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La leadership dell'amministratore - team building e assemblea condominiale
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La leadership dell'amministratore - team building e assemblea condominiale

Come gestire un'assemblea? Il ruolo dell'amministratore oltre gli aspetti giuridici.

Dott.ssa Elena Cavedagna  

Saper gestire le assemblee condominiali è un insieme di soft skills che ogni amministratore dovrebbe possedere: dal public speaking, al team coaching passando dal problem solving e dalla leadership del gruppo.

Gli articoli 1135, 1136, 1137 del c.c. e 66 e 67 disp. Att. Cc. definiscono compiti, composizione e prerogative dell'assemblea dei condomini dal punto di vista giuridico. Nessuno si è mai soffermato ad esaminarla dal punto di vista sociale per coglierne i meccanismi di funzionamento e valutare metodi per aumentarne le performance.

Se il condominio è definito un ente di gestione come possiamo inquadrare l'assemblea?

=> Come gestire i conflitti in assemblea condominiale

Parte della giurisprudenza l'ha definita un organo deliberante, ma dal punto sociologico la si può definire un gruppo di persone portatrice di interessi comuni (la conservazione e il miglior uso dei beni comuni) le quali non sempre concordi sulle modalità per il raggiungimento di questi fini.

L'efficacia di una assemblea si può misurare sui seguenti parametri:

  • Esame di tutti i punti all'ordine del giorno
  • Capacità di assumere a delibera e decisione su ogni punto all'ordine del giorno
  • Soddisfazione dei partecipanti

Molte volte invece, gli amministratori, a seguito di una assemblea, si ritrovano con un nulla di fatto: lunghissime e inutili discussioni che bloccano la vita condominiale creando situazioni di stallo dannose. I condomini, per contro, restano con l'amaro in bocca pensando di aver sprecato del tempo.

La buona riuscita di una assemblea dipende da vari fattori, l'amministratore esercitando un buon potere di leadership può influire in modo decisivo sugli esiti e sulle capacità di questo "organo deliberante". Anche se dal punto di vista giuridico la sua presenza non è obbligatoria, dal punto di vista sociologico è indispensabile.

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Provando per un attimo a sfilare gli occhiali del giurista per infilare quelli del coach, vedo l'assemblea non tanto e solo come un gruppo di persone ma come una squadra, un team.

Secondo la definizione Treccani:

team ‹tìim› s. ingl. (pl. teams ‹tìim ›), usato in ital. al masch. - Squadra, gruppo di persone che collaborano a uno stesso lavoro o per uno stesso fine (anche di carattere scientifico o intellettuale…


Figura 1 www.pixabay.com

Affinché questo team funzioni e l'assemblea sia efficace, l'Amministratore deve essere un leader che sa creare il contesto e sa guidare il team verso il raggiungimento degli obbiettivi.

Pensare che sia sufficiente radunare persone in una stanza, con un elenco di questioni da esaminare, per ottenere decisioni rapide ed efficaci è abbastanza utopistico. Per ottenerle non è necessario convergere sulle stesse idee, ma sullo scopo comune, pensare di metterli tutti d'accordo è inutile e dannoso, perché non avverrà mai, difficilmente la gente cambia idea, ma può accogliere e ascoltare le idee dell'altro, cosa che nelle assemblee non sempre avviene.

La signora Maria va in assemblea forte delle sue opinioni, dei suoi pregiudizi e di un bagaglio di emozioni che sommate a quelle di tutti i partecipanti rendono il clima incandescente.

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Il team "assemblea" non nasce spontaneamente, ma attraverso un processo di teambuilding posto in essere da un soggetto, l'amministratore, che deve far sì che i partecipanti si concentrino su alcuni fattori:

Figura 2 immagine hmiservizi.it

La creazione del contesto è l'insieme delle operazioni svolte prima dell'assemblea. La scelta delle parole nell'ordine del giorno, l'ordine dei punti in discussione, la scelta dei luoghi e dei tempi sono determinanti. Il contesto è quello che porta il condomino a partecipare o meno all'assemblea e che genera in lui le prime emozioni (ansia, paura, rabbia, serenità…).

Le scelte relative al contesto vanno contestualizzate al team e al tipo di persone che lo compongono. Far sedere i condomini sui lati lunghi di un tavolo rettangolare può portarli a suddividersi in due fazioni contrapposte, meglio un tavolo quadrato con la possibilità di essere messi tutti sullo stesso piano.

Per quanto concerne i ruoli, spesso l'amministratore si ritrova a ricoprirne sotto il profilo sostanziale più di uno. Funge da presidente, da segretario e da tecnico, ma questo può fargli perdere il controllo della situazione. La scelta del presidente può determinare il successo o il fallimento.

Il presidente, come l'amministratore, deve avere carisma, cioè, secondo Aristotele, un insieme di logos, ethos e pathos ossia argomentazioni, credibilità personale e capacità di risvegliare le emozioni di chi ascolta.

In sede di assemblea è molto utile dare delle regole: spesso si parte dal presupposto che i condomini le conoscano, ma ciò non va dato per scontato.

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Stabilire i tempi e le modalità di intervento nella discussione, le modalità di votazione fa sì che ognuno si senta parte del team al pari degli altri e stemperi emozioni quale la frustrazione o l'insoddisfazione.

L'uso delle parole adatte è necessario durante tutto lo svolgimento dell'assemblea. L'amministratore può usare metafore, analogie e similitudini per spiegare i concetti che verranno meglio capiti e assimilati, ma deve anche moderare assieme al presidente il confronto.

Carofiglio nel suo libro "La manomissione delle parole" sostiene che la mancanza di proprietà di linguaggio generi violenza. Aiutare i condomini a definire le situazioni attraverso la conoscenza dei termini corretti può spegnere sentimenti come rabbia e ira che divampano facilmente in sede di assemblea. "Le parole fanno le cose", scriveva John Langshaw Austin, richiamare i condomini e se stessi all'uso della comunicazione non violenta, aumenta l'efficacia del team e la serenità dei partecipanti.

Lavorare sul clima dell'assemblea significa prima di tutto lavorare su sé stessi, poi arrivare emotivamente preparati a gestire il dialogo, il conflitto e la negoziazione. L'amministratore deve essere capace e pronto a gestire le emozioni, le sue e quelle dei partecipanti, senza che ciò divenga una preoccupazione (ossia si occupi delle cose prima che accadano).

Occorre potenziare insomma l'intelligenza emotiva prevenendo le dinamiche più dirompenti, rafforzando le sue capacità di proporre soluzioni.

Ricette miracolose per una ottima assemblea? Nessuna, solo un consiglio: siate voi stessi e rilassatevi. I condomini lo percepiranno.

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