Quando si tratta del problema dell'acceso ai documenti contabili del caseggiato bisogna considerare che la richiesta di un condomino di visionare detta documentazione trova fondamento e legittimazione nell'artt. 1129 c.c., 2 comma, c.c. ("…l'amministratore comunica […] il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata."), nonché nell'art. 1130 bis c.c., comma 1 (ai sensi del quale: "I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese"). L'amministratore ha l'obbligo di rendere disponibili i documenti nel più breve tempo possibile.
Se la documentazione è complessa o se vi sono difficoltà pratiche però il condomino deve tenere conto delle oggettive difficoltà di colui che amministra il caseggiato.
A questo proposito, merita attenzione la recente sentenza del Tribunale di Napoli del 23 dicembre 2024 n. 11105.
Controversia sul diritto di accesso ai documenti contabili condominiali
Due condomini citavano in giudizio il condominio, sostenendo di aver ricevuto l'invito per l'assemblea condominiale del 11.6.2019, nell'ambito della quale l'assemblea aveva approvato il rendiconto consuntivo 2018 - relativi riparti e consuntivi di spesa, il conguaglio 2018 e relativo riparto all'approvazione di bilancio anno 2018. Venivano approvata altresì i capi 3) e 4) sempre connessi al consuntivo 2018 e preventivo 2019. Gli attori impugnavano le decisioni sopra menzionate, poiché, nonostante avessero richiesto in precedenza all'amministratore di poter visionare i documenti a supporto del rendiconto consuntivo e del piano di riparto, non avevano avuto la possibilità di accedervi.
In particolare, secondo quanto sostenuto dalle parti attrici, l'amministratore non si era reso disponibile di fornire la documentazione contabile a supporto del consuntivo, che era ormai stato approvato.
I condomini istanti quindi lamentavano di non aver avuto conoscenza piena e adeguata dei documenti giustificativi di spesa e di non aver potuto partecipare all'assemblea in maniera informata; di conseguenza ritenevano le delibere impugnate viziate, in quanto rese in violazione del disposto di cui all'art. 1130 bis c.c., comma 1, oltre che in violazione dei doveri discendenti dal rapporto di mandato, e ne invocavano, pertanto, l'annullamento, pretendendo la condanna del convenuto condominio al risarcimento del danno per espressa violazione degli obblighi di cui al mandato conferito all'amministratore ex art 1218 c.c. In ogni caso gli stessi condomini esponevano, poi, che, al fine di impugnare "il deliberato assembleare", avevano depositato istanza di mediazione, alla quale aderiva anche il convenuto, iniziativa che si era conclusa con verbale negativo.
Richiedevano perciò la condanna del convenuto alle spese di giudizio, ivi comprese le spese occorse e documentate per la procedura di mediazione.
La difesa del condominio sosteneva che la richiesta degli attori fosse infondata e pretestuosa, poiché la domanda di accesso alla documentazione era stata formulata solo sette giorni prima dell'assemblea condominiale, ossia a ridosso della stessa.
Tale tempistica, secondo la difesa, rappresentava un ostacolo all'attività di amministrazione e risultava contraria ai principi di correttezza.
In ogni caso, la difesa osservava che la documentazione era stata comunque messa a disposizione dell'amministratore, che l'aveva inviata tramite PEC il 1 luglio 2019 al difensore degli attori, ossia prima della scadenza dei termini per l'impugnazione della delibera di approvazione del bilancio.
Tuttavia, come rilevava il convenuto, il difensore aveva letto la PEC solo il giorno successivo, quando ormai era stata già depositata l'istanza di mediazione per l'impugnazione della delibera.
Il Tribunale ha dato ragione al condominio. Come ha evidenziato il giudicante, al momento della richiesta, l'amministratore non era nel possesso materiale della documentazione in oggetto; infatti i documenti contabili si trovavano in deposito presso lo studio del commercialista del condominio.
Secondo lo stesso giudice la richiesta di accesso ai documenti contabili pervenuta soltanto sei/sette giorni prima dell'assemblea, si ritiene integrare una condotta in contrasto con il principio della correttezza ex art. 1175 c.c., con la conseguenza che nessun addebito può essere rivolto all'amministratore del condomino convenuto, il quale, diligentemente si è adoperato a seguito della predetta richiesta, comunicando ai richiedenti che la documentazione si trovava presso lo studio del commercialista e chiedendone, a quest'ultimo, la pronta consegna. A tal proposito, è stata fornita piena prova sia documentale che testimoniale, e pertanto l'onere del condominio di dimostrare l'inesigibilità della richiesta è stato adeguatamente assolto.
Il diritto di accesso dei condòmini ai documenti contabili e amministrativi del condominio
Obbligo dell'amministratore e diritto di accesso dei condomini
Le disposizioni sopra dette prevedono un obbligo per l'amministratore di rendere "disponibile" la documentazione informando il condomino che ne faccia richiesta del luogo e del tempo di accesso ai fini dell'estrazione delle copie a cura e spese del richiedente.
La legge stabilisce un equilibrio tra l'obbligo di trasparenza dell'amministratore e il diritto di informazione del condomino, senza gravare eccessivamente sull'attività gestionale del condominio (Trib. Firenze 20 novembre 2023, n. 3395).
Il diritto di richiedere l'esibizione dei registri e dei documenti contabili condominiali in qualsiasi momento non può comportare intralci all'amministrazione condominiale, né può contraddire il principio di correttezza previsto dall'articolo 1175 c.c. Il condomino che esercita tale diritto non è tenuto a giustificare la richiesta, ma ha l'onere di provare che l'amministratore gli abbia impedito l'accesso ai documenti (Cass. civ., sez. VI, 28/07/2020, n. 15996).
Bisogna però considerare che nulla impedisce ai condomini, in previsione di una futura convocazione assembleare, di richiedere la predetta documentazione con un ragionevole margine di tempo e di ottenerla utilmente e ciò, anche in considerazione del fatto che l'approvazione del consuntivo è un'attività ricorrente.
