#1 Inviato 21 Luglio, 2020 Salve sono Romeo, giovane Amministratore ad inizio professione (gestisco un solo condominio di 6 unità da marzo 2019). Lo scorso maggio ho avuto la mia prima riunione. Alla stessa ho partecipato con un collaboratore, che credevo più esperto di me, il quale mi ha fatto il favore di redigere il verbale (sul libro lasciatomi dal precedente amministratore). Premetto che gli argomenti erano tanti ed i condomini hanno cambiato più volte idea sul da farsi. Chiusa l'adunanza (dopo circa due ore), il giorno dopo, rileggendomi tutto, mi sono accorto che il documento, in più parti, non seguiva un filo logico nella trattazione, alcune frasi venivano ripetute inutilmente e senza senso. Mi sono informato su internet se potessi eventualmente correggerlo, seppur finita la riunione, ed ho scoperto che in base ad una sentenza della Cassazione (n. 6552 del 31 marzo 2015) avrei potuto farlo non toccando naturalmente le parti concernenti quorum, millesimi, esiti delle votazioni e presenze, ma solo gli "errori materiali". Mi sono, di fatto, ritrovato un verbale pieno zeppo di cancellature "belle calcate" ed abrasioni (inoltre ho notato pure correzioni, di cui non mi ero accorto al momento, effettuate con il bianchetto, dal mio collaboratore, stesso in sede di riunione). Su consiglio di un collega, ho ricopiato il verbale a PC e l'ho fatto ri-firmare al Presidente, al Segretario, ai condomini presenti ed anche a quelli non presenti per accettazione, decidendo di allestire un "nuovo" libro verbale fatto solo di pagine dattiloscritte. Quello vecchio, lo utilizzerò come una sorta di "brutta copia" per evitare in futuro situazioni spiacevoli come quelle raccontate qui. In qualità di novizio, nonché studente di Legge devoto alla Legalità, necessito di alcune risposte: - Posso utilizzare, da ora in avanti, come "brutta copia" il libro verbale contenente già i vecchi verbali redatti a mano dal precedente amministratore? - Correggendo il verbale scritto a penna, causando molte cancellature (tra cui le correzioni fatte dal mio collaboratore col bianchetto), ed optando per la "nuova soluzione" dattiloscritta posso essere contestato in qualche modo, sebbene abbia agito in buona fede? - I verbali dattiloscritti come possono essere conservati adesso? - Quella del fare prima una brutta copia del verbale, può essere una valida soluzione per evitare gli errori di redazione dettati dall'inesperienza? Scusate le tante domande. Essendo alla prime armi ci tengo a cominciare col piede giusto, facendo meno guai possibili, un lavoro che comunque mi piace parecchio. Grazie a chi risponderà. Modificato 21 Luglio, 2020 da Romeo Troncone
#2 Inviato 21 Luglio, 2020 ciao, anche io non faccio da molto questo lavoro ma ho lavorato presso un paio di amministratori che sostanzialmente facevano così, cosa che faccio anche io: alle riunioni ci vado con una bozza pronta sugli argomenti da trattare, compreso il mio discorsetto e aggiungo tante righe per inserire a penna pareri ed esiti. Prima di scrivere sulla bozza, aspetto che tutti finiscano di esprimere la propria opinione e la smettano di litigare ed inserisco solo la decisione ( ed eventualmente il motivo che ha portato a quella decisione ), i favorevoli e i contrari. Poi nelle varie ed eventuali ci sta dentro di tutto. Quindi quando abbiamo chiarito cosa vogliono fare e la decisione, scrivo a penna. Il presidente rilegge, eventualmente corregge la bozza se manca qualcosa o se vuole i tegrare o specificare qualcosa e firma. Poi con calma me lo riguardo in studio, vedo se manca ( e manca sempre ) qualcosa, lo integro, lo riascrivo in modo che sia leggibile e chiaro e lo sottopongo di nuovo al presidente per la firma del verbale definitivo. Per esperienza del mio ex studio, ti posso dire che ho visto verbali scritti illeggibilmente in tutti i modi, mai fatti in modo definitivo, mai corretti, mai consegnati ai condòmini. Ho anche visto verbali redatti sul libro, depennati, bianchettati...di tutto e di più. Alla fine l'importante è che il verbale vada a chi non era presente e che lo stesso riporti solo cose esatte. Se qualcuno contesta il verbale sistemato, alleghi la brutta copia originale da cui ne hai ricavato la copia leggibile. In sostanza anch'io credevo che non si potesse correggere ma mi hanno detto che l'importante è che contenga solo cose esatte. Se ti portassi dietro un portatile e una stampantina, al limite potresti prepararti una bozza come faccio io, scriverla, correggerla direttamente a pc e stamparla bella e pronta. 1
#3 Inviato 22 Luglio, 2020 Andiamo per ordine. 1) Non esistono brutte copie. Se vuoi utilizzare il portatile lo puoi fare, ma ti devi dotare di una stampante portatile. 2) il verbale redatto approvato in assemblea e quello rimane anche se ci sono errori. Se viene approvato non ci possono essere contestazioni. 3) Con numero progressivo, data, firma. 4) Non ci sono brutte copie del verbale. C'è solo il verbale. Ripeto: letto e approvato. 5) Quello che ti ha suggerito ricnic ti portadiritto alle contestazioni e a qualche mediazione. Io se fossi un tuo condomino lo farei subito. 1
#4 Inviato 22 Luglio, 2020 Secondo me conviene redarre il verbale in assemblea e farlo firmare al momento, però non ne farei una regola ferrea come Dino. Per la validità del verbale l'importante è la fedeltà ai contenuti assembleari e la firma del presidente (solitamente anche del segretario, ma la sua mancanza non invalida il verbale). Meglio un verbale corretto e completo ex post che non un verbale raffazzonato hic et nunc. Mi asterrei invece dal fare la "brutta copia" sul vecchio libro verbali, non mi pare materiale adeguato per brutte copie. Portatile o bloc notes sono preferibili. 😉 Dino40 dice: 2) il verbale redatto approvato in assemblea e quello rimane anche se ci sono errori. Se viene approvato non ci possono essere contestazioni. Se mi sbaglio e scrivo "Rino" al posto di "Dino", personalmente preferisco correggere, dato che non c'è nessuna legge che lo vieti, per non parlare di errori più sostanziali. Un errore rende il verbale infedele rispetto all'assemblea e la fedeltà al contenuto assembleare è molto più importante che non la sede e il momento della redazione. 1
#5 Inviato 22 Luglio, 2020 Caro condo siamo su due sponde diverse. Non è la prima volta che lo ribadisci. RIPETO. Se c'è un errore al momento dell'approvazione viene fuori. Dopo il verbale non si tocca per nessun motivo. Se poi qualche amministratore vuole fare il bello e cattivo tempo è possibile come avveniva anche nel mio condominio, ma deve essere bien chiaro che si tratta di illegalità forse neanche dimostrabile viste le firme fasulle. Modificato 22 Luglio, 2020 da Dino40
#6 Inviato 22 Luglio, 2020 Dino40 dice: Caro condo siamo su due sponde diverse. Non è la prima volta che lo ribadisco. RIPETO. Se c'è un errore al momento dell'approvazione viene fuori. Dopo il verbale non si tocca per nessun motivo. Se poi qualche amministratore vuole fare il bello e cattivo tempo è possibile come avveniva anche nel mio condominio, ma deve essere bien chiaro che si tratta di illegalità forse neanche dimostrabile viste le firme fasulle. Repetita iuvant, ma la tua opinione era già chiara, se vuoi potresti invece approfondire i motivi, perché come detto non c'è nulla di illegale in un verbale redatto post assemblea. 👍
#7 Inviato 22 Luglio, 2020 Ma come puoi dire che non ci sia nulla di illegale in un verbale redatto dopo assemblea? E quando viene approvato e le firme verranno messe quando capita e quando serve all'amministratore? Su questa assurdità non dico nulla. Se un amministratore si permette una cosa simile non fa per me. La legalità si vede che ha molte sfaccettature, ma non fa per me. Modificato 22 Luglio, 2020 da Dino40
#8 Inviato 22 Luglio, 2020 Dino40 dice: Ma come puoi dire che non ci sia nulla di illegale in un verbale redatto dopo assemblea? E quando viene approvato e le firme verranno messe quando capita e quando serve all'amministratore? Su questa assurdità non dico nulla. Se un amministratore si permette una cosa simile non fa per me. La legalità si vede che ha molte sfaccettature, ma non fa per me. Lo posso dire perché illegale significa vietato dalla legge e che mi risulti nessuna legge lo vieta. Inoltre formalmente l'amministratore non ha alcun ruolo nella redazione del verbale, anche se spesso viene nominato segretario (ma la cosa è a discrezione dei condomini e del presidente).
#9 Inviato 22 Luglio, 2020 Sei convinto di quello che hai scritto? Pensi veramente che siano i condomini ad eleggere il segretario? In quale condominio avviene ciò perché mi ci trasferisco. Da quello che si legge sul forum non mi pare, ma io non sono sempre presente e perciò forse mi sfuggono le cose. Se il verbale lo si redige dopo uno può scrivere quello che vuole tanto chi può controllare e il presidente deve firmare.E tutti sono contenti tranne io. Modificato 22 Luglio, 2020 da Dino40
#10 Inviato 22 Luglio, 2020 Dino40 dice: Sei convinto di quello che hai scritto? Pensi veramente che siano i condomini ad eleggere il segretario? In quale condominio avviene ciò perché mi ci trasferisco. Da quello che si legge sul forum non mi pare, ma io non sono sempre presente e perciò forse mi sfuggono le cose. Se il verbale lo si redige dopo uno può scrivere quello che vuole tanto chi può controllare e il presidente deve firmare.E tutti sono contenti tranne io. Il presidente ha la responsabilità del verbale, quindi se non è corretto non firma, ma esige venga modificato. Dobbiamo distinguere tra illegale e inopportuno: redigere il verbale ex post non è illegale, ma può essere inopportuno, per i motivi di trasparenza da te citati (sui quali sono d'accordo). Se l'assemblea lo desidera, può sicuramente esigere che il verbale venga scritto, letto e firmato nell'ambito dell'assemblea stessa e non dopo. Modificato 22 Luglio, 2020 da condo77
#11 Inviato 22 Luglio, 2020 Se lo desidera.... è tutto un programma dell'amministratore presente...Ma guarda il caso con l'amministratore precedente la nostra l'assemblea non lo desiderava mai me compreso!!!😭😭😭 Modificato 22 Luglio, 2020 da Dino40
#12 Inviato 26 Luglio, 2020 non concordo con la linea di Dino40. Io non dico che lo correggi dopo e scrivi quello che ti pare. Ci mancherebbe !! Ho detto che sistemi in modo leggibile quello che è il contenuto approvato e firmato. Intendo, ad esempio: hanno deciso che i signor Rossi Arnaldo e Bianchi Stefano e Verdi Giuseppina ( solo loro in mezzo ad altri 10 ) , che sono in arretrato con le spese, possono pagare in 12 rate uguali per via della situazione economica illustrata, ma per brevità stante il casino in assemblea e le umerose cose da scrivere, è stato scritto che per il debito il sig. RosA e BiS e VerGi ok 12 rate.....un classico caso " da sistemare " perchè sia chiaro a chi non era presente. Oppure dopo lunga discussione sul regolamento condominiale e sulle multe da applicare ai sigg.ri X, Y e Z, rei di avere commesso un certo comportamento che va messo a verbale perchè contestato, si decide di lasciar perdere, ma per brevità si scrive X, Y e Z niente. Lo vuoi sistemare in modo leggibile o no ? Comprendo che sarebbe meraviglioso scrivere un verbale bello e pulito, ma mi è capitato diverse volte che per scrivere un bel verbale pulito causa precisazioni, mi sia perso dei pezzi di discussione successiva che poi mi hanno fatto notare mancanti alla fine dell'assemblea, con conseguenti aggiunte forzate. 1
#13 Inviato 26 Luglio, 2020 Dino fa bene a richiamarci ad alti standard per quanto riguarda la trascrizione delle assemblee condominiali, ricordo però che fino a non molti anni fa sia le sedute parlamentari che anche le udienze processuali venivano trascritte in differita (nel durante si stenografava). Penso che quanto era ritenuto sufficiente per il Parlamento e per le aule di giustizia, possa essere ritenuto ancora sufficiente anche per le più modeste sale delle riunioni condominiali... 😉 In alternativa, se non si vogliono concedere sconti né in fatto di completezza né in fatto di precisione, basterà fare una ripresa audio e video dell'assemblea. 1
#14 Inviato 26 Luglio, 2020 Romeo Troncone dice: 1- Posso utilizzare, da ora in avanti, come "brutta copia" il libro verbale contenente già i vecchi verbali redatti a mano dal precedente amministratore? 2- Correggendo il verbale scritto a penna, causando molte cancellature (tra cui le correzioni fatte dal mio collaboratore col bianchetto), ed optando per la "nuova soluzione" dattiloscritta posso essere contestato in qualche modo, sebbene abbia agito in buona fede? 3- I verbali dattiloscritti come possono essere conservati adesso? 4- Quella del fare prima una brutta copia del verbale, può essere una valida soluzione per evitare gli errori di redazione dettati dall'inesperienza? 1- io non la utilizzerei: noi scriviamo il verbale a mano, ogni conclusione di un punto all'o.d.g. si rilegge ciò che si è scritto eventualmente aggiungendo o anche modificando qualche parola per la chiarezza della delibera. 2- noi abbiamo verbali con parole sostituite ma non bianchettate: tiriamo una riga in modo da poter comunque leggere quel che c'era scritto. se dattiloscrivi devi stampare in loco dopo aver letto tutto. 3- penso che vada bene una contenitore con buste trasparenti per ogni verbale 4- per motivi di leggibilità delle varie calligrafie di chi scrive i verbali, io a casa scrivo a pc una "trascrizione" del verbale che spedisco ai condomini informandoli che l'originale firmato è a disposizione; inoltre carico l'originale (brutto e corretto ...) sul sito web del condominio.
#15 Inviato 27 Luglio, 2020 paul_cayard dice: 1- io non la utilizzerei: noi scriviamo il verbale a mano, ogni conclusione di un punto all'o.d.g. si rilegge ciò che si è scritto eventualmente aggiungendo o anche modificando qualche parola per la chiarezza della delibera. 2- noi abbiamo verbali con parole sostituite ma non bianchettate: tiriamo una riga in modo da poter comunque leggere quel che c'era scritto. se dattiloscrivi devi stampare in loco dopo aver letto tutto. 3- penso che vada bene una contenitore con buste trasparenti per ogni verbale 4- per motivi di leggibilità delle varie calligrafie di chi scrive i verbali, io a casa scrivo a pc una "trascrizione" del verbale che spedisco ai condomini informandoli che l'originale firmato è a disposizione; inoltre carico l'originale (brutto e corretto ...) sul sito web del condominio. Solo una nota: quando lavoravo in Cariplo alle perizie dei mutui e controllo atti notarili, un notaio mi disse che anche le eventuali parole sottolineate si considerano come cancellate. Le correzioni inoltre venivano sempre firmate, almeno dai Notai che ho conosciuto allora (si parla del 1988/91). En passant, la tua procedura mi sembra globalmente la più corretta e trasparente possibile, per una redazione manuale del verbale. 1
#16 Inviato 27 Luglio, 2020 stegemma dice: Solo una nota: quando lavoravo in Cariplo alle perizie dei mutui e controllo atti notarili, un notaio mi disse che anche le eventuali parole sottolineate si considerano come cancellate. Le correzioni inoltre venivano sempre firmate, almeno dai Notai che ho conosciuto allora (si parla del 1988/91). En passant, la tua procedura mi sembra globalmente la più corretta e trasparente possibile, per una redazione manuale del verbale. grazie. questa non la sapevo. pensavo che per cancellate si intendessero le parole "barrate" mentre per le sottolineate si intendesse solo porre una particolare evidenza.
#17 Inviato 27 Luglio, 2020 paul_cayard dice: grazie. questa non la sapevo. pensavo che per cancellate si intendessero le parole "barrate" mentre per le sottolineate si intendesse solo porre una particolare evidenza. Così mi disse ma non trovo un riferimento certo. Nel link seguente, si parla di doppia sottolineatura, per la cancellazione, con eventuale linea barrata o rettangolo. Nel dubbio, è meglio non sottolineare nulla: 1
#18 Inviato 27 Luglio, 2020 stegemma dice: Così mi disse ma non trovo un riferimento certo. Nel link seguente, si parla di doppia sottolineatura, per la cancellazione, con eventuale linea barrata o rettangolo. Nel dubbio, è meglio non sottolineare nulla: ri-grazie.