La questione relativa alla possibilità di prendere visione ed estrarre copia dei documenti condominiali rappresenta argomento sempre d'attualità e sempre connotato da problematiche interpretative o pratiche che spesso sfociano in motivo di contenzioso tra condomini ed Amministratore del Condominio.
La questione è, per certi versi, dibattuta e analizzata da giuristi e operatori del diritto che cercano di dare una convincente risposta al quesito che spesso si pongono condomini ed amministratori, ciascuno nei limiti e nel rispetto delle proprie posizioni e competenze. Ciò che sempre risulta dirimente è, prima di ogni cosa, il dettato normativo. Osservare e rispettare la norma, infatti, non può che escludere margini di errore.
E' ormai noto che con la Legge di Riforma del Condominio (L. 220/2012), sono stati chiaramente indicati i documenti che l'Amministratore è obbligato a redigere o conservare. E', del resto, pacifico che tali documenti, in forza del rapporto di mandato intercorrente tra Amministratore e condomini, debbano essere redatti e conservati nell'interesse della compagine condominiale.
In virtù del rapporto di mandato, dunque, nei rapporti tra condomini e amministratore sono applicabili, in quanto compatibili, le norme dettate dagli artt. 1703 ss. c.c. e, nello specifico la disposizione prevista dall'art. 1713 c.c., avente ad oggetto l'obbligo posto in capo al mandatario di rendere al mandante conto del suo operato.
Il diritto di accesso alla documentazione condominiale. Un breve focus.
Su questa previsione, si inserisce sicuramente il diritto dei condomini a prendere visione della documentazione condominiale e della gestione operata dall'amministratore, così da espletare quel potere di controllo proprio del mandante sul mandatario.
Un diniego di accesso a tale documentazione, pertanto, priverebbe di logica la stessa disposizione di legge sopra richiamata.
La Legge di Riforma, dunque, nell'indicare l'obbligo di conservazione di taluni documenti, indica altresì il luogo ove gli stessi devono essere custoditi.
E' sufficiente prendere in esame la disposizione di cui all'art. 1129, secondo comma, c.c. in cui si legge che "contestualmente all'accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell'incarico, l'amministratore comunica i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata".
La norma su richiamata nasce dall'esigenza maturata nel tempo, di assicurare una maggiore trasparenza nell'operato dell'Amministratore e di tutelare il rapporto di mandato tra lo stesso ed i condomini.
Revisore condominiale e accesso alla documentazione del conto corrente
Sulla scorta del diritto di accesso agli atti amministrativi (L. 241/1990), quindi, il Legislatore ha ritenuto di introdurre un vero e proprio obbligo in capo all'amministratore di collaborare con il condominio che ne faccia richiesta, affinché venga assicurato a quest'ultimo il diritto di acceso, visione ed estrazione copia dei documenti condominiali.
La questione, dunque, ruota attorno al rispetto dell'obbligo (in capo all'amministratore) e del diritto (del condomino). Su queste basi, ecco che trova spiegazione la disposizione dell'art. 1129, II comma del nostro codice civile, nella parte in cui dispone che l'amministratore, deve indicare i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.
Per favorire l'accesso alla documentazione condominiale e la possibilità, per i condomini, di prenderne visione, è stata inoltre introdotta dal Legislatore la possibilità di utilizzare sistemi e piattaforme informatiche.
Ai sensi dell'art. 71 ter disp. att. c.c., infatti, pur con le dovute cautele e i necessari accorgimenti per la tutela della privacy, l'assemblea condominiale può deliberare l'attivazione di un sito internet condominiale così da consentire a chi ne abbia diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.
Apparentemente, la norma non sembra suscitare dubbi applicativi. Ma, come spesso accade, nella prassi e in giurisprudenza, non mancano di certo casi di controversie nate e sviluppatesi proprio su questo delicato rapporto "obbligo/diritto". Se, infatti, il diritto di accesso alla documentazione condominiale è un diritto del condomino, non può sottacersi il diritto dell'Amministratore a non veder intralciata l'amministrazione condominiale.
Così come, alla stessa stregua dei rapporti obbligatori, il diritto del condomino non deve mai violare il principio di correttezza. Il diritto di accesso è confermato dall'art. 1130 bis c.c. ove si legge che "i condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese.".
In giurisprudenza, ad esempio, si è ritenuto che il diritto di accesso alla documentazione condominiale non possa legittimamente trovare ostacolo in forza di una specifica delibera assembleare.
Anzi, più volte è stato ribadito che il diritto del condomino, quale espressione di un potere di vigilanza e controllo sull'operato dell'Amministratore, non possa mai rappresentare un intralcio per l'amministrazione.
Del pari, le richieste di visione o copia dei documenti devono essere conformi con il principio della correttezza ex art. 1175 Cc (Cass. n. 12579/2017; Cass. n. 19799/2014).
Secondo la Suprema Corte di Cassazione, l'Amministratore "è tenuto a permettere ai condòmini che ne facciano richiesta di prendere visione ed estrarre copia, a loro spese, della documentazione contabile …" (Ex multis: Cass. n. 16677/2018).
Anche il Tribunale di Roma si è espresso in favore di un diritto di accesso del condomino al punto da aver ritenuto nulla la delibera di approvazione del bilancio atteso il rifiuto dell'amministratore di mostrare i documenti contabili (Trib. di Roma, 26.10.2015. Nello stesso senso: Cass. n. 19210/2011).
Non sfuggirà al lettore che ancora una volta viene in luce il termine "mostrare" e/o "esibire" e non "consegnare". La questione è stata recentemente affrontata dal Tribunale di Roma che ha confermato, da un lato, il diritto del condomino a prendere visione ed eventualmente estrarre copia della documentazione condominiale, salvaguardando, del pari, il diritto dell'Amministratore a non subire intralci nella sua gestione.
Infatti, con la sentenza n. 8545 del 18 aprile 2019, il Tribunale di Roma ha di fatto ribadito il diritto a visionare ed estrarre copia ma non anche il diritto di vedersi consegnate copie della documentazione contabile.
In passato, la Suprema Corte di Cassazione, con la sentenza n. 19210/2011 aveva chiaramente enunciato il principio di diritto secondo cui "In tema di comunione dei diritti reali, ciascun comproprietario ha la facoltà (di richiedere e) di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e, non soltanto, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea) e senza l'onere di specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dai documenti), purché l'esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione, non sia contraria ai principi di correttezza e non si risolva in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti".
Così come, in precedenza, la Corte di Cassazione, con la sentenza n. 12650/2008, ha confermato l'assenza, in capo all'Amministratore, di un obbligo di deposito della documentazione "giustificativa del bilancio negli edifici" pur ribadendo che "egli è tuttavia tenuto a permettere ai condomini che ne facciano richiesta di prendere visione ed estrarre copia, a loro spese, della documentazione contabile, gravando sui condomini l'onere di dimostrare che l'amministratore non ha loro consentito di esercitare tale facoltà".
Sembra prevalere, dunque, un contemperamento dei diritti, rispettivamente del condomino da un lato, e dell'amministratore dall'altro. Diritti entrambi meritevoli di tutela tanto è vero che, per il Tribunale di Roma, l'amministratore non è obbligato a consegnare copie della documentazione contabile ma deve consentire la visione e l'eventuale estrazione di copie da parte del condomino.
