Imparare a valorizzare il tempo nell'amministrare i condominii.
Per un amministratore di condominio, imparare a gestire il tempo è fondamentale per aumentare l'efficacia personale e per vivere una vita felice e appagante.
È dunque utile adottare un sistema che aiuti a valorizzare il proprio tempo, dandogli il giusto peso e rendendolo un alleato e non un nemico e per far questo occorre cambiare alcune abitudini, operazione non senza difficoltà ampiamente superabili.
In generale ogni volta che si affronta un cambiamento sostanziale c'è bisogno di programmazione, di un piano di azione e per portarlo a termine dobbiamo imparare a pianificare il tempo per riuscire a raggiungere gli obiettivi che ovviamente dovranno essere ben chiari. Ci sono tre fattori che influenzano il modo in cui "costruiamo" il nostro tempo:
- le persone intorno a noi
- i nostri impegni oggettivi
- noi stessi
E visto che quest'ultima è l'unica variabile su cui possiamo avere l'ultima parola, è importante imparare dominare la nostra percezione del tempo, l'uso che ne facciamo, per far sì che la nostra agenda sia più efficace e risponda alle nostre reali esigenze.
La gestione del tempo per l'amministratore di condominii, assume una rilevanza strategica fondamentale visto l'incremento di impegni dettato dalle previsioni normative che si sono succedute, non solo la legge 220/12, ma anche l'impegno della formazione obbligatoria periodica dettato dal Dm 140/14 ed agli adempimenti previsti dalle singole materie, dalla privacy alla sicurezza alle scadenze tributarie e contabili, alla manutenzione impianti e molto altro ancora.
Non riuscire a gestire questi impegni comporta un senso di frustrazione, ansia con conseguente abbassamento delle performance lavorative ed un rischio professionale molto alto.
La sensazione di poter gestire il proprio tempo, di essere padroni di esso ed il disordine nella gestione degli impegni, si riflette nel disordine documentale, giustificato con la frase " io ho il mio ordine".
In realtà i dati non mentono, se al termine di un periodo, analizzando i dati ci si accorge di non essere riusciti a svolgere gli impegni scadenzati, vorrà significare che qualcosa non è andato per il verso giusto nella gestione del tempo. È un dato inconfutabile!!!
Il primo passo da fare è capire se le attività che si compiono sono piacevoli o meno e se la risposta è affermativa, costruire una strategia per riuscire a raggiungere il nostro obiettivo.
Una buona gestione del tempo prevede che ciascun obiettivo venga messo nero su bianco.
La scrittura è uno strumento utile perché aiuta a fissare su carta concetti e azioni da intraprendere, rafforzandoli.
Il trucco sta nel partire dal macro obiettivo per poi passare al micro dividendo ogni obiettivo in tanti singoli più piccoli, misurabili, più raggiungibili perché spaventano meno.
Il raggiungimento di ogni singolo risultato ci carica di energia e fornisce una spinta naturale per raggiungere l'altro stadio per continuare il viaggio verso l'ottimizzazione del tempo.
Per rendere ancor più efficace la strategia di gestione del tempo può essere utile parlare con gli altri di ciò che si vuole fare, dichiararlo apertamente ci mette nella posizione di dover rendere conto a qualcuno diverso da noi di ciò che effettivamente vogliamo fare,
in questo senso le forme di cooperazione tra amministratori di condominio possono essere determinanti.
Prima di imparare a gestire il tempo occorre dare una definizione di esso.
Il tempo è la dimensione dalla quale si concepisce e si misura il trascorrere degli eventi.
Una prima distinzione è data dal tempo formale e cioè misurato dall'orologio e quello effettivo ossia quello spazio temporale che è produttivo.
Se pensiamo al nostro orologio, sappiamo che ci sono 60 secondi in un minuto, 60 minuti in un'ora, 24 ore in un giorno e 365 giorni in un anno, dunque il dato oggettivo è che il tempo passa in maniera uguale per tutti.
Ma se pensiamo al tempo reale, per come lo concepisce ciascuno di noi singolarmente, ci accorgiamo che è una misura relativa e soggettiva. Il tempo infatti corre o non passa mai, a seconda dell'azione che stiamo svolgendo.
Un minuto di una partita di calcio sembra un'eternità se la squadra del cuore sta vincendo, mentre sembra una frazione di secondo se sta perdendo. La gestione del tempo deve focalizzarsi sulla nostra percezione di esso e non dallo scandire delle lancette, sebbene quest'ultimo rappresenti un punto di riferimento ma non di più.
La realtà del tempo percepito è un orologio mentale che ci permette di regolare le lancette a seconda delle nostre reali esigenze; gestire questo meccanismo è fondamentale perché permette di gestire il tempo e non farsi gestire da esso
In questo processo di adattamento mentale è centrale la capacità di rimuovere tutti i sabotaggi e i limiti creati da noi stessi e che ci fanno pronunciare la famosa frase "non ho tempo", oppure che "oggi non è il giorno giusto" per iniziare a fare quella determinata cosa che ci trasciniamo da mesi...
Il passaggio successivo per arrivare ad organizzare efficacemente il tempo e porsi l'interrogativo sulla propria valutazione del tempo.
Il tempo regalato dagli amministratori di condominii è un lusso imperdonabile.
Gli amministratori di condominii spesso regalano il loro tempo anche e soprattutto per mancanza di organizzazione e pianificazione, per esempio navigando su internet senza meta o leggendo le mail quando capita senza una fascia oraria prestabilita oppure facendo pause non programmate durante il lavoro, rispondendo di continuo al telefono, usando in maniera smodata i social; con queste modalità di gestione del proprio tempo, sarà agevole perderlo.
Imparare a gestire e valutare correttamente il tempo e comunicarlo efficacemente ai propri collaboratori ed ai propri condòmini sarà il primo importante passo da compiere verso una sua più proficua attività lavorativa che eliminerà la sensazione dell'amministratore di condominii, di non aver tempo a disposizione.
