pochi sono gli amministratori rispetto alla totale che hanno il titolo di Ragioniere, non conoscono la struttura quindi lo evitano o lo ritengono un prospetto superfuo o addirittura inutile. I ragionieri che lo evitano volontariamente per i motivi che potete immaginare. Lo stato patrimoniale è l'analisi dettagliata della situazione di una azienda, nella fattispecie del condominio.

si si questo non lo metto in dubbio anzi... se è tutto tenuto in ordine, i conti devono tornare.. pero' la realtà che vedo è un altra.. mi son "preoccupato" perchè sono agli inizii e la prima cosa che ho pensate è vedere come fanno gli altri...e bilanci su bilanci visti, e nessuno presenta lo SP

 

non se ci possano essere problemi, sviste o altro..capisco che sia un lavoro tosto se uno amministra moltissimi stabili..poi l'idea è sempre quella del "si mette in tasta occultamente i soldi", ma cosi non è.. puo' essere che giri tutto bene solo che far quadrare SP e CE è davvero un arte alle volte..

Se si conosce bene il software che si usa, ci sono dei sistemi per capire subito che qualcosa non va, comunque si deve capire un po di contabilità. Non devi fare fatica a redigere lo stato patrimoniale adesso tutti i software lo fanno in automatico. Nella contabilità di condominio le uniche voce che ti trovi nelle passività sono i debiti verso terzi (fattura non pagare per servizi già resi) e fondo cassa. le altre sono già note.

Confermo quanto detto per lo stato patrimoniale.

Anche a me non capita MAI di vederli. Il motivo è semplice, o c'è dolo, o non sanno usare il software. Utilizzo anche io Danea, e capisco che non sia banale capire come far tornare i conti ma il segreto è inserire correttamente le 4 date di ogni movimento, cioè la data di competenza, la data di pagamento, la scadenza fattura, e la data di effettivo pagamento. Ovviamente lo stesso vale per le rate condominiali. Non si deve mai fare confusione tra l'emissione di una rata e l'effettiva data di pagamento soprattutto nei mesi a cavallo di gestione quando si deve ancora chiudere l'esercizio e aprire il nuovo.

Fatto questo i conti devono sempre tornare, a patto ovviamente di inserire come detto i corretti saldi iniziali.

Occhio poi all'utilizzo dei fondi , dei giroconti e delle entrate fuori gestione (esempio liquidazione sinistri). Qui si deve capire bene come utilizzarli altrimenti si sballa tutto

 

PS: Non capisco quale sia questa banca che non fornisce il saldo al giorno X....mai vista una impossibilità simile su un portale

mavelot, essattamente...a suon di ragionarci su, il problema è proprio di date/competenze..

 

escludiamo il dolo per carità... io credo che non lo diano (ma i conti tornano comunque) perchè durante l'anno registrano ma non al 100% e siccome danea per far tornare tutto chiede le "4 date" , basta metterne una approsimativa

 

o peggio errare nei delicati periodi a cavallo tra vecchio e nuovo esercizio, che lo Stato Patrimoniale sballa..

... il segreto è inserire correttamente le 4 date di ogni movimento, cioè la data di competenza, la data di pagamento, la scadenza fattura, e la data di effettivo pagamento...

Ti faccio un esempio:

a gennaio 2016 chiudi il bilancio 2015 e presenti il rendiconto.

A febbraio 2016 ti arriva una fattura imprevista datata febbraio 2016 di conguaglio relativo all'anno 2015 (competenza 2015).

 

Qualsiasi data di pagamento e/o scadenza fattura metti nella registrazione dell'esercizio 2016 non sarà più possibile assegnare la competenza 2015.

Occorrerà fare la revisione di bilancio 2015 e presentare un nuovo rendiconto 2015 in cui risulterà la fattura di competenza 2015 non pagata.

 

Non ci sono alternative se nel 2016 si vuole registrare una fattura di competenza 2015.

Provare per credere.

Al 31/12/2015 chiude l'esercizio

 

A) condomini pagano l ultima rata il 20 gennaio

 

Con assemblea ordinaria ancora da fare: Quelli di danea mi han detto di mettere come data pagamento il 20/gennaio e come data competenza un giorno antecedente al 31/12/2015 , cosi poi mi trovi i saldi gia aggiornati quando faccio creare a danea il preventivo

 

Se invece avevo gia chiuso i conti lo registro come primo versamento dell'anno nuovo e stop

 

B) chiudo e faccio l'assemblea al 23/gennaio:2016

 

Il 1 marzo 2016 arriva una fattura del giardiniere del 30/11/2015

 

Semplicemente la registro nell'anno in corso e stop.. Nn ho mai visto nessuno che rettifica un bilancio passato, sia per fatture arrivate in ritardo o semplicemente dimenticate

 

È corretto?

B) chiudo e faccio l'assemblea al 23/gennaio:2016

 

Il 1 marzo 2016 arriva una fattura del giardiniere del 30/11/2015

 

Semplicemente la registro nell'anno in corso e stop.. Non ho mai visto nessuno che rettifica un bilancio passato, sia per fatture arrivate in ritardo o semplicemente dimenticate

 

È corretto?

Sarà pure una soluzione "accomodata" che usano in tanti; io stesso, nel post n. 4 avevo scritto:

"... con il benestare dell'assemblea, chiudi gli occhi e registri le fatture come se fossero di competenza di quest'anno..."

ma non si può dire che sia una soluzione corretta e ti spiego perchè:

Tu porti la fattura di competenza 2015 come spesa di competenza 2016.

Io non pago le quote 2016 ed a gennaio 2017 vendo il mio appartamento e mi trasferisco alle Bahamas.

Quando dal nuovo proprietario che ha acquistato nel 2017 pretenderai anche le spese di esercizio 2016 ed il nuovo proprietario non vorrà pagare la fattura del giardiniere perchè è di competenza dell'esercizio 2015 che non gli compete, tu, cosa risponderai per contrastare il disposto dell'art. 63?

 

Art. 63

... Chi subentra nei diritti di un condomino è obbligato solidalmente con questo al pagamento dei contributi relativi all’anno in corso e a quello precedente...

Posso?.... Ogni amministratore di ogni condominio deve sapere esattamente tutte le spese ricorrenti (facciamo ipotesi che la fattura arriva il 20 gennaio dell'esercizio successivo). Ebbene prima di chiudere il bilancio dell'esercizio precedente inserisce la spesa (sa benissimo esattamente quanto deve pagare per contratto) da pagare (debiti verso terzi/fornitori). La spesa viene ripartitita per l'esercizio di competenza solamente il movimento di cassa e successivo. Va benissimo così.

 

E' una spesa straordinaria... avrà l'amministratore un preventivo. Se nulla è diverso da quanto preventivato inserisce la spesa alla stessa maniera in attesa di fattura. Eventuale piccola differenza è trascurabile non danneggerà il compratore che subentra al precedente proprietatio che sta godersi la vacanza alle Bahamas. Ciao

 

Dimenticavo.... Le quote dei condomini morosi (cioè che non hanno pagato entro il 31 dicembre e che pagano a gennaio devono essere contabilizzate correttamente nell'esercizio successivo. Punto.

Posso?.... Ogni amministratore di ogni condominio deve sapere esattamente tutte le spese ricorrenti...

boss123 però ha detto altro ed a quello ho risposto.

Non ha detto di aver registrato la fattura di cui conosceva l'importo (anche approssimato) nell'anno di competenza e di non averla pagata.

Ha fatto l'esempio di un amministratore "distratto" che REGISTRA la fattura (non solo il pagamento) "nell'anno in corso e stop" (anno successivo a quello di competenza).

Se si tratta di una spesa importante non si potrà certo parlare di una piccola differenza trascurabile.

Quello che voglio dire è che indipendentemente da come sarà "accomodata" la contabilità, l'amministratore deve almeno conoscerne i meccanismi per sapere, conoscendo i suoi condòmini, fino a che punto può spingersi.

Se dimentica di registrare una cifra importante e nel condominio c'è un contabile che nell'assemblea di approvazione rendiconto gli fa notare l'"orrore contabile", non ci farà certo una bella figura.

non inserirei mai spese per presunzione, ma solo con la fattura in mano..perché puo' succedere di tutto..vero che molte fatture son sempre uguali, ma puo' succedere che per tot motivi si discostino..

 

@leonardo: si si hai ragione, se l'importo è piccolo ok, certo che se cè una compravendita e quello nuovo si trova 200 euro che invece erano di competenza del vecchio proprietario non è corretto..

non inserirei mai spese per presunzione, ma solo con la fattura in mano..perché puo' succedere di tutto..vero che molte fatture son sempre uguali, ma puo' succedere che per tot motivi si discostino..

 

E allora? Non riesci a registrare una fattura che si discosta da una spesa presunta in più o in meno?

no, preferisco registrare le fatture quando le ho in mano e non a naso.. anche perchè comunque nel bilancio successivo dovrei inseire una voce di rettifica, perchè ad esempio il giardiniere era di 400 euro mentre io ne ho inseriti 300..

 

per carità diventerei matto... registro quello che in sotto mano scritto in nero su bianco.. una volta registrato prendo la fattura e la archivio nella cartellina dell'anno in corso..

se le fatture arrivano in ritardo (per mille motivi) verranno messe nell'esercizio successivo

infatti.... ma se non registri una spesa presunta, (in base al preventivo), ti potresti trovare male se qualche condomino nell'esercizio successivo vende prima che ti arrivi la fattura per un lavoro eseguito nell'esercizio precedente. Te lo ha annunciato Leonardo. Forse non hai tanta esperienza, vedrai che te ne capitano casi di ogni genere e per operare al meglio e nella correttezza dovrai affinare il metodo contabile. Aggiungo: sempre che il software che utilizzi ti permette di fare certe manovre.

Dimendicavo comunque di dirti che la fattura varegistrata nell'esercizio in cui arriva solo che con un movimento contabile si utilizza un scrittura contabile già inserita almeno con PIGC si fa.

Non riesco a comprende quale sia il problema delle fatture in ritardo.

Quando si avvicina la fine della gestione, telefoni, e scrivi a tutti i fornitori chiedendogli le fatture mancanti e lo stato dei pagamenti (cosa che ti occorre comunque per un riscontro sui debiti verso terzi). Appena hai tutte le fatture chiudi l'esercizio. Trovo in ogni caso scorretto, sia inserire nel consuntivo voci di spesa "stimate", sia inserire nell'esercizio successivo le fatture, per i motivi già esposti. Saresti al riparo da problemi solo nel caso che non ci sia stata alcuna variazione delle proprietà e dei conduttori.

In qualunque caso ti ritrovi con un problema, specie se gli importi fossero considerevoli

concordo: se si sta per chiudere si chiedono le fatture per lavori fatti

 

in piu, se son lavori grossi danea ti consente di ripartire la spesa (tra venditore e compratore) inserendo il dato, non in base ai giorni di permanenza ma in base alla decisione (mettiamo la data di approvazione del lavoro in assemblea , ad esempio..)

 

se invece son piccole difformità, chi compra pagherà un pelo in piu' per fatture arrivate in ritardo.. è come dire: se arriva un conguaglio eni nel gas a fine 2016 per consumi 2015..come fai? RINCORRI il vecchio proprietario?.. figuriamoci... se son cifre "accettabili" (e non stiamo a discutere su cosa sia accettabile o meno) le paga chi al giorno di arrivo della fattura abita... (logico che se arriva un conguaglio di migliaia di euro le cose cambiano)

 

non ritengo corretto (anche onde evitare ravvedimenti ecc) inserire fatture che devono ancora arrivare, per poi nell'esercizio dopo scrivere voci come "ravvedimento aggiunta fattura xy del... "

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