Con l'approvazione della legge di conversione del decreto n. 125 del 2020 è realtà la norma che consente lo svolgimento delle assemblee in video conferenza anche con il semplice consenso maggioranza dei condòmini.
Per molti un punto di approdo, per tanti altri un punto di partenza. Per alcuni una norma mal scritta, per alcuni altri meglio questo che niente.
Ad avviso di chi scrive, al di là delle modalità di svolgimento dell'assemblea e al netto del periodo di rodaggio, delle normali diffidenze e difficoltà che si possono incontrare nell'uso delle tecnologie, ciò che non deve mancare ed anzi dev'essere implementato con l'assemblea on-line è la trasparenza.
Inutile girarci intorno, un gran numero di condòmini, ce lo dimostrano i quesiti che giungono alla nostra redazione, lamenta spesso la scarsa possibilità di analizzare carte e documenti.
Il Covid-19 che rende più difficile recarsi presso l'ufficio dell'amministratore se non impossibile, le assemblee in presenza, dove tenute, spesso frettolose e superficiali ed in generale le difficoltà del periodo pongono un ulteriore elemento di scetticismo sull'assemblea on-line: cosa potrò verificare da casa?
In realtà, se ben utilizzato (come ogni strumento, di per sé è neutro, ciò che conta è l'intenzione) l'assemblea in video conferenza può rappresentare un'opportunità.
Esempio: condividere un documento in modalità on-line può essere più facile che farlo circolare in un'assemblea in presenza, specie se numerosa.
Restano alcuni aspetti che, al di là delle indicazioni di legge, è bene tenere a mente e trattare con particolare attenzione.
Convocazione assemblea con preavviso adeguato per i condòmini
Salvo casi particolari (condòmini già rodati all'uso del mezzo, urgenze improcrastinabili, ecc.) è bene, quando si convoca un'assemblea on-line che tra l'avviso e lo svolgimento sia lasciato un congruo termine per consentire ai condòmini di comprendere come collegarsi e arrivare, dunque, preparati.
Assemblea on-line: chi può raccogliere i consensi?
Per i webinar si è soliti provare i collegamenti, spiegare ai relatori le modalità d'uso della piattaforma di volta in volta utilizzata. Non sarebbe sbagliato farlo anche per i condòmini. Dare la possibilità di famigliarizzare col mezzo è il miglior modo di rendere più semplice il successivo svolgimento dell'assemblea.
Redazione di un ordine del giorno semplice e comprensibile
Alle questioni di ordine tecnico proprie del mezzo di comunicazione e dello specifico canale prescelto per lo svolgimento della riunione di pongono poi le consuete necessità di chiarezza proprie di ogni avviso di convocazione in relazione al contenuto dell'avviso di convocazione.
Rispetto all'ordine del giorno, sempre, anche per l'assemblea on-line, tanto più si scrive, tanto peggio è. Un ordine del giorno chiaro e preciso non dev'essere necessariamente dettagliato in modo minuzioso.
Certo, un ordine del giorno eccessivamente sintetico con specificazione che i documenti sono a disposizione presso l'ufficio dell'amministratore quando poi gli ingressi sono contingentati e la riunione è fissata a stretto giro rende la trasparenza, seppur rispettata, un concetto più formale che un aspetto sostanziale della procedura di convocazione e svolgimento dell'assemblea.
Condivisione dei documenti prima dell'assemblea per maggiore trasparenza
Sappiamo perché ce lo insegnano la dottrina e le pronunce giurisprudenziali che se i documenti sono messi a disposizione prima dell'assemblea, si pensi all'approvazione del rendiconto, ovvero ad altra documentazione, non è necessario, salvo diversa indicazione del regolamento, che questi siano portati in assemblea.
Certo è che, per le ragioni e considerazioni prima esposte, un surplus di trasparenza anche se non imposta dalla legge, è utile, serve anche a rendere immediatamente percepibile il salto di qualità che una riunione, mista o in videoconferenza, possa fa fare.
Pensiamo alla condivisione a schermo, con possibilità di download dei documenti riguardanti l'oggetto della discussione.
Assemblea sì, assemblea no: il dilemma degli amministratori
Non ci si lasci prendere dal vecchio retropensiero che la condivisione di nozioni, documenti, informazioni a persone comuni possa aumentare la confusione: sempre, e qui a maggior ragione, la condivisione dei documenti aumenta la percezione di trasparenza, fa comprendere che il mezzo viene utilizzato per una buona ragione e non per chissà quale recondito motivo.
Preventivi in busta chiusa anche netivo.
Preventivi in busta chiusa anche nelle assemblee on-line
Un problema può essere rappresentato dall'apertura delle buste chiuse in caso di necessità di scegliere fornitori.
Ma non è detto, anzi aprire una busta, mostrata sigillata, davanti ad uno schermo, per poi condividerne immediatamente il contenuto, oppure farlo in presenza non è poi così differente.
Ciò che è importante è sempre la massima trasparenza. Non sono necessari, in questo caso, rigidi protocolli che rischiano di ingessare oltremodo lo svolgimento di una riunione condominiale che, è bene ricordarlo, resta sempre un fatto privato.
