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Assemblea on line e privacy: più dubbi che certezze

Servirebbero chiarimenti sulle lacune lasciate dalla riforma
Avv. Caterina Tosatti Avv. Caterina Tosatti - Foro di Roma 

Con la modifica dell'art. 66 disp. att. c.c., in particolare la modifica del 3° comma e l'inserimento del nuovo 6° comma ad opera della Legge 13 ottobre 2020, n. 126 e del successivo D.L. 07 ottobre 2020, n. 125 convertito nella Legge 27 novembre 2020, n. 159, abbiamo assistito all'irruzione, nel panorama condominiale, della assemblea telematica, cioè che si svolge in assenza della presenza fisica dei partecipanti e in un luogo virtuale.

La modifica arriva sì all'indomani del contesto di distanziamento sociale forzato creato dalla pandemia, ma è destinata a rimanere anche dopo: infatti, pare superfluo dirlo, l'assemblea online non è stata prevista da un decreto emergenziale, bensì inserita in modo stabile tra le disposizioni del Codice civile che regolano la vita condominiale.

Assemblea on-line, è legge la norma che la consente. Alcune considerazioni

Assemblea on line, chi ben comincia …

Se dobbiamo valutare gli aspetti privacy dell'assemblea on line dobbiamo prima capire come il Legislatore l'ha disegnata.

L'art. 66 disp. att. c.c., 6° comma, ha disposto:

«Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini. la partecipazione all'assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all'amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione.»

Quindi, innanzitutto, l'Amministratore, soggetto principalmente deputato alla convocazione dell'Assemblea (argomento dedotto dal 1° e 2° comma dell'art. 66 disp. att. c.c.), dovrà preventivamente acquisire il consenso della maggioranza dei condòmini allo svolgimento dell'Assemblea in modalità 'videoconferenza'.

Privacy: l'amministratore è titolare o responsabile del trattamento dei dati personali dei condomini?

Attenzione, i condòmini sono i proprietari delle unità immobiliari che fanno parte del Condominio della cui Assemblea si tratta, non anche usufruttuari, conduttori o altri aventi - causa tantomeno le unità immobiliari di cui si compone lo stabile o il complesso.

Inoltre, il comma 3° dell'art. 66 disp. att. c.c., come modificato a ottobre dello scorso anno, prevede che nella convocazione dell'Assemblea on line l'Amministratore debba inserire, al posto del luogo della riunione, l'indicazione della «piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione».

La norma pone molti più dubbi di quanti ne chiarisca.

Ad esempio, l'Amministratore può acquisire un consenso unico, una volta solamente, che varrà per tutte le Assemblee future, oppure dovrà acquisirlo per ciascuna Assemblea prima di convocarla in modalità on line?

A giudicare dall'inciso con cui inizia il 6° comma («Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale»), si ritiene che il Legislatore stia suggerendo che il Regolamento condominiale potrebbe prevedere l'Assemblea telematica; tuttavia, la formulazione delle norme sulla convocazione dell'Assemblea, norme dichiarate inderogabili dall'art. 72 disp. att. c.c., ci riporta sempre ad una scelta che spetta all'Amministratore effettuare - ovviamente previo consenso della maggioranza oppure a fronte di una clausola del Regolamento.

Assemblea on-line, possiamo riunirci dal mio ufficio in cinque?

Peraltro, il Legislatore, nonostante le associazioni avessero suggerito una modifica in tal senso, non ha previsto la modalità di Assemblea 'mista', ovvero un'Assemblea in cui chi non può - perché non avvezzo all'uso dei mezzi telematici o sprovvisto degli stessi - partecipa 'in presenza', presso lo studio dell'Amministratore o in altro luogo dallo stesso indicato, pertanto oggi, leggendo l'art. 66 disp. att. c.c., dovremmo dedurre che l'Assemblea on line 'pura', cioè svolta totalmente in modalità telematica, sia perfettamente legittima.

Immaginiamo allora che un condòmino non dia il consenso allo svolgimento on line e, successivamente, contesti l'Assemblea tenutasi in tale modalità, sostenendo che la sua partecipazione è stata impedita, non essendo lo stesso in possesso dei mezzi per partecipare telematicamente; il Giudice istruttore della causa, adottando un'interpretazione letterale della norma e verificata la presenza dei presupposti di legittimità della convocazione dell'Assemblea (consenso della maggioranza dei condòmini e inserimento, nella convocazione, dell'indicazione della piattaforma di svolgimento dell'Assemblea), dovrebbe rigettare l'impugnazione del condòmino, salvo sollevare questione di illegittimità costituzionale dell'art. 66 disp. att. c.c. come modificato, sostenendo che lo stesso violi il diritto di partecipazione del condòmino sprovvisto di mezzi e che, addirittura, comporti che sia possibile partecipare alla vita condominiale solamente se provvisti di tali mezzi, con compressione financo del diritto di proprietà e della circolazione dello stesso.

Ancora: parlandosi di «condòmini», nel caso del Supercondominio chi è che deve esprimere il consenso all'Assemblea on line?

Assemblea on-line, è legge la norma che la consente. Alcune considerazioni

Nulla quaestio nei Supercondomini con 60 o meno partecipanti (anche qui, nell'accezione di «condòmini» vista sopra, non di unità immobiliari), dove, dal 2013, in virtù dell'art. 67 disp. att. c.c., si applica la normativa 'ordinaria' in materia di Assemblea e votazioni, per cui anche qui l'Amministratore del Supercondominio dovrà acquisire il consenso della maggioranza dei condòmini.

Per i Supercondominii con 61 ed oltre partecipanti, forse si potrebbe sostenere che, dato che gli stessi dovrebbero aver espresso un proprio rappresentante, allora dovrebbe essere costui ad esprimere il consenso per la partecipazione in modalità virtuale all'Assemblea del Supercondominio - quindi la maggioranza dei rappresentanti dei Condominii facenti parte del Supercondominio.

Le questioni suesposte hanno necessità di esser chiarite dagli interpreti.

Veniamo ora agli aspetti più propriamente attinenti alla data protection.

Avviso di convocazione dell'assemblea on-line, cosa cambia?

Titolare, Responsabile, Base Giuridica del trattamento

L'Assemblea è un trattamento che il Condominio, quale Titolare del trattamento dei dati dei condòmini, dovrebbe già aver inserito nel proprio Registro del trattamento ex art. 30 GDPR o, qualora non abbia ritenuto di adottarlo, nell'Informativa Privacy data ai condòmini ai sensi dell'art. 13 GDPR.

L'Assemblea on line potrebbe quindi costituire unicamente una nuova modalità di esecuzione del trattamento 'Assemblea', dato che ciò che cambia è la partecipazione alla stessa, che avviene in modalità virtuale anziché fisica.

Abbiamo detto sopra come, una volta acquisito il consenso della maggioranza dei condòmini oppure a fronte di una clausola di Regolamento che prevede tale modalità, spetterà all'Amministratore la SCELTA DELLA PIATTAFORMA ove tenere la riunione.

E qui abbiamo uno dei tanti corti circuiti tra la privacy e la materia condominiale: se il Condominio è Titolare del trattamento, spetterebbe a costui condurre un'indagine su quale sia la piattaforma migliore e spetterebbe sempre a costui la scelta, mentre l'Amministratore rimarrebbe a guardare e, una volta comunicata la scelta della piattaforma, si limiterebbe ad eseguire.

In ogni caso, il dato letterale è chiaro: i condòmini NON sono chiamati a decidere su QUALE PIATTAFORMA sia meglio o più in linea con la data protection, è una scelta TOTALMENTE delegata all'Amministratore dalla norma stessa.

Tuttavia, riteniamo che, laddove i condòmini dovessero lamentare, sia lato 'giuridico - condominiale' che lato 'privacy', l'inadeguatezza della scelta effettuata dall'Amministratore, dovrebbero anche dimostrare le motivazioni di questa inadeguatezza, dandone prova convincente.

Come scegliere la piattaforma? Secondo i dettami della privacy by design e by default stabiliti dal GDPR ed avendo cura di valutare i rischi per i condòmini (e i partecipanti all'Assemblea, quindi anche soggetti delegati) di eventuali accessi, modifiche o perdita/distruzione dei dati trattati durante l'Assemblea on line o l'uso della piattaforma prescelta.

Assemblea on-line, la trasparenza al primo posto

L'Amministratore dovrà allora esaminare vari aspetti della piattaforma da utilizzare, innanzitutto verificando con il gestore le modalità di trattamento dei dati - la riunione viene registrata sempre per impostazione predefinita dal sistema oppure si dà la scelta all'utente? Dove vengono collocati i dati registrati, in UE o in Paese terzo? Vengono comunicati ad altri soggetti, oltre al gestore della piattaforma? Durante la riunione, è necessaria la presenza di un soggetto terzo che coadiuvi nell'uso della piattaforma oppure la 'stanza virtuale' è privata e riservata a coloro che la devono utilizzare? Durante l'uso della piattaforma vengono 'piazzati' dei cookies sui dispositivi collegati ad essa o no? Se sì, di quali cookies si tratta? Sono adeguatamente segnalati?

Rammentiamo che, nel Provvedimento del 10 ottobre 2013 (Vademecum del Palazzo), il Garante per la protezione dei dati personali ha specificato che le riunioni condominiali possono essere registrate solamente con il CONSENSO di TUTTI I PARTECIPANTI - alla riunione, in quanto sono loro i soggetti - persone fisiche dei quali verranno registrate l'immagine e la voce.

Pertanto, una piattaforma che registra by default dovrebbe essere automaticamente scartata.

Qual è la base giuridica del trattamento 'Assemblea on line'?

Argomento delicato, specialmente perché il Legislatore potrebbe averci disorientato, utilizzando il termine «consenso». Proviamo allora a ragionare.

L'Assemblea è senz'altro un trattamento basato sull'obbligo di legge, fondato a sua volta su tutti quegli articoli che definiscono il Condominio come un organo collegiale che esprime la propria volontà discutendo e votando le proprie decisioni.

Alla formazione di detta volontà collegiale partecipano vari soggetti: l'Amministratore, che convoca l'Assemblea e i condòmini, riuniti in Assemblea, che votano le decisioni inserite all'Ordine del Giorno.

Il fatto che l'Assemblea sia un trattamento fondato sull'obbligo di legge significa che il condòmino o l'avente diritto non potrebbe rifiutare il trattamento dei propri dati personali (quelli necessari alla convocazione ed alla partecipazione all'Assemblea), poiché è la legge ad imporglielo.

Privacy in condominio: quale ruolo per l'amministratore?

A ben vedere, allora, l'Assemblea telematica impatta unicamente su una modalità di esecuzione del trattamento, non sul trattamento stesso.

Infatti, nel momento in cui 6 condòmini su 10 danno il proprio consenso a favore dell'Assemblea telematica, a questa dovranno essere convocati e potranno partecipare anche i 4 condòmini che non hanno dato il proprio consenso o che non hanno risposto in merito.

Gli ampi dubbi formulati sopra e causati dalla lettera della norma, che si presta a varie interpretazioni, ci fanno però affermare che sia necessario sia un chiarimento pratico, che potrà essere dato unicamente dalla giurisprudenza chiamata a rispondere alle domande dei condòmini che impugnino le Assemblee telematiche per vari motivi, nonché dal Garante per gli aspetti legati alla protezione dei dati.

Ultimo, ma non da ultimo, poiché l'Assemblea telematica permette a vari soggetti di 'accedere', seppure virtualmente, al contesto fisico in cui si trova il condòmino che vi partecipa (la sua abitazione o altro luogo in cui si trova), si dovrebbe orientare il comportamento dei condòmini in via analogica e sulla base di quanto il Garante ha espresso, nel corso del 2020, in materia di D.A.D. (Didattica a Distanza) e di smart working, dato che anche in quei due contesti c'è un ingresso nella sfera privata del discente o del lavoratore che va tutelato e che deve anch'egli, però, adottare alcuni accorgimenti per ridurre al minimo l'invasività dello strumento usato e la condivisione di dati personali o particolari propri o di altri soggetti.

Presidente e assemblea on-line: quando si sceglie?

Avv. Caterina TOSATTI

Via Prenestina, 325

00177 - ROMA

Tel.: +39 - 339 53 55 077

Mail: studiolegaletosatti@libero.it

Cerca: assemblea on line privacy

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Davide Pecorella
Davide Pecorella 28-01-2021 16:46:22

Egr. Avvocato, ma io non ritengo che il legislatore volesse che l'amministratore chiedesse il consenso preventivo alla convocazione. Non è scritto da nessuna parte.
L'art. 66 mi sembra che parli di "partecipazione all'assemblea". E per questo ritenga che qualora l'assemblea sia svolta in presenza , il condomino che invece voglia partecipare in modalità a distanza debba ottenere il consenso della maggioranza dei condomini (già riuniti).
Se così non fosse penso il Legislatore avrebbe scritto che l'amministratore ottenuto il consenso preventivo convoca i condomini secondo quanto previsto ....
È corretto ?

rispondi
Luigi
Luigi 28-01-2021 18:05:09

credo proprio che il legislatore (governo) intendesse altro per accelerare i tempi e rendere possibili tutte le assemblee. anche se incostituzionali-infatti agli amministratori e negli aggiornamenti fanno studiare che le leggi ordinarie non possono mai scavalcare il codice civile che dice altro e non può essere modificato. ma i costituzionalisti ci stanno a fare? non a caso sono di nomina politica!!!!!

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Marcog
Marcog 28-01-2021 18:54:15

.... e nessuno si preoccupa della verbalizzazione?
La registrazione audio/video non viene fatta (l'amministratore non la gradisce e non la propone, la piattaforma non lo consente, non c'è unanimità, ...) e anche il verbale è "telematico", non visionabile al termine riunione, facilmente alterabile (ahi ahi ahi !!!) o comunque impreciso o carente con omissioni ... vallo a contestare!
Le poche esperienze personali sono decisamente negative: caos per incapacità di assegnare la parola in modo ordinato per cui voci che sovrastano altre voci, tempi allungati, alle 22 si chiude in fretta e furia, e poi, il verbale ... ahi ahi ahi!

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Luigi
Luigi 28-01-2021 22:48:21

dipende con chi a che fare. se è un amministratore filibustiere non apporterà mai modifiche (non vedo il perchè e la ragione! d'altro canto non è cosa dell'amministratore, come dico sempre!).
io di solito prima della stesura definitiva e di protocollarlo nel registro lo faccio leggere al presidente che apporta eventuali emendamenti nel caso non fosse di suo gradimento o fosse sfuggito qualcosa al segretario, solitamente il sottoscritto.
per trasparenza non vedo proprio dove sta il problema. evidentemente nel verbale non vengono riportati i "chiacchiericci" ma cose serie ed importanti. cose serie ed importanti che tante volte non vengono discusse o messe in discussione.

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Paolo 46
Paolo 46 28-01-2021 23:40:32

Mi pare cosa difficile da trattare vista anche la poca conoscenza degli strumenti da parte di persone anziane

rispondi
Luigi
Luigi 29-01-2021 00:28:48

@Paolo 46: COSA VUOL DIRE? MI DEVO OFFENDERE?

rispondi
Paolo 46
Paolo 46 29-01-2021 16:02:32

@Luigi: non capisco perche tu ti senta offeso

rispondi
Marcog
Marcog 02-02-2021 22:28:08

@Luigi: "se è un amministratore filibustiere non apporterà mai modifiche (non vedo il perchè e la ragione! d'altro canto non è cosa dell'amministratore, come dico sempre!).
io di solito prima della stesura definitiva e di protocollarlo nel registro lo faccio leggere al presidente che apporta eventuali emendamenti nel caso non fosse di suo gradimento o fosse sfuggito qualcosa al segretario ..."

Direi che proprio un filibustiere potrebbe apportare modifiche ...
Ci vorrebbe anche un presidente "digitale" per leggere quel verbale, se lo legge successivamente (giorni dopo) non è detto che abbia la capacità di ricordarsi tutto e qualche obiezione avanzata in riunione e omessa in verbale ...
Ben diverso è il verbale riletto in presenza e ancora passibile di contestazione diretta e in presenza firmato!

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Luigi Merelli
Luigi Merelli 03-02-2021 07:58:03

@Marcog: ma esistono anche le e-mail eventualmente da leggere alla prima assemblea.
Quindi non vedo dove sta il problema anche della lettura se richiesta, anche se non è un obbligo previsto dal c.c.

rispondi
Marcog
Marcog 05-02-2021 08:58:02

@Luigi Merelli:
elementare, Watson !!!

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