Le operazioni di emissione e incasso rate rivestono un ruolo di vitale importanza all'interno dell'ecosistema condominiale, poiché garantiscono il finanziamento delle spese comuni, contribuendo alla stabilità finanziaria e al corretto funzionamento dell'edificio.
Ogni condòmino è tenuto a versare le proprie quote periodiche, in base alle disposizioni concordate all'interno dell'assemblea condominiale e queste devono essere adeguatamente documentate nel rendiconto in modo da contribuire alla trasparenza nella gestione delle risorse comuni.
Le attività di amministrazione delle rate svolte dall'amministratore , tuttavia, non sono prive di difficoltà, in quanto oltre ad occupare molto tempo nella quotidianità, sono anche soggette ad un elevato margine di errore.
In questo articolo vedremo diverse modalità di emissione delle rate condominiali e analizzeremo come effettuare l'inserimento e la registrazione degli incassi all'interno del proprio software gestionale di condominio.
Emissione delle rate condominiali: le soluzioni tradizionali
L'operazione di emissione rate consiste nella generazione e nella distribuzione di richieste di pagamento che i condomini dovranno affrontare per contribuire alle spese comuni.
Per determinare correttamente l'importo di ciascuna rata in capo ai condòmini è necessario effettuare un piano rate nel quale vengono ripartite in modo equo e trasparente le rate tra i vari condòmini.
Una volta realizzato tale piano è possibile passare alla fase di emissione vera e propria.
Le rate condominiali possono essere emesse tramite diverse modalità:
1. Bollettino postale
L'amministratore può generare un bollettino postale precompilato contenente le informazioni necessarie per il pagamento e inviarli ai condomini tramite posta.
Questo metodo tradizionale offre la possibilità di effettuare i pagamenti presso gli uffici postali o tramite i servizi di home banking, ideale per i condòmini che decidono di affidarsi ancora ai metodi di pagamento tradizionali.
2. MAV
I pagamenti Mediante Avviso (MAV) costituiscono uno dei metodi più diffusi per richiedere il pagamento delle rate condominiali. In sostanza, l'amministratore delega alla banca presso cui è stato aperto il conto del condominio la responsabilità di emettere una richiesta di pagamento da inviare direttamente all'indirizzo dello stabile.
Per effettuare il pagamento tramite MAV, è possibile recarsi presso qualsiasi esercizio abilitato, come banche o tabaccherie.
Tuttavia, esiste anche un'alternativa valida ai MAV tradizionali , ovvero i MAV elettronici: mediante un accordo con la banca è possibile generare autonomamente i MAV e inviarli ai condomini tramite e-mail. Si tratta di una soluzione dai costi inferiori rispetto all'uso di MAV ordinari, che quindi può contribuire a ridurre le spese bancarie del condominio.
3. Bollettino freccia
Il Bollettino Freccia è un bollettino precompilato dal creditore che viene inviato al debitore per ottenere l'incasso di un pagamento.
Il bollettino Freccia consente di velocizzare l'incasso dei crediti e di ricevere una dettagliata rendicontazione elettronica, utile a semplificare la gestione amministrativa.
In questo modo, l'amministratore professionista, non dovrà più pensare ad incassare personalmente i pagamenti o di andare a verificare l'estratto, ma dovrà solo richiedere alla propria banca il resoconto dei bollettini freccia saldati.
I tempi di accredito sono abbastanza ridotti, con conseguenti vantaggi per la gestione della propria amministrazione, mentre la convenienza per i condòmini debitori sta nel fatto che il bollettino è già compilato in ogni sua parte, quindi non deve fare altro che procedere con il pagamento. Tuttavia, il bollettino Freccia ha un prezzo che, per il creditore può arrivare fino a cinque euro, un costo che l'amministratore si vede costretto ripartire sui condòmini.
4. Bollettino personalizzato
Infine, può succedere che la banca richieda un formato specifico per il modello di bollettino.
In tal caso è possibile creare nuovi modelli personalizzati, all'interno dei quali è possibile andare ad inserire dei campi aggiuntivi, che consentono ad esempio di usufruire di modalità di pagamento aggiuntive.
La gestione rate nei nuovi software di gestione del condominio
I moderni software di gestione condominio come Danea Domustudio permettono di gestire il pagamento delle rate condominiali tramite bollettini personalizzati che consentono ai condòmini di pagare in modo più semplice ed immediato.
Nel dettaglio, Domustudio, grazie all'integrazione con TeamSystem Pay, la piattaforma dei servizi di incasso e pagamento digitali erogati da TeamSystem Payments, permette di gestire le rate in modo molto più semplice.
- I condòmini ricevono il bollettino con il link per il pagamento con TS Pay;
- Cliccano il link, inseriscono i dati del loro Conto corrente e procedono al pagamento.
- Non devono né registrarsi a TS Pay, né creare un nuovo account.
Non è più necessario fare lunghe code o perdere tempo inutilmente: le rate vengono saldate in modo completamente digitale, da PC, smartphone o tablet.
Le comunicazioni tra Domustudio e TS Pay sono crittografate con connessione SSL 128bit e scambio di chiavi RSA e viene garantita una sicurezza multi-livello.
Incasso rate condominiali: come renderlo semplice con Domustudio
Infine, per gestire in modo ottimale le rate, gli amministratori si preoccupano di registrare gli incassi all'interno di un software per la gestione del condominio.
Una volta ricevuti i pagamenti, Domustudio consente di registrare direttamente il saldo delle rate, riducendo al minimo il lavoro manuale.
Grazie al dialogo di Domustudio con la piattaforma TeamSystem Payments, infatti, è possibile avere accesso alla lettura di saldi e movimenti dei conti correnti dei Condomini, un'operazione che consente di velocizzare notevolmente la riconciliazione bancaria dei pagamenti e ridurre drasticamente il rischio di errori: in questo modo si avrà un maggiore controllo sulle risorse economiche a disposizione e dati sempre aggiornati in caso di controlli o ispezioni.
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