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Redazione del rendiconto e passaggio di consegne, come fare?
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Redazione del rendiconto e passaggio di consegne, come fare?

Come si deve agire per ottenere il passaggio di consegne? In cosa consiste? Tra le carte va inserito il rendiconto?

Avv. Anna Nicola  

Il passaggio di consegne

Quando viene nominato un nuovo amministratore di condominio, il suo primo compito è richiedere il cd. passaggio di consegne dei documenti e registri attinenti alla gestione del palazzo al suo predecessore.

Il passaggio di consegne, oltre alla documentazione che materialmente viene consegnata al neo nominato, si compone di un verbale munito di data e di sottoscrizione dei due amministratori in cui sono riportati i libri, registri, documenti che vengono consegnati.

Questa operazione è necessaria sia che la nomina del mandatario sia per deliberazione assembleare, sia per provvedimento giudiziale. Avere la documentazione inerente il palazzo consente di poterlo gestire senza soluzione di continuità. Con la riforma del condominio, il legislatore ha reso in termini espressi questo incombente, sebbene già in precedenza fosse di assoluta prassi.

Come contestare un passaggio di consegne incompleto?

Occorre precisare che sulla base del documento relativo al passaggio di consegne non vi può mai essere un riconoscimento di debito da parte del nuovo amministratore. Questi non solo non può ammettere l'esistenza di un debito del condominio quando ancora non ne conosce la gestione, ma simile riconoscimento è un potere prettamente spettante all'assemblea, organo sovrano a cui spetta la diretta titolarità, che mai può essere sostituito da un atto del suo mandatario.

Sempre il mandatario uscente è tenuto a eseguire le attività urgenti nell'interesse dell'edificio al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni, peraltro senza diritto ad ulteriori compensi. Qualificandosi come dovere, il passaggio di consegne non vede il riconoscimento di un corrispettivo.

Com'è noto, il rapporto che lega l'amministratore al condominio è un rapporto di mandato, sebbene disciplinato anche dalle specifiche norme condominiali. In termini generali, l'art. 1713 c.c. - norma in tema di mandato, applicabile anche al mandatario dello stabile - dispone che il mandatario (amministratore) deve rendere al mandante (condominio) il conto del suo operato e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato dovendo improntare la sua gestione ai principi di correttezza e trasparenza.

La valutazione della correttezza dell'operato dell'amministratore di condominio e i limiti del singolo condomino

Passaggio di consegne l'azione giudiziale

L'amministratore uscente è obbligato a consegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini. Ove non vi ottemperi, l'azione per il recupero della documentazione può essere eseguita non solo dal nuovo amministratore, ma anche da un singolo condomino (Cass. 28/04/2004 n. 8132).

Il giudizio può essere promosso sia in sede ordinaria, sia per mezzo del procedimento di ingiunzione, avente ad oggetto l'obbligo di consegna di una determinata cosa.

Il nuovo amministratore può agire anche con il procedimento cautelare d'urgenza, ove ne ricorrano i presupposti, onde ottenere questi documenti, necessari alla gestione amministrativa.

"L'amministratore di un Condominio, alla cessazione del suo mandato, ha l'obbligo di restituire ai condomini quanto ricevuto a causa dello svolgimento dell'incarico, tra cui i documenti concernenti la gestione, né può trattenerli finché non rimborsato delle somme anticipate per conto del condominio" (Cass. 3/12/1999).

Passaggio di consegne e crediti dell'amministratore uscente

Senza il passaggio di consegne non si permette la circolarità dell'amministrazione condominiale, potendo portare di fatto ad una sua paralisi se si crei l'impossibilità di conoscere la complessiva situazione contabile e di procedere alla regolare gestione amministrativa del condominio, risultando impedita in toto la redazione del bilancio, la formazione del rendiconto, la verifica dell'eventuale esistenza di debiti verso terzi e qualsiasi altra deliberazione consapevole dell'assemblea.

Essendo un preciso obbligo, il mandatario uscente deve prestare attenzione ad adempierlo puntualmente.

Rendiconto e passaggio di consegne

Questo principio è stato di recente affermato dal Tribunale di Roma con la decisione del 23 luglio 2020, dove il nuovo amministratore ha agito in via d'urgenza nei confronti del suo predecessore per la mancata consegna della documentazione.

Il convenuto ha eccepito di non avervi provveduto in ragione della stessa deliberazione concernente la sua revoca perché con essa il condominio gli ha domandato di procedere alla chiusura dell'esercizio del 2019, oltre a altre questioni ritenute inconferenti.

Passaggio di consegne tra amministratori via sito internet

Sul punto l'organo giudicante ha osservato che il mandato deve considerarsi cessato dal momento dell'avvenuta revoca, non rilevando i successivi incombenti che l'amministratore uscente doveva compiere, in quanto fatti ed atti riconducibili all'esplicazione di un negozio ormai estinto e compiuti in mera esecuzione dello stesso; ossia posti in essere in adempimento del revocato mandato, e -quindi- essendo atti dovuti in ottemperanza del mandato nel primo momento utile allo scopo.

Così invece non è stato nel caso di specie perché mai è stata consegnata la documentazione. L'uscente ben avrebbe potuto accordarsi con il nuovo mandatario per l'obbligo di consegna ad esempio di parte della documentazione oppure domandando di effettuare a spese del Condominio copia della stessa mantenendone copia per l'adempimento del bilancio 2019: Neppure l'affermata sopravvenuta emergenza epidemiologica, è valida giustificazione perché si sarebbe potuto utilizzare gli strumenti informatici per inviare in tutto o in parte i documenti in oggetto.

Su queste basi, il Tribunale ha ritenuto ricorrere la sussistenza del fumus boni iuris, cioè della verosimiglianza delle doglianze promosse con l'azione cautelare, anche in ragione delle poche solide eccezioni del precedente amministratore.

Si è altresì concluso per la ricorrenza del periculum in mora, visto che il Condominio non ha a sue mani tutta la documentazione riferibile alla sua gestione, essendo nell'impossibilità oggettiva di conoscere la propria situazione amministrativa ed economica, da cui una gestione consapevole in relazione agli accadimenti precedenti ed alle scelte antecedentemente effettuate.

L'impossibilità di controllare l'operato dell'ex amministratore, in presenza di revoca del mandato e nomina di nuovo amministratore, fonda l'esistenza di un reale pregiudizio in capo al Condominio.

La conclusione che si può trarre in ragione di questa sentenza è che il rendiconto consente di verificare come sia stato lo svolgimento del mandato nel corso dell'anno, in caso di revoca dell'anno in cui è stato revocato, e di determinare se l'attività di chi rende il conto sia uniformato a criteri di buona amministrazione.

Questo incarico di redazione dell'ultimo bilancio non può essere assunto a scusante per non adempiere all'obbligo relativo al passaggio di consegne.

La conservazione della documentazione

Si ricorda che l'amministratore deve provvedere alla conservazione della documentazione, che deve detenere e custodire per almeno dieci anni e riconsegnare al momento della cessazione dall'incarico, così come ricevuta al momento della nomina, con l'obbligo di informare tutti i condomini, anche nel corso del suo mandato, del luogo (sia esso lo studio o altro) dove possono essere visionati i documenti dai condomini, con apposita richiesta (art. 1130 bis, comma 2, c.c.).

La reiterata inottemperanza all'obbligo di consegna può avere valenza penale ove vi sia l'elemento soggettivo del dolo. L'amministratore che scientemente si sottrae a questo obbligo, ad esempio rendendosi irreperibile, commette il reato di appropriazione indebita di cui all'art. 646 c.p. (App. Palermo 6 giugno 2016).

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