Fra i compiti dell’amministratore vi è senz’altro quello di provvedere alla conservazione dei documenti condominiali.

Una parte di questi, riguardando la vita del condominio, va conservata a tempo indeterminato e comprende: a) il regolamento condominiale, b) l’elenco aggiornato di tutti i condomini, c) le tabelle millesimali, d) l’inventario dei beni di proprietà comune, e) il registro dei verbali dell’assemblea, f) la documentazione relativa alla costruzione dell’edificio, con lo schema dei vari impianti, concessioni comunali ecc., g) le ricevute sia degli avvisi di convocazione, sia delle trasmissioni dei verbali di assemblea, h) i documenti relativi alle assicurazioni sociali (Inps, Inail)

Un’altra parte, riguardando rapporti giuridici di durata definita, va conservata per tutto il periodo necessario previsto e comprende: a) contratto assunzione del portiere, b) contratti di fornitura Energia elettrica, acqua, combustibile, c) contratto manutenzione ascensori, d) assicurazione dello stabile, e) libretti di centrale termica, ascensori ecc.

L’ultima parte comprende documenti essenzialmente contabili come ricevute di pagamento, fatture, estratti conto bancari ecc.

Per quanto riguarda le ricevute di pagamento relativi all’esecuzione dei lavori e forniture di beni e servizi, queste devono essere conservati fino alla prescrizione decennale prevista dall’art.2946 del c.c.