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bignami71

Cassa o "anticipazioni amministratore"?

Salve a tutti!

Fin'ora, nell'amministrare i vari condomìni, in caso di spese anticipate che ho dovuto affrontare (spese raccomandate, cartelli segnalatori, ecc.) ho sempre registrato tutto come "cassa". A fine anno mi sono ritrovato ovviamente la cassa negativa e dunque ho effettuato un prelievo dal conto corrente bancario del saldo cassa negativo e in questo modo ho pareggiato tutto (cassa a zero e prelievo da banca con causale "pareggio saldo cassa").

 

E' corretto agire in questo modo oppure è meglio creare una voce "anticipazioni amministratore"? C'è qualche norma che mi vieta di agire come ho sempre fatto? In caso di verifica sono comunque in grado di dimostrare tutto (documenti giustificativi, movimenti di cassa e banca).

Secondo il mio parere l'amministratore non dovrebbe anticipare nulla di tasca sua ed evitare che il conto corrente vada in rosso, per cui e dato che è impossibile prevedere spese impreviste, sarebbe meglio approvare il preventivo con un certo margine, oppure anno per anno approvare in assemblea un fondo cassa per queste spese impreviste.

Scritto da bignami71 il 16 Ago 2012 - 11:29:46: Salve a tutti!

Fin'ora, nell'amministrare i vari condomìni, in caso di spese anticipate che ho dovuto affrontare (spese raccomandate, cartelli segnalatori, ecc.) ho sempre registrato tutto come "cassa". A fine anno mi sono ritrovato ovviamente la cassa negativa e dunque ho effettuato un prelievo dal conto corrente bancario del saldo cassa negativo e in questo modo ho pareggiato tutto (cassa a zero e prelievo da banca con causale "pareggio saldo cassa").

 

E' corretto agire in questo modo oppure è meglio creare una voce "an [...]

In condominio non c'è una regola su come tenere la contabilità, per cui tutto va bene se i conti tornano.

Addirittura potresti dimostrare, carte alla mano, che avendo anticipato delle spese la cassa fisica (conto corrente) era superiore alla cassa contabile (registro di cassa).

 

Potresti staccarti un piccolo assegno preventivamente e tenere una cassa contanti, indicando poi, man mano, con contabilità a parte, le uscite della cassa contanti.

Non so bene se questo tipo di contabilità sia una specie di "partita doppia" non necessaria in condominio.

 

Secondo me il saldo giornaliero conto corrente superiore al saldo giornaliero registro di cassa costituiscono una prova "inconfutabile" dei tuoi anticipi a favore del condominio e nessuno dovrebbe avere da ridire, anzi...

In qualità di Amministratore non mi faccio problemi per anticipare qualche decina di euro per raccomandate varie o per piccole spese varie impreviste, anziché creare un fondo. Anche perché diventerebbe un pò dispersivo: ad esempio un fondo cassa viene di solito creato per spese più grosse e ripartito in millesimi generali proprietari; nelle piccole spese invece a volte occorre ripartire diversamente (spese personali, spese lampadina delle scale da suddividere agli inquilini, ecc.).

 

Pertanto la mia domanda iniziale resta...

Scritto da bignami71 il 16 Ago 2012 - 12:04:20: ...un fondo cassa viene di solito creato per spese più grosse e ripartito in millesimi generali proprietari...

Non ti avevo detto di creare un fondo cassa, avevo detto un altra cosa, provo a spiegarlo con un esempio:

 

Se dal registro di cassa risulta che oggi il condominio ha una liquidità di 1.000 euro, questi possono stare tutti sul c/c oppure, se stacchi un assegno di 100 euro (a te stesso per piccole spese), la liquidità sarà composta da 900 euro sul c/c e 100 euro in contanti nel cassetto della tua scrivania.

Man mano che spendi i 100 euro, su un foglietto (giusto per promemoria da far vedere a chi avesse qualcosa da ridire), scrivi come li hai spesi (5 euro francobolli, 10 euro raccomandate, 3 euro...)

 

Comunque la mia risposta te l'avevo data:

 

"...Secondo me il saldo giornaliero conto corrente superiore al saldo giornaliero registro di cassa costituiscono una prova "inconfutabile" dei tuoi anticipi a favore del condominio e nessuno dovrebbe avere da ridire, anzi..."

pertanto E' CORRETTO che a fine anno ti stacchi un assegno che comunque non dovrai contabilizzare.

 

L'unica causale che scriverei solo sulla matrice dell'assegno è "anticipi dell'amministratore" che rende meglio l'idea del tuo operato, piuttosto che scrivere "pareggio...".

scusa Leonardo53, prima avevo inteso rispondere a tuxx e la tua risposta è arrivata quasi in contemporanea...

Scritto da bignami71 il 16 Ago 2012 - 12:59:42: scusa Leonardo53, prima avevo inteso rispondere a tuxx e la tua risposta è arrivata quasi in contemporanea...
Infatti io avevo proposto due soluzioni;

1. preventivo più grasso, per eventuali spese imprevedibili

2. creare un fondo per spese imprevedibili

il tutto (se ci sono queste spese) da approvare/rtificare a consuntivo.

Essendo molto difficile al preventivo prevedere piccole spese che nel totale bucano quanto previsto dal budget.

 

Modificato Da - tuxx il 16 Ago 2012 13:14:16

Scritto da bignami71 il 16 Ago 2012 - 11:29:46:

 

E' corretto agire in questo modo oppure è meglio creare una voce "an [...]

No.

Il corretto sarebbe,recarsi in banca,prelevare quanto basta,effettuare le operazioni di spesa.

Il problema è che risulta difficile questa operatività qualora non si gestisca un solo condominio o poco più.

Il consiglio che ti posso dare è fare più prelievi, non uno unico e, soprattutto,visto che è possibile,inserire la causale di utilizzo.

Staff

Scritto da Patrizia Ferrari il 16 Ago 2012 - 14:07:49:

 

No.

Il corretto sarebbe,recarsi in banca,prelevare quanto basta,effettuare le operazioni di spesa....

Tutto dipende dall'entità delle cifre di cui parliamo.

Se oggi spendo 10 euro di raccomandate, tra 15 giorni 5 euro di lampadine, tra un mese 5 euro di cancelleria... mica posso ogni volta andare a prelevare quanto basta.

O tieni una cassa preventiva di un centinaio di euro oppure ti stacchi un assegno dopo aver speso almeno 50/100 euro.

 

Magari se bignami ci dicesse a quanto ammonta l'assegno che si stacca a pareggio di cassa avremmo un'idea più precisa.

Scritto da Leonardo53 il 16 Ago 2012 - 15:53:32:

Tutto dipende dall'entità delle cifre di cui parliamo.

No.

L'entità è indipendente dalla correttezza e bignami71 chiedeva in merito alla correttezza.

Il problema è che esser corretti non collima con la praticità dell'operare dell'amministratore,quindi,finisce che si anticipa,per tutti i condomini le piccole spese che in un batter d'occhio diventano di entità per chi anticipa,di registrazione puntuale sempre per chi anticipa e sistematicamente si ereditano situazioni con saldi a credito a causa di anticipazioni fatte e dimenticate.

Esperienza insegna purtroppo.

Fin che si può si possono tenere piccole casse per ciascun condominio,fatte da prelievi e resti, ma quando si iniziano a gestire più di tot realtà,ahimè,diventa difficile sia gestirle,sia anticipare e rendere conto puntuale.

Il famoso libro cassa diventa indispensabile ma soprattutto deve esser mantenuto aggiornato.

 

Staff

Scritto da Patrizia Ferrari il 16 Ago 2012 - 16:08:49:

 

...Il famoso libro cassa diventa indispensabile ma soprattutto deve esser mantenuto aggiornato.

Scusa ma non ho capito (nel vero senso della parola) cosa significa questa frase e qual'è la soluzione che proponi per chi gestisce svariati condominii.

 

Il famoso libro cassa aggiornato in tempo reale ti dice in tempo reale quanti soldi dovrebbero esserci in cassa (contanti+c/c), ma se non hai la cassa contanti come gestisci le piccole spese se non usi il tuo portafogli fino a X euro e poi fai un prelievo degli X euro per allineare il c/c/ al libro cassa?

 

Io non vedo proprio come si possa essere corretti (come mi sembra di aver capito tu intendi), a meno che, (correttezza = perfezione) con il bancomat o la carta di credito del c/c condominiale si riesca a fare tutti i piccoli acquisti in modo da avere sempre e solo uscite dal c/c.

 

Scritto da Leonardo53 il 16 Ago 2012 - 17:10:12:

Scusa ma non ho capito (nel vero senso della parola) cosa significa questa frase e qual'è la soluzione che proponi per chi gestisce svariati condominii.

 

Il famoso libro cassa aggiornato in tempo reale ti dice in tempo reale quanti soldi dovrebbero esserci in cassa (contanti+c/c), ma se non hai la cassa contanti come gestisci le piccole spese se non usi il tuo portafogli fino a X euro e poi fai un prelievo degli X euro per allineare il c/c/ al libro cassa?

 

Io non vedo proprio come si poss [...]

Mi riferivo a qualche post più su dove si diceva che il libro cassa è una stampata del programma,è vero,ma va mantenuto aggiornato costantemente.

Per il resto come avrai capito risulta difficile per le spese di cassa seguire ciò che la correttezza richiederebbe,quindi,laddove si amministrano diverse realtà si finisce con l'anticipare per poi prelevare con a/b,è il metodo più diffuso,benchè non condivida.

Siccome non è comunque un modus operandi corretto per lo meno che si facciano più prelievi secondo necessità evitando come ha indicato bignami71 in un'unica soluzione.

Per ovvie ragioni:

-se lo si fa a necessità si è costantemente aggiornati,il prelievo va registrato almeno per banca e quindi anche la cassa risulterà congrua;

-in questo modo si eviterà,soprattutto,a termine gestione di rimanere all'asciutto ossia di esser impossibilitati al rimborso per mancanza risorse.

Staff

Scritto da Patrizia Ferrari il 16 Ago 2012 - 17:18:48:

...come avrai capito risulta difficile per le spese di cassa seguire ciò che la correttezza richiederebbe...

Ora è tutto chiaro e condivido.

 

Per quanto riguarda quel "post più su", sull'antico libro leggi quello che hai scritto, il PC stampa quello che hai immesso = stesso risultato.

Sicuramente avrai letto il mio ultimo commento:

se volutamente non si immette o non si scrive per non far capire, non è detto che qualcuno non sia in grado (una come te certamente lo è) di leggere quanto non è scritto e scoprire gli altarini.

Con tutto il rispetto, mi sono letto i vari post, ma credo che qui si stia un pò esagerando sulle possibili soluzioni al caso.

Avevo già detto in precedenza che io sono disposto di mia tasca ad anticipare le piccole spese per ogni condominio, fossero anche 50. E poi non capisco il problema di libri cassa, spese da annotare se no ci si dimentica, rischio di non recuperare...anche in questo caso io do per scontato che tutto il mio software sia aggiornatissimo su queste cose e quindi mi basta un click per avere la situazione di cassa.

 

Ma provo a semplificare e a fare un caso reale: ho effettuato una raccomandata di Euro 3,90 per denuncia di sinistro all'assicurazione di un condominio. Io ho sempre registrato (subito) l'uscita di cassa condominio che ovviamente, se era a zero, ora è in negativo; a fine esercizio e cioè 10 giorni prima della riunione condominiale ho sempre provveduto a fare un prelevamento dal c/c bancario del saldo cassa negativo, comprendente dunque tutte la anticipazioni effettuate (potrebbe anche verificarsi il caso che un condomino mi abbia pagato in contanti ad esempio 30 euro per una rata e le spese da me anticipato ammontassero a 40 euro: effettuo un bonifico a mio favore di 10 euro; in caso di controlli potrei dimostrare tutto per filo e per segno e anche nella causale del bonifico metto la descrizione "giroconto saldo cassa").

 

Ciò che prima chiedevo era se era corretto agire in questo modo oppure creo una voce a parte, una specie di fondo che comunque apparirà nel bilancio condominiale nella stessa colonna di CASSA e BANCA, magari denominandola ANTICIPAZIONI AMMINISTRATORE. Facendo in questo modo a fine anno farei comunque un passaggio in più: nel caso di prima dovrei fare 30 euro di bonifico in favore del Condominio e poi il Condominio dovrebbe bonificarmi 40 euro per le anticipazioni.

 

Quindi nel primo caso da me indicato effettuo solo un bonifico, ma non ci sono sotterfugi, posso dimostrare tutto e anche facilmente; nel secondo caso, anche se forse formalmente più corretto (la cassa non dovrebbe essere mai negativa...) mi costa più passaggi di bonifici.

 

D'altronde se io avessi in cassa 100 euro di una rata pagata da un Condòmino e POI devo fare una raccomandata di 4 euro il problema non si pone (ho i soldi in cassa); il problema si pone quando la cassa è a zero o non ha capienza sufficiente per le piccole spese.

Scritto da bignami71 il 17 Ago 2012 - 09:06:35: ... il problema si pone quando la cassa è a zero o non ha capienza sufficiente per le piccole spese.

 

Che è la normalità laddove i condòmini seguono la regola base di pagare in modo tracciabile indipendentemente dall'età e dall'entità delle rate.

Il tuo quesito rimane senza risposta certa,in quanto le anticipazioni non sarebbero da fare,quindi,qualsiasi voce tu scelga,anche se dimostrabile al centesimo, rimane una soluzione arrangiata.

 

Staff

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