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Come scrivere il verbale di assemblea
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Come scrivere il verbale di assemblea

Indicazioni utili alla redazione del verbale di assemblea

Avv. Alessandro Gallucci  

In che modo bisogna redigere un verbale di assemblea per evitare contestazioni?

Oltre alle indicazioni desumibili dalle norme, esistono comunque degli accorgimenti ulteriori cui fare riferimento per avere un così detto verbale blindato?

Partiamo da una doverosa precisazione: per quanto accorti si possa essere nel redigere un verbale, è bene sempre tenere in considerazione che nessuna formula loro rende incontestabile, ossia non soggetto a impugnazione giudiziale. Che poi la corretta redazione porti alla reiezione della domanda, questo è un altro discorso, meglio una conseguenza prevedibile del buon operato.

Prima di entrare nel merito e fornire indicazioni utili alla redazione del verbale è doveroso ricordare che tale attività spetta al così detto segretario dell'assemblea. Questo è figura non disciplinata dalle norme condominiali: si guarda in via analogica a quanto stabilito in ambito societario (art. 2371 c.c.).

Il compito di redigere il verbale spetta ad uno condòmini: tuttavia la giurisprudenza ha chiarito che, salvo diversa indicazione del regolamento di condominio, non vi sono ragioni che escludano la possibilità di nominare segretario l'amministratore, anche se esterno (cioè non condomino, si veda Trib. Roma 14 gennaio 2016 n. 734).

Si tratta di una prassi molto ricorrente, come frequente è la prassi di indicare il nome di uno dei condòmini quale segretario, ma di lasciare la redazione materiale del verbale all'amministratore.

Nozione di verbale

Per sapere cosa bisogna verbalizzare è necessario sapere che cos'è il verbale: è evidente che il contenuto sia strettamente connesso alla funzione.

Il verbale è quel documento contenente le deliberazioni assunte dall'assemblea di condominio.

Secondo la Suprema Corte di Cassazione, “il verbale dell'assemblea condominiale offre una prova presuntiva dei fatti che afferma in essa essersi verificati, e dunque che spetta al condomino il quale impugna la deliberazione assembleare, contestando la rispondenza a verità di quanto riferito nel relativo verbale, di provare il suo assunto” (Cass. 11 novembre 1992 n. 12119).

È evidente che se ciò che è scritto si presume avvenuto, ciò che non è riportato non può essere presunto ed anzi, in taluni casi, si considera l'omissione determinante ai fini della validità formale del deliberato.

Proprio in ragione di tale particolare efficacia probatoria è bene che il verbale contenga chiaramente tutta una serie di informazione che rendano difficile contestarne vizi.

Requisiti essenziali del verbale la cui mancanza comporta nullità

In primis il verbale deve avere forma scritta. Lo specifica chiaramente l'art. 1136, ultimo comma, c.c.

La forma scritta è un requisito di validità del verbale stesso. La Corte di Cassazione a Sezioni Unite ha avuto modo di specificare che devono “qualificarsi nulle le delibere prive degli elementi essenziali” (Cass. SS.UU. 7 marzo 2005 n. 4806).

È da considerarsi nulla, quindi, una deliberazione assunta oralmente. Del pari nullo va considerato il verbale scritto, ma completamente illeggibile a tal punto da non consentire alcuna possibilità di comprensione.

Altro elemento considerato indispensabile, a pena di nullità delle delibere, è la sottoscrizione del verbale da parte del presidente e del segretario (Trib. Benevento 1 luglio 2014 n. 1595). Rispetto a quest'ultimo requisito, si tratta di una presa di posizione giurisprudenziale che non trova riscontro in pronunciamenti di legittimità.

=> Verbale d'assemblea, nessuna irregolarità se non si riportano le delucidazioni dell'amministratore

Requisiti del verbale la cui mancanza comporta annullabilità

È fondamentale che il verbale dell'assemblea contenga direttamente o in via desumibile (si dirà dopo in che termini) tutte le informazioni utili a consentire la corretta procedura di deliberazione.

Indispensabile, quindi, indicare i condòmini presenti ed i relativi millesimi con specifica indicazione dei condòmini presenti per delega. Dopo ciò bisogna dare atto della nomina del presidente e del segretario. A ben vedere l'omissione di questa indicazione non è causa di invalidità ove risulti comunque una firma sul verbale chiaramente riconducibile ad uno dei condòmini.

Il presidente deve poi provvedere a verificare che tutti i condòmini siano stati regolarmente inviati, ossia che sia stato inviato loro l'avviso di convocazione nei modi e nei termini di legge. Di tale verifica deve restare traccia nel verbale a dimostrazione del fatto che sia stata compiuta. La verifica deve riguardare anche la regolarità formale delle deleghe.

Tanto eseguito e valutata la ricorrenza dei quorum costitutivi di cui bisognerà dare attestazione a verbale, il presidente potrà consentire la discussione dei punti all'ordine del giorno, seguendo l'ordine ivi indicato, oppure in base a quello deciso al momento dall'assemblea. È opportuno (non obbligatorio), nel caso di inversione, che se ne spieghi brevemente a verbale la ragione.

L'art. 1130 n. 7 c.c. specifica che nel registro dei verbali deve essere riportato il verbale contenente, tra le altre cose, le brevi dichiarazioni che i condòmini hanno chiesto siano riportate. È indispensabile, quindi, verbalizzarle ove domandato.

A verbale, inoltre, è fondamentale riportare tutti gli allontanamenti reingressi e rilasci di deleghe in avvenuti in corso di assemblea.

Verbalizzazione della deliberazione. Se avviene una votazione all'unanimità dei presenti, sarà sufficiente indicare “l'assemblea all'unanimità approva”.

Ove, invece, la votazione sia avvenuta a maggioranza è necessario indicare il nome dei favorevoli e quelli degli astenuti e dissenzienti con i relativi millesimi e l'esito della votazione che potrà essere di approvazione della delibera o di bocciatura, ma anche di rinvio.

=> Verbale di assemblea. Ma è sempre necessario indicare chi ha votato a favore?

Che cosa accade se manca qualcuno degli elementi appena indicati?

È pacifico in giurisprudenza (Cass. SS.UU. n. 4806/05) che errori nella procedura di verbalizzazione comportino l'annullabilità delle delibere in esso riportate. Tuttavia, ove manchino alcune specifiche indicazioni che siano comunque desumibili dall'intero contenuto del verbale, non potrà addivenirsi alla dichiarazione d'invalidità della delibera.

Così, ad esempio, se rispetto ad una deliberazione si scrive che l'assemblea approva con il solo voto contrario di Tizio, non si potrà parlare di verbale errato, in quanto ove siano indicati (com'è doveroso) tutti i presenti, sarà possibile valutare in questo modo il raggiungimento dei quorum deliberativi, l'eventuale voto in conflitto d'interessi, ecc. (si veda tra le tante Cass. 19 novembre 2009 n. 24456).

È fondamentale che la deliberazione sia verbalizzata con chiarezza e precisione. Ove si tratti, ad esempio, di semplice approvazione dei conteggi, sarà sufficiente dare atto della mera approvazione.

Ove, invece, siano decise modifiche, termini, particolari condizioni (si pensi a delibere riguardanti lavori di manutenzione) è bene che esse siano scritte in modo chiaro e preciso, onde evitare fraintendimenti circa la loro corretta attuazione/comunicazione.

=> Come redigere il verbale dell'assemblea di condominio

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Enzo
Enzo mercoledì 28 dicembre 2016 alle ore 18:34

Non sono d'accordo.L'amministratore potrebbe redigere un verbale a suo piacere.

GDS
GDS giovedì 29 dicembre 2016 alle ore 17:30

No, se lo invia a fine assemblea per mail!

Nevio
Nevio domenica 01 gennaio 2017 alle ore 23:10

il nostro amministratore non legge il verbale anche se viene richiesto, alcune volte lo invia dopo 25 / 30 giorni e non verbalizza le dichiarazioni dei condomini. cosa dobbiamo fare?

GDS
GDS lunedì 02 gennaio 2017 alle ore 11:34

Il verbale va riletto, ma non è colpa dell'amministratore bensì del presidente che è bene non lo faccia l'amministratore! Spesso è colpa dell'assemblea se non si rilegge il verbale; stessa cosa sulla verbalizzazione delle dichiarazioni che è sempre il presidente a gestire la questione. Se invece esiste una sorta di presa di potere dell'amministratore, cambiatelo! Per quanto riguarda l'invio del verbale, non sempre si può pretendere l'immediata trasmissione per varie ragioni.

Nevio
Nevio sabato 07 gennaio 2017 alle ore 18:28

si ! capisco, ma l'amministratore chiede chi vuole fare il presidente, difficilmente una persona si presenta, l' amministratore prende quando uno quando l'altro. Io non sempre posso alzare la mano dicendo io, altrimenti doventa...abitue.( dobbiamo capire che nel condominio pochi sanno le regole e leggi.
Riguardo alla lettura del verbale e berbalizzazione di un disseziente se non viene scritta cosa uno deve fare? E se non la invia?

GDS
GDS sabato 07 gennaio 2017 alle ore 18:37

E' successo che non mi volevano far verbalizzare una cosa e non mi volevano far allegare un mio foglio dicendomi che non potevo... gli ho detto: "Sto per chiamare i carabinieri, che dovemo da fa!?". Con il cellulare già pronto in mano... la cosa è stata verbalizzata ed il mio foglio allegato.

GDS
GDS sabato 07 gennaio 2017 alle ore 18:39

Rispondo anche ad Enzo smottandogli la sua tesi in quanto l'amministratore potrebbe essere in combutta con il presidente, quindi se bastasse la firma del presidente a sollevare ogni dubbio direi che siamo fuori e che è più valida la modalità che opero io di inviare subito dopo la lettura del verbale, il file via mail ad almeno due persone ed eventualmente a chi lo chiede! In questo modo non lo posso cambiare, ma solo correggere errori di ortografia.

Nevio
Nevio sabato 07 gennaio 2017 alle ore 19:49

avevamo un amministratore che scriveva immediatamente il verbale e subito faceva la fotocopia.Cambiato amministratore questo a il suo sistema e se i condomini in maggioranza non reclamano poco puoi fare. PULTROPPO le leggi non difendono i condomini. I CONDOMINI non sono informati e non sanno le regole e stanno zitti.Tutte le volte che l'amministratore non si comporta in modo corretto non puoi sempre ricorrere al giudice.IL chiamare i carabinieri è assurdo perché non vengono come avviene in un parcheggio dentro il condominio, niente puoi fare.

Gianni
Gianni venerdì 01 dicembre 2017 alle ore 11:17

Indispensabile, quindi, indicare i condòmini presenti ed i relativi millesimi con specifica indicazione dei condòmini presenti per delega E CONTROLLARE L'ESISTENZA DEL QUORUM COSTITUTIVO.SOLO Dopo ciò bisogna ELEGERE/NOMINARE Il presidente eD IL segretario. Chiedo SCUSA se ho modificato il periodo secondo un modesto ed umile contributo. Mille grazie

GDS
GDS venerdì 01 dicembre 2017 alle ore 11:28

Non andiamo a fare troppo i cavillosi... il presidente si elegge senza dover indicare chissà quale votazioni, anzi non si indica un bel nulla... certo, si si sta in una situazione particolare e rigida è altra cosa. Anche per le votazioni è inutile dettagliare, specialmente se si è all'unanimità... in altri casi per differenza, si dettaglia solo una parte. Se poi ci sono casi rigidi è altra cosa.

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