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E tu sei un amministratore di condominio smart?

Gli amministratori di condominio smart hanno una marcia in più

Daniela Zeba  

Vero. Il quotidiano lavoro dell'amministratore di condominio è difficile ed "usurante".

Giornate interminabili con la sensazione di portare il mondo sulle spalle e di non fare mai abbastanza...Ma talvolta, la vita, forse, qualcuno di noi se la complica da solo, rimanendo ancorato a vecchie abitudini, tanto care (a noi, ma soprattutto ai clienti) perché rappresentano la routine, ma micidiali perchè non ci fanno progredire.

Il mondo va avanti a velocità impressionante e occorre adeguarsi ai nuovi strumenti che la tecnologia ci offre, non solo perché "fa figo" ma per la nostra qualità di vita lavorativa.

Se noi stiamo bene e siamo contenti, di conseguenza lo saranno i nostri collaboratori e i nostri clienti.

Frequentando amministratori di tutta Italia, ho avuto modo di appurare che vi sono realtà estremamente varie. Quello che dirò sarà quindi ovvio per molti, ma sicuramente nuovo per molti altri, che ancora, purtroppo, continuano improduttivamente a correre come il criceto nella ruota.

Ed allora: "Cricetini: saltate giù dalla ruota e uscite dalla vostra zona di comfort!

Ecco i nuovi (poi mica tanto) strumenti e tecnologie vi aspettano!"

Iniziamo dall'incasso delle rate: nel 2018 vi sono ancora amministratori che accettano contanti in studio o che addirittura fanno il porta a porta dai condòmini per i recupero dei crediti condominiali. E' inconcepibile. Prima regola: niente contanti in ufficio. Mai.

=> Sito internet condominiale, le responsabilità dell'amministratore

Bonifici bancari, MAV dovrebbero essere ormai gli strumenti preferenziali, per molteplici motivi, primo fra tutti quello di eliminare il rischio di essere derubati/scippati. Non solo.

Ricevere le persone, rilasciare la ricevuta e andare in banca ad effettuare i versamenti implica tempo.

Il vostro prezioso e fottutissimo tempo che sembra non essere mai abbastanza; tempo che ha un costo e che noi per primi dobbiamo valorizzare impiegandolo in attività più produttive.

Inoltre, tutti i software professionali (excel non è uno di questi) prevedono la riconciliazione, attraverso la quale, interfacciandosi con la banca, vengono registrati con un semplice click i movimenti di entrata e uscita (versamenti e pagamenti), con il risultato che tutto è sotto controllo, sempre, con il vantaggio di avere il registro contabile che corrisponde all'estratto conto (ma su questo mi soffermerò anche più avanti).

Anche se non espressamente obbligatorio per l'incasso delle rate, è da prendere in considerazione comunque il POS (oggi ne esistono che possono gestire più conti correnti), ma non tanto per l'ufficio (avrebbe l'inconveniente di non eliminare il codazzo di gente che viene a pagare), quanto per incassare fuori ufficio le quote senza l'incubo dei contanti, quando ad es. le assemblee si svolgono fuori dallo studio.

=> Cosa succede se l'amministratore non fa pagare tramite carta di credito o bancomat?

Strumento più evoluto è PayPal che si può agganciare a diversi conti o carte di credito: la comodità consiste nel fatto che le quote si possono pagare con un click sia da PC che da cellulare, una volta impostata l'applicazione sui dispositivi mobili.

Passiamo ora alla gestione dei pagamenti. Seconda regola: limitare al massimo o meglio ancora, abolire gli assegni. Il contante non lo prendo nemmeno in considerazione. Solo bonifici on-line tramite il vostro gestionale.

Utilizzando un home-banking professionale multicanale, appoggiato ad un istituto di credito, cd. "banca attiva", con gli altri istituti definiti "banche passive", si riesce a fare ogni tipo di operazione bancaria, in contemporanea, con un unico token ed un' unica operazione.

=> La corretta attivazione del sito internet condominiale.

Adeguatamente impostato, con la contabilità di studio allineata con la banca, il sistema vi permette di fare i pagamenti tenendo conto della giacenza di conto corrente (evitando scoperti) e di unire ed inviare, ad esempio, tutti i pagamenti mensili (ma anche tutti gli F24) di tutti i vostri condomini, con un unico e semplice click! L'interfaccia unico multibank vi permette poi di effettuare la riconciliazione bancaria, ovvero l'aggiornamento del registro contabile, quando volete, con un unico collegamento, per tutti i vostri condomini. Se lo utilizzerete non potrete più farne a meno.

Gestione delle manutenzioni e reperibilità. Sempre nell'ottica dell'ottimizzazione dell'organizzazione dell'ufficio, vi sono programmi (anche integrati con i gestionali) che vi permettono di gestire gli interventi di manutenzione con un pannello apposito, avendo sempre sotto controllo, meglio se in cloud, e quindi anche da PC e da ogni dispositivo mobile, le commesse.

Ogni richiesta di intervento viene registrata, seguita per tutta l'evoluzione, fino alla chiusura ed alla fatturazione.

I vantaggi? Il controllo delle attività. Niente bigliettini, niente chiamate perse, niente disguidi su chi ha chiamato e quando (non vi è mai capitato in assemblea di discutere, ad esempio sulla spesa di un cambio lampadine richiesto dalla signora Maria, ma che poi una volta inserito a bilancio e magari contestato, la signora Maria disconosce, spergiurando di non averne mai fatto richiesta?)

Con la gestione degli interventi ogni chiamata è tracciata, ogni azione dello studio è verificata, il fornitore viene tenuto sotto controllo, la trasparenza garantita e l'efficienza assicurata.

Questo servizio è poi il top se assicurato dallo studio H24, anche quando l'ufficio è chiuso.

Qui si apre un altro fronte, spesso oggetto di accese discussione fra di noi: la reperibilità H24.

=> L'amministratore di condominio va in ferie? Che cosa fare nei giorni di vacanza e nei casi d'emergenza?

Stronchiamo sul nascere ogni polemica: reperibilità H24 non significa che l'amministratore personalmente (salvo questioni di vita o di morte, ma che sappiamo essere alquanto limitate) deve rispondere al telefono od essere rintracciabile H24.

Fornire un servizio di reperibilità H24 significa offrire, con gli strumenti adeguati, la possibilità ai propri clienti-condòmini, di risolvere i loro problemi quando si presentano.

Facciamo un paio di esempi.

Si rompe la lavatrice alle 3 di notte e si allaga la casa della signora Maria? L'amministratore accorto ha tra i suoi fornitori un manutentore H24 ed anche un numero verde o una segreteria on-line che gestisce il problema, filtra le chiamate e mette in contatto la signora Maria ed il fornitore.

Ovviamente ci si deve affidare a personale serio, addestrato e capace di comunicare con le persone: il sistema anche in questo caso registra la chiamata e vi dà la possibilità di seguire la commessa fino alla risoluzione.

=> Targa dell'amministratore di condominio: se non viene affissa quali sono le responsabilità e/o le sanzioni che possono essere inflitte?

La signora Maria soffre di insonnia e, sempre alle 3 di notte, vuole sapere se è in regola con i pagamenti delle quote del condominio, oppure vuole vedere la fattura delle pulizie del mese di agosto? La signora Maria può togliersi ogni dubbio verificando tutto, anche alle 3 di notte, perchè il suo amministratore, regolarmente, pubblica in cloud tutti i documenti del condominio.

Sfruttare gli strumenti del web. Utilizzare risorse come Drive o Dropbox e rendere i documenti dei condomini sempre disponibili, significa fornire un servizio di qualità, dare la massima trasparenza e la possibilità all'amministratore di poter lavorare anche in mobilità, fornendo all'occasione delle risposte tempestive, altrimenti inimmaginabili.

Utilizzare risorse gratuite come quelle di google per stilare documenti, tabelle, presentazioni, firmarli digitalmente dovrebbe essere il must che vi distingue dalla concorrenza, che vi permette di essere efficienti ed efficaci e di massimizzare il vostro tempo.

In ultimo: pochi sanno che attraverso SISTER dell' Agenzia delle Entrate, ad un costo irrisorio, si può avere accesso illimitato agli elaborati planimetrici dei vostri condomini e informazioni sui subalterni e le intestazioni degli immobili che amministrate.

Utilissimo ed indispensabile ad esempio per integrare informazioni spesso incomplete od errate che vi sono state fornite dai condòmini per l'anagrafica condominiale, oppure in fase di dichiarazioni ai condòmini per le detrazioni IRPEF.

Sister vi permette di lavorare in autonomia e di effettuare (e fatturare) ciò che prima veniva eseguito e fatturato dal visurista. Non male, eh?

Questo significa essere reperibili, questo significa essere smart e questo significa offrire servizi di qualità e differenziarsi dalla massa. Questo significa essere professionisti e questo significa dotarsi di strumenti che diano allo studio un'impronta imprenditoriale.

Gli amministratori non sono tutti uguali. Siate quelli che fanno la differenza.

Cerca: amministratori di condominio e nuove tecnologie

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Cristina Ciccarelli
Cristina Ciccarelli mercoledì 03 ottobre 2018 alle ore 18:42

La mia solidarietà, la tecnologia semplifica e migliora la qualità della vita in molte professioni, sopportare i comportamenti di certi condomini insolenti è mentalmente usurante.

Daniela Zeba
Daniela Zeba giovedì 04 ottobre 2018 alle ore 01:48

Grazie della solidarietà Cristina

Andrea
Andrea domenica 07 ottobre 2018 alle ore 15:45

Mi chiedo se questo mondo smart che è ormai irreversibile sia un mondo migliore. Nei condomini in cui le rate vengono ancora riscosse porta porta si verifica un fenomeno ormai assolutamente inconsueto: la fiducia. È una perdita di tempo? Può darsi. Ma nessuno riuscirà mai a convincermi che il guardarsi negli occhi sia una forma di interazione superata. Darti dei soldi in mano potendoti dire in che modo spero vengano utilizzati è molto diverso dal dare dei soldi ad un algoritmo digitale che li deposita su un conto.

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