Ciao armaduck, ti consiglio di leggere un bel libro a tema , c'è ne sono tanti , alcuni non troppo costosi che potranno meglio delucidarti sulla materia.
Per qualsiasi problema c'è sempre il forum pronto a darti una mano.

Con le premesse che fai mi sembri totalmente a digiuno di condominio. Sei sicuro di voler accettare? I compiti e le rogne di un amministratore non sono poche. Cmq ti auguro, se accetti, che questo condominio sia tranquillo e composto da ignoranti in materia.
In bocca al lupo

Nessuno vuole spaventarlo ! vogliamo che sappia che questo incarico ha le sue responsabilità che non sono cose da poco, tutto qua !

Appunto.........nessuno dovrebbe iniziare a fare l'amministratore in questo modo. L'amministratore di condominio è una professione completa e complicata, non è fatta per persone impreparate.

i programmi sono tanti e utili ma solo se hai deciso di fare questo mestiere, hanno un costo d'acquisto e un costo annuo d'assistenza
io uso domus della Brainware http://www.brainware-domus.it/

più utile di un programma è un corso di formazione di base, cerca la sezione locale e quelle vicine di una associazione e segnale che si interessato www.anaci.it
se i libri potessero sostituire gli insegnanti, non ci sarebbero le scuole

ma come succede che si diventa amministratore di un condominio dove non c'è stata un assemblea ????

raccogli nomi e indirizzi dei proprietari, che son quelli del rogito e non quelli sui campanelli
attento che spesso i proprietari sono figli, nonne, zie ... non residenti, non fidarti di chi dice ci abito io e pago io ... vanno convocati i proprietari altrimenti l'assemblea è nulla
all' odg:
- nomina dell'amministratore e determinazione onorario (se la tua nomina non è avvenuta in una assemblea)
- esame e scelta assicurazione fabbricato affinchè possiate chiedere dei preventivi le coperture da richiedere sono Incendi € 5.000.000,00 (valore di ricostruzione senza terreno, non di mercato), RCT 2.000.000,00 unico, RC conduttori24famiglie, RC amministratore -....(fra le garanzie metti le spese legali, così se il costruttore non provvede ...)
-esame proposta regolamento assembleare (se non c'è già un regolamento contrattuale)
- tende da sole (gli interessati portino i campioni per scegliere la fantasia)
- approvazione da fare all'unanimità delle tabelle millesimali (se il costruttore non le ha inserite nel rogito)
- nomina di un tecnico per la redazione delle tabelle millesimali (se il costruttore non le ha fatte)
- impresa di pulizie (regolare iscritta al registro delle imprese di pulizie), interventi da fare una, due o tre volta a settimana
- impresa giardinaggio
- contratto manutenzione ascensore e nomina di ente di controllo biennale dell'ascensore (Usl o privato)
- manutenzione semestrale estintori (se ci sono)
- apertura c/c condominiale
- approvazione preventivo ordinario, riparto e prospetto rate
- installazione di una bacheca all'ingresso

-verifica se ci sono CPI da rinnovare e segnati le scadenze
-comunica all'ufficio passi carrai che sei l'amministratore e ricordati di pagare la tassa entro fine gennaio, che ti arrivi o meno la cartella ...
-fatti consegnare dal costruttore il libretto di manutenzione del cancello automatico da aggiornare ad ogni intervento

Con la mia risposta "collaborativa" volevo farti comprendere che non è un passatempo ma una professione.

Quando il costruttore "per sfatica o ignoranza" ti dirà che non ci sono CPI, sarai in grado di dire che la tipologia del fabbricato la prevede e quindi chiami il termotecnico perchè tu vuoi una copia ?

Quando quello del cancello automatico ti dirà che quando ha fatto il cancello non c'era l'obbligo per la normativa macchine del libretto di manutenzione, ma sei vuoi ti dice quanto vuole per l'adeguamento e il libretto, sei in grado di sapere se è vero ?

per la verifica biennale dell'ascensore a chi ti rivolgi ? Da me l'asl funziona, ma da te ? ti affiderai all'ente notificatore consigliato dall'ascensorista ? Ti pare saggio ? Conosci costi generalmente chiesti ?

Nella polizza assicurativa sai cosa è importante guardare/assicurare ? alcuni agenti per far calare il prezzo, mettono che non sono assicurati i giardini, alberi ... e altre cose spesso importanti ... Hai l'esperienza per non caderci ?
Lo sai fare un contratto d'appalto ?

in quanto sessantenne, pensionato hai tempo, redditto tuo, e non avranno da te, grandi pretese, se non quello che tutti indicano come la cosa più importante, anche se non è vero, la continua presenza anche quando non serve, per rilevare che il cane di tizio caga, la tizia sbatte la tovaglia, e ascoltare la signora che lamenta i rumori ... ...

No Armaduck, sono contraria ai pensionati che si annoiano e decidono di fare gli amministratori ( mai pensato al volontariato nel terzo settore ?)
non costruite la cultura su cosa è competenza vera dell'amministratore ?
fate pensare che chiunque può essere capace di fare l'amministratore e non è vero, perchè non ne hai le competenze
le persone come te, insieme ai dopolavoratisti, sono la iettatura di questa professione che non riesce a farsi riconoscere come professione, nè dallo stato, ne dai clienti

e la partita iva ? L'elenco fornitori ? o non intendi pagarle le tasse ?

Mi stò impegnando molto in questo forum, perchè voglio contraccabiare gli aiuti ricevuti, perchè imparo, ma anche per creare una cultura per una professione, che ha bisogno d'essere inquadrata-valutata nel modo giusto dai clienti e lievitare fra chi la svolge.
Non per dare a chichessia una spolverata di informazioni per atteggiarsi a professionisti, quali non sono.

come dici tu, sei libero e vaccinato, forse sei perfettamente in grado di inserirti nella massa degli improvvisati ed essere un egregio inprovvisato, magare migliore di tanti che si dicono professionisti, solo perchè lo fanno a tempo pieno, ma ... SONO STANCA DEGLI IMPROVVISATI, SIETE LA NS. ROVINA