Sono stato nominato amministratore di condominio.
È uno dei miei primi incarichi e vorrei fare le cose per bene: sia perché si deve, ma anche per dare l'impressione di essere preparato.
So di esserlo, ma non sono presuntuoso. Ho stilato una sorta di check-list, ma vorrei un vostro supporto: quali sono i primi adempimenti che l'amministratore di condominio appena nominato deve porre in essere?
Questo il quesito che ci giunge da un nostro appassionato, così si definisce, lettore.
In effetti dalla nomina al passaggio di consegne chi ha accettato l'incarico si trova in una situazione che può apparire ibrida: si sente un amministratore pur senza avere in mano documenti e cose condominiali.
Eppure quella persona, col verbale di nomina, può fare molto, anzi deve farlo: qui vedremo perché è cosa.
Quando si diviene amministratori di condominio?
Due i modi attraverso i quali si può divenire amministratori di condominio:
1) delibera di nomina cui segue l'accettazione da parte dell'amministratore;
2) presentazione del preventivo dell'amministratore, sua accettazione da parte dell'assemblea e comunicazione della nomina.
La comunicazione della nomina, in quanto accettazione della proposta (art. 1325 e ss. c.c.) non deve essere accettata: quando Tizio viene a conoscenza che il suo preventivo è stato accettato dal condominio Alfa, da allora dovrà essere considerato amministratore.
Si badi: non basta la semplice comunicazione di un condòmino, è necessaria la comunicazione del verbale di assemblea, poiché è dalla conoscenza di quel documento che si ha certezza di essere amministratori. Fino ad allora, la semplice notizia di nomina non ha alcun valore, o almeno non tale valore da fare considerare concluso il contratto di mandato amministratore - condominio.
Variazione dati codice fiscale condominio
Il codice fiscale del condominio è un numero identificativo, ai fini tributari, di ogni specifico condominio.
È compito dei condòmini, in mancanza dell'amministratore, ovvero di quest'ultimo, presentare all'agenzia delle entrate istanza per l'ottenimento. È un adempimento obbligatorio per legge - all'assenza del codice fiscale la legge ricollega sanzioni - e gratuito (ottenere il codice fiscale non ha un costo).
Non è solo importante l'ottenimento, ma anche la variazione dei dati. Tra questi i dati del legale rappresentante, cioè dell'amministratore di condominio.
Chi subentra nella gestione, cioè diviene amministratore (quando lo diviene lo s'è detto in precedenza), è tenuto a comunicare immediatamente tale variazione all'agenzia delle entrate.
Materialmente si tratta di presentarsi presso i competenti uffici per depositare il così detto Modello AA5/6 - pdf di variazione dati.
Per la variazione è indispensabile la consegna del verbale dell'assemblea con la esplicita indicazione della nomina dell'amministratore e di un documento di riconoscimento di quest'ultimo.
Variazione firma di traenza conto corrente condominiale
Variato il codice fiscale il nuovo amministratore potrà prendere contatto, se gli è stato detto qual è, con l'istituto di credito presso il quale è acceso il conto corrente condominiale.
Questo aspetto è particolarmente delicato: chi è cessato dall'incarico, leggasi amministratore revocato o dimissionario, «deve eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi» (art. 1129, ottavo comma, c.c.).
È evidente che se c'è un pagamento in scadenza, il cui ritardo può recare pregiudizio al condominio, allora l'ex amministratore, nelle more del passaggio di consegne dovrà effettuarlo.
Poiché i pagamenti inerenti ai condomini debbono transitare dal conto corrente condominiale, è evidente che la variazione della firma di traenza potrebbe portare problemi, se non addirittura sanzioni, qualora l'amministratore cessato dall'incarico operasse senza averne i poteri.
È evidente, pertanto, che prima di variare la firma di traenza sia consigliabile mettersi in contatto con il proprio predecessore, in modo tale da valutare la tempistica di questo adempimento.
Comunicazioni a fornitori del nuovo domicilio del condominio
Fatture per il consumo di acqua, energia elettrica, gas, oppure per i servizi manutentivi dei beni e servizi comuni: a tutti questi soggetti il nuovo amministratore dovrà comunicare la variazione di legale rappresentanza, sia per incardinare il nuovo rapporto materiale con i fornitori, sia per indicare il nuovo indirizzo al quale inviare le fatture e ogni comunicazione attinente a quello specifico condominio.
Aggiornamento targa con i dati del nuovo amministratore
La targa dell'amministratore, che deve essere affissa in un luogo del condominio di maggior uso e accessibile anche a terzi, deve contenere «l'indicazione delle generalità, del domicilio e dei recapiti, anche telefonici, dell'amministratore».
Se la persona dell'amministratore è variata, perché mantenere sul luogo di accesso la vecchia targa? È evidente che uno dei primi adempimenti è proprio questo: affiggere nei luoghi indicati la targa con le informazioni prescritte dalla legge.
Procedura per il trasferimento delle responsabilità tra amministratori
Il passaggio di consegne è quell'attività che chi è cessato dall'incarico deve eseguire. Non è prevista una tempistica di legge, la sua effettuazione può anche prevedere più incontri (es. consegna immediata della gestione corrente e successivamente di quelle precedenti) o in un'unica soluzione.
Dieci giorni, quindici, un mese dalla nuova nomina, molto dipende dalla corposità delle cose da consegnare e dall'organizzazione dello studio del predecessore. Molte responsabilità, l'abbiamo detto citando l'ottavo comma dell'art. 1129 c.c., in questa fase ricadono ancora sull'amministratore cessato.
Ma non è il caso di cincischiare: valutate l'insieme delle circostanze, è bene richiedere formalmente la documentazione (cioè con raccomandata a.r.) quando i tempi di consegna si stanno dilungando oltre modo e all'apparenza senza motivazione.
Ecco come comportarsi quando si prende in gestione un condominio
